作業日報を中心としたシステム連携で業務効率アップ

日本電設工業株式会社（以下、日本電設工業）は、1942年の設立以来、設備工事業として鉄道電気工事、一般電気工事、情報通信工事の3部門を展開、それぞれの分野で専門性の高いサービスを提供している。このうち情報通信本部は、携帯電話の基地局をはじめとする移動体通信ネットワークの電気設備工事、LANや電話回線の敷設などを請け負っている。「携帯電話の進歩とともに、ネットワークインフラの電気設備工事に求められる技術も高度化しています。通信キャリアの高い要求に応えながら、基地局の最終試験やサービスインまで請け負える技術を培ってきました」と語るのは、情報通信本部 副本部長の阿部 裕之氏である。

JR東日本（東日本旅客鉄道株式会社）グループ会社からの受注も多く、ICカード「Suica」のネットワーク構築・保守も担っているというから、その技術力の高さは折り紙付きである。

情報通信本部は2019年4月、大塚商会を通じて株式会社シムトップスが提供する現場記録・報告・閲覧ソリューション『ConMas i-Reporter』（以下、『i-Reporter』）を導入した。その目的は、工事現場の作業者が紙に記入・提出していた作業・安全指示書（以下、作業日報）をタブレット端末に入力する方式に変更し、入力されたデジタルデータを活用することにあった。

「作業日報には、いつ、どの作業員が、どこで、どんな作業をしたのかという情報が記されるので、これをデータ化して分析すれば、さまざまな業務改善や経営判断が可能となります。しかし手書きでは後からシステムに入力しなければならないのが面倒ですし、紙の日報だと、そのものを紛失してしまうリスクもあります。そこで、現場でそのままデジタル化できる仕組みが採り入れられないかと思ったのです」と阿部氏は振り返る。

同本部は、まず2018年にOCR（光学式文字読み取り装置）を導入。手書きの日報を読み取り、デジタルデータ化することを試みた。ところが、文字の読み取り精度が低く、デジタルデータ化した情報を整理する機能も備わっていなかったため、満足のいく導入成果が得られなかったという。

「以前は、作業計画書にサインしてもらい、その内容を日報にも転記していました。さらに、現場で取りまとめた日報は本部に持ち帰って紙で保管する必要がありました。そのために現場と本部を行き来するのは面倒ですし、余分な時間もかかります。クラウドワークフローシステムとの連携によって移動時間がゼロになり、業務効率は格段にアップしました」と語るのは、携帯電話基地局などの工事を担当する同本部 モバイル工事部 モバイル第一グループ 工事課 主事の福島 護氏である。

同工事部は全国の工事を請け負っているので、日報を提出するためだけに本部に戻るのは相当な負担である。この仕組みによる現場担当者の負担軽減効果はかなり大きかったようだ。

導入効果は、さまざまな面で表れた。今まで手作業で行われていた承認や日報の提出などがデジタルで可能になったことで、時間のロスがなくなり作業の大幅な効率向上やペーパーレス化を実現できた。何より当初の目的であった業務改善や経営判断のためのデータ活用が進んだことを同本部は高く評価している。

「通信インフラの電気設備工事には危険な作業が伴う場合がありますが、どの現場で何件危険な作業が行われたのかといったことを集計し、対策を打つこともできます。どの作業員がいつ、何時間働いたのかといったことも可視化できるので、労務管理もしやすくなりました」と阿部氏は語る。