業務改善を考えない会社はありません。企業が利潤を追求する以上、営業利益を上げるのと同様に大切なことです。一方で、年中「改善、カイゼン……」とお題目のように唱えてはいるものの、なかなか効果が上がらない…と嘆く声も少なくありません。その原因は明確なビジョン・戦略の欠如にあります。業務改善の4原則「ECRS」に従って、もう一度計画を立ててみましょう。
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業務改善事始め！ 業務を見直す4原則「ECRS」とは
この時代に生き残れるのは、常にカイゼンできる会社
変化し続ける時代の中で業績を上げるには、その変化にあった戦略が不可欠。それには組織・業務のアップデート、つまり「カイゼン」が必要です。業務改善の4原則「ECRS」をご紹介します。
業務改善、「笛吹けど踊らず」はなぜ?
ECRSは業務改善の4つの指針
ECRS（イー・シー・アール・エス、またはイクルス）は、（1）Eliminate（排除）、（2）Combine（統合）、（3）Rearrange（順序入れ替え）、（4）Simplify（簡素化）の頭文字から取ったものです。その順番に検証していくことで、無駄な業務を減らし、仕事の効率化を図ることができます。もともと生産管理現場で業務改善の指針になっている考え方ですが、生産現場以外でもその応用が利くとあって、近年あらゆる業種・職場で注目を集めています。
Eliminate 不要なものを洗い出し、排除を進める
業務には、よく考えれば不要ではないかというものが紛れ込んでいることがあります。例えば、決裁者名がズラリと並ぶ決裁書、定例の会議や打ち合わせ、コストに見合うだけの成果が得られない営業活動など。そうした不要なものを洗い出し、排除することが業務改善の一歩目となります。
Combine 類似する業務の統合
よく似た業務をする部署が複数あった場合、それらを統合することで必要な人員、設備、備品の削減が図れます。Eliminateと並ぶ、業務改善の代表的な手法です。また結合・統合とは逆に、大型化し業務が煩雑になってしまった部署を分割することで効率化を図るケースも存在します。
Rearrange 作業順序の再構成
A→B→Cと進んでいた作業を見直したところ、A→C→Bとした方が効率アップにつながる。そうしたケースは少なくありません。最も分かりやすい例として、ルートセールスでの顧客訪問順の変更による時間・距離短縮が挙げられます。日常業務にも似たような事象が隠されています。それを洗い出し、順序変更をしていきます。
Simplify 業務の簡易化を図る
必要以上に複雑化している業務は、高コストにつながります。大手スーパーなどで売られているプライベートブランド商品が安いのはメーカーから直接仕入れる分、低コストで済むからです。同じように、日常業務、営業活動の流れを見直し業務を簡易化することで、コストの低下を図ります。
ECRSは全社一斉での実施を!!
業務改善は、どんな会社、部署においても常に考えられていることです。でも、各自がそれぞれスポット的に実施したとしても効果は薄く、またその影響が別部署に波及してしまうようなケースもあります。
業務改善は全社一斉に行ってこそ効果が出るものと言えます。目的を明確にし、各部署、全社員の意識を統一したうえで実施するようにしたいものです。その際には、ECRSの原則にのっとり開発されたツールのご利用が便利です。ぜひ大塚商会にご相談ください。
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