基幹業務システムを刷新する目的・メリットは？更改の必要性と進め方

自社の基幹業務システムについて、「そろそろ見直しが必要かもしれない」と感じながらも、具体的な刷新タイミングや判断基準が分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、基幹業務システムを見直す理由や適切なタイミング、刷新によって得られるメリットを解説します。刷新プロジェクトの進め方や注意点についても紹介します。

「基幹業務システムの刷新」検討すべき？更改が必要になる三つの理由

更改が必要になる三つの理由

基幹業務システムとは、販売管理、在庫管理、生産管理、会計など、企業の中核的な業務を支えるシステムを指します。事業運営するうえで重要な役割を果たす基幹業務システムですが、長年にわたり同じシステムを使い続けていると、さまざまな問題やリスクが生じてきます。多くの企業が基幹業務システムの刷新を行う理由やタイミングとしては、特に以下の三つが挙げられます。

【理由1】既存のシステムが老朽化し、業務プロセスに対応できない

第一の理由は、長年にわたり使用し続けてきた既存の基幹業務システムが、時代遅れな「レガシーシステム」になってしまうことです。レガシーシステムは古い技術で構築されているうえ、長年にわたるカスタマイズで構造が複雑化（ブラックボックス化）しており、運用保守の難易度やコストが高くなります。

最新のセキュリティ脅威への対策も不十分であるため、システム刷新に踏み切る大きな理由になります。

【理由2】既存システムのメーカーサポート終了

稼働年が長いレガシーシステムは、メーカーサポートの期限切れという問題に直面することも多いです。サポート終了後のシステムは、不具合やセキュリティの脆弱性があっても修正パッチが提供されず、トラブルが発生しても自己責任での対応となります。

別の企業に「延命保守」を依頼する方法もありますが、そのためにもコストが必要です。また、延命保守では、レガシーシステムの根本解決にはならないため、その効果は限定的に留まります。

【理由3】ビジネス環境の変化に応じたDXを推進したい

業務改善やDX推進を目指す企業がシステム刷新に取り組むことも多いです。近年、ビジネスを取り巻く環境は急速に変化しており、それに伴って業務フローや管理手法の見直しが求められる場面も増えています。「これまでExcelを用いて属人的に管理していた業務が、担当者の退職により継続が難しくなってしまった」といったケースもその一例です。

このような局面では、今後のビジネス変化に対応できる基幹業務システムを導入し、情報の一元管理や業務プロセスの標準化を図ることが鍵になります。レガシーシステムでは、AIやIoT、クラウドなどの最新技術を最大限に生かすことは難しいため、システム刷新はDX推進の第一歩です。

基幹業務システムの刷新で得られる、企業にとっての主なメリット

基幹業務システムを刷新することで、企業は主に以下の三つの効果を期待できます。

システムのブラックボックス状態を回避できる

レガシーシステムのブラックボックス状態を解消できるのもメリットです。レガシーシステムは、運用・保守を行えるのが特定の技術者に限られてしまうといった属人化や、運用・保守コストの増大など、情報システム部門に大きな負担を与えます。その点、システム刷新をすれば、中長期的には資金面と人材面の両方で、より有効にリソースを活用できるようになります。

コミュニケーションコストの削減

システムの運用に関するコミュニケーションコストを削減できます。レガシーシステムは、ユーザーレベルでも操作手順が煩雑で、新しい担当者がシステムを使いこなすのに苦労することも多くあります。特に、個々のシステムがバラバラに分断（サイロ化）されている場合、その負担はさらに大きくなるでしょう。

その点、基幹業務システムを刷新すれば、ユーザーインターフェースが洗練され、直感的な操作が可能となるため、システムを使うにあたっての伝達や引き継ぎといったコミュニケーションコストを減らす効果が期待できます。

【更改手順】基幹業務システムの刷新へ向けたプロジェクトの進め方

基幹業務システムの刷新へ向けたプロジェクトの進め方四つのステップ

基幹業務システムの刷新は、業務に大きな影響を与えるため、計画的に進めることが大切です。以下の手順に沿って、一歩ずつ進めていきましょう。

【Step1】既存システムの課題を洗い出す

最初に行うべきは、自社で現在使用している基幹業務システムの問題点を洗い出しです。一例としては、「システムやデータが分断されている」「操作が煩雑でミスが多い」などが挙げられます。システムを実際に利用している現場からも積極的にヒアリングし、課題を整理しましょう。

【Step2】システム刷新の目的と方向性を定める

課題の整理が済んだら、次は刷新の目的を明確にし、どのような機能・性能を新システムに求めるのかといった方向性を定めます。全ての要望を実現することは現実的に難しいため、優先順位を設定しておくことが大切です。ここで設定したことが、システム選定やベンダー選び、機能要件の基準となるため、できるだけ具体的に考えましょう。

【Step3】新システムやベンダー（相談先）などを選定する

方向性が定まった後は、それにマッチするシステムおよびベンダーの選定に移ります。ベンダーの選定に際しては、特に以下のポイントに注目しましょう。

システムやサービスが自社のニーズを満たせるか
予算や納期が計画の範囲内か
導入実績は豊富か
サポートは充実しているか

導入実績に関しては、自社と同じ業界や似たような規模の企業への実績があるかチェックします。システム面だけでなく、予算や納期の調整、導入前後のフォローなど、多角的な観点から信頼できるベンダーを見極めることが大切です。

【Step4】システムの設計・開発およびテストを行う

ベンダーやシステムが決まったら、実際の設計・開発に移ります。まずは要件定義を通じて、自社が必要とする機能や運用フローを明確にし、それに基づいた設計を行います。その後、システム開発を行い、一部の部門・業務におけるテスト導入を経て、本格運用を開始します。

なお、機能要件に関しては、自社のニーズとのミスマッチを避けるために、パッケージシステムを導入する場合でも主体的に関与する必要があります。今後、長期的に基幹業務システムを活用していくために、特に重視すべきは以下の4点です。

多様なシステムと連携できるか
柔軟にシステムを拡張できるか
データのアクセス・管理・活用を容易にできるか
データ分析や業務の自動化などのAI対応は可能か

【Step5】システムを運用・保守し、効果の測定を行う

システムの導入後は、使い勝手を確かめたり、刷新したことで改善した効果を測ったりします。扱いにくい部分はないか、変更したことで業務改善できているか、システム刷新の現状を把握します。

万が一問題点が発見された際は、ベンダーと相談しながら改善に取り組みましょう。リリース後、運用環境を整えていくことで、刷新の効果をより高めていけます。

基幹業務システム刷新時によくある課題と、失敗を防ぐポイント

基幹業務システムの刷新時には、社内の各部門と足並みをそろえることが大きな課題になります。特に多いのが、実務を担う現場が、既存の業務フローを維持したいがために刷新自体に抵抗したり、既存のシステムと同じ仕様を求めすぎたりすることです。こうした事態に直面すると、要件が複雑化し、刷新プロジェクトが停滞することも少なくありません。

こうした失敗を防ぐには、既存の業務に潜む問題やリスク、そして現場のニーズを徹底的に洗い出すことが大切です。「システムを刷新したほうが、今までより良くなる」という見通しを持てれば、現場の担当者たちも前向きに協力してくれやすくなります。そのためには、現場を置き去りにしないように、刷新プロジェクトのメンバーには現場部門の担当者も含めるなど、関係各部門と連携を取りながら計画を進めることが求められます。

基幹業務システムの刷新は、全社的なプロジェクトです。可能なら経営層にリーダーシップを発揮してもらうことで、成功の可能性は大きく上がります。