経費承認を、より効率の高いものに変更すると、多くの社員にとってメリットがあります。例えば、
- 承認担当者の作業が減る
- 経費申請者が本来の業務に注力できる
- 経理が予実管理をリアルタイムに行える
などです。企業と切り離すことのできない「経費承認」を簡略化することで、企業全体にとって大きな効果があるのです。
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経費承認の方法を変えて業務改善する方法をご紹介
経費承認を、より効率の高いものに変更すると、多くの社員にとってメリットがあります。例えば、
などです。企業と切り離すことのできない「経費承認」を簡略化することで、企業全体にとって大きな効果があるのです。
承認作業は、各部門ごとで書類を管理しなければならなかったり、内容を毎回入力しなければならなかったりと多くの手間がかかります。電子承認システムを導入すると、部門を横断した書類の管理や手作業での入力がなくなるので、経費承認にかかる時間を短縮できます。全ての機能を電子化した結果、経費承認にかかる時間を半分程度まで削減できたケースもあるなど、作業時間の短縮に効果的です。
それだけでなく、経費精算全体の流れをシステム化すると申請・承認のやりとりに必要な作業も簡略化できるので、承認待ちなどの時間を削減することができます。その結果、申請から承認までの時間を短縮され、業務効率を向上させることができます。
例えば、経理部以外の社員が勘定科目で悩む必要がなくなったり、外貨レート換算の手間を省略できたりします。経費精算の流れをシステム化して、事務手続きにかかる手間を削減しましょう。
このように承認作業を効率化することで、経理が予実管理に注力できるようになります。その結果、リアルタイムな予実管理が可能になるので、経営陣の目標がどこまで実現できたのかが分かるのです。
例えば、予定よりも経営計画が著しく遅れている場合、テコ入れをしなければならない状況だと判断できます。承認手続きを効率化すると、いままでよりも現状の課題を反映して、次に打つべき施策を考えられる効果があるのです。
この他にも、経費承認の仕組みを変えるとムダな書類が減るなど多くの業務改善の効果が期待できます。身近な承認方法を変更することから始めてみましょう。
経費承認は経理だけでなくあらゆる部門にまたがって行われます。そのため新しい承認システムは経理部門だけの手間ではなく、全部門の手間を考えて構築することが重要です。
例えば新しいシステムを導入して経理部門の手間が削減されたとしても、その他部門の手間が増えてしまえば企業全体では効率化になりません。誰にとっても利用しやすいシステムを作ることで企業全体で効率化が進むのです。
経費承認システムを構築する際、グループウェアと連携させることで、より手軽に経費精算が行えるようになり、さらなる効率化が見込めます。
例えば、電子端末からアクセスできるグループウェアと連携すると、社員が外出先からでも経費申請できるようになります。外出先でも申請可能なので、経理部門もその時に申請依頼を送ることができます。経費精算を日々の業務の中に組み込み、さらなる業務効率アップを達成しましょう。
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