記録時間短縮でご利用者に向き合う本来のケアを実現

段階的導入によって短期間で本稼働。タブレット入力で気づきの記録が増加し、ご利用者ケアの質が向上

社会福祉法人 孝慈会 特別養護老人ホーム 古千谷苑 導入事例

サービス業101~1,000名モバイル・タブレット活用文書管理・電子契約・ペーパーレスコンサルティング営業・業務プロセス効率化ネットワーク環境の構築・改善

社会福祉法人 孝慈会 特別養護老人ホーム 古千谷苑は、バイタル情報を自動転送する非接触センサーや介護記録をタブレットで行うソリューションを導入。膨大な転記作業による負担が劇的に軽減し、ペーパーレスも実現。施設内の情報共有がスムーズになってケアの質が上がるなど、さまざまな効果が現れた。

  • 業務効率の向上
  • コスト削減
  • サービスの質の向上

2022年1月取材

社会福祉法人 孝慈会 特別養護老人ホーム 古千谷苑

導入先の概要

業種
介護
事業内容
特別養護老人ホーム、ショートステイなど
職員数
110名(非常勤含む、2022年1月現在)
ホームページ
http://kojikai.org/kojiyaen/

導入の狙い

  • 転記作業の業務負荷を減らしたい
  • 介護記録の情報共有を進めたい
  • システムで行う記録業務に対して不安がある職員の精神的負担を最小限に抑えて導入したい

解決策

  • 記録システムを導入し転記作業をなくす
  • 施設内のどこでもタブレットで記録・閲覧できるよう、Wi-Fi環境を整える
  • コンサルティングサービスを利用し、職員のICTに対する抵抗感を抑えた導入プロセスを検討

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
 コンサルティングサービス
(株式会社やさしい手)
-
タブレット端末Care Palette(ケアパレット)-
 非接触センサー(体温計・血圧計・SpO2)-
 Wi-Fi環境構築-

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導入事例詳細

ご利用者とその家族に、思いやりのあるサービスを目指す

東京都足立区の特別養護老人ホーム 古千谷苑(以下、古千谷苑)は、社会福祉法人 孝慈会(埼玉県川口市)が2014年に設立。「孝慈」(親を敬い、人を慈しむ)という法人の基本理念の下、ご利用者や家族の方々に誠意を尽くし、安心で満足していただける施設を目指している。

同施設は、特別養護老人ホームに120床、ショートステイに20床を備えており、1ユニット当たり10床ずつ、計14ユニットを運営。介護士、看護師、技能訓練指導員などが、専門性を発揮しながら、緊密なチームワークによって行き届いたサービスを提供している。現在はコロナ禍で制限もあるが、広い地域交流スペースなどでは社交ダンスや調理のレクリエーションなどを行ったり、近くの総合公園へ季節の変化を感じながら散歩に出掛けたりするなどイベントも行っている。

施設の感染症対策を厳守しながらご利用者とご家族のコミュニケーションを実現するため、同施設では1階に「リモート面会」できるWeb会議システムを整えた。ご利用者はそこに移動して、ご家族は自宅からスマートフォンなどを使ってシステムにアクセスしていただくが、高齢のご家族も多いため、事務職員を中心に接続方法やアクセス方法をまとめた手紙を郵送したり、窓口で操作方法を教えたりするなどの対応を行い、試行錯誤しながら実現していった。

人材不足の課題については、古千谷苑を含む近隣の四つの施設が合同で、足立区初となる企画を行った、と話すのは施設長の内田 曉子氏だ。

「コロナが始まる少し前、防災に関する地域の集まりで、近隣の介護施設の方と話す機会がありました。お互いに人材不足の課題は深刻で、一緒に求人活動をしてみようという話になったのです。学生、リタイアした方、未経験者など誰でも参加可能で、4施設をバスで回る見学会を企画し、興味を持った施設に来てください、と募集したところ、30人程度の参加があり3名程の採用につながりました。1法人でできることは微力ですが、協力し合って人材確保の課題をカバーしていきたい考えです」(内田氏)

内田 曉子氏

施設長 内田 曉子氏

近隣の公園や水族館、都内の観光地まで、さまざまなところに出掛けるイベントが盛りだくさんに企画されている

多種類の記録と転記の手間を、記録システムで解消したい

同施設が最も解決したい課題として抱えていたのが、二重入力の手間だった。介護職員は二つのユニットを11~12名で担当している。日常の介護業務の中で記録する帳票類は、事故報告、排せつ記録、入浴記録、介護記録、ケア日誌など約10種にも及ぶという。

「例えば、ご利用者の体温を測ると、介護士はその場ではメモを取り、後で温度板に書き写して、介護記録にも転記します。看護師も介護士が記録した温度板を見て、看護記録に転記する作業をしていました。転記の作業は転記ミスを生むリスクがあり、複数の職員が複数の帳票に転記するこの作業をとにかくやめたいと思いました」と内田氏は当時を振り返る。

補助金を活用し、使い慣れたシステムに記録を連携

古千谷苑が記録システムとして採用したのは、介護システム「ほのぼのシリーズ」のタブレット『Care Palette(ケアパレット)』だ。古千谷苑では、もともと同シリーズの請求システムを使用しており、使いやすさを実感していたため、これに連携できる記録システムにしたいと考えた。

「記録システムは施設開設時から導入したいと思っていましたが、システムの入力に不安を感じている職員がいたことや、資金面でも大きな投資になりますので、当時は見送りました。今回導入に当たって、補助金を活用すれば資金面では大きなメリットになりますが、申請手続きは煩雑で多くの準備があり、通らなかった場合の徒労感を考えると、前向きになれずにいました」(内田氏)

この状況を導入前のヒアリングで知った大塚商会は、システムに対する職員の抵抗感を最小限に抑えて導入するプロセスを検討するため、『導入コンサルティングサービス』の利用を提案。補助金申請についても、最大限活用できるように支援することを伝えた。多くの補助金申請支援の実績がある大塚商会からの提案に、確実なサポートを期待できると感じたことが後押しし、古千谷苑は大塚商会をパートナーとして選定。二つの補助金が無事審査を通過すると、タブレットとWi-Fi環境を整備するとともに、タブレットにデータ連携可能な体温、血圧、SpO2(血中酸素飽和度)の非接触センサーを導入。2020年12月、古千谷苑で記録システムの活用が始まった。

段階的な導入で、想定より短期間で導入完了

現場への導入プロセスは、一斉導入するとデジタル機器の利用に不安を感じている職員の抵抗感を大きくしかねないというコンサルティングのアドバイスを受け、フロアごとに段階的に導入する方法を選択。まずは、デジタル機器に慣れ親しんでいる若手職員が多い1階のユニットからタブレットの使用を開始した。1フロアにつき2カ月程度の使用期間を経て、次のフロアへと展開する計画でスタートしたが、タブレットの活用や新しい業務フローが思ったよりも早く定着し、1カ月経過したあたりで次のフロアへ展開できると判断。1階ユニットの活用をモデルケースとして、次のフロアで活用を開始していった。その結果、想定よりも短い4カ月で全ユニットの本稼働を実現できたという。

「研修を担当した相談員の動きも効果的だったと思います。導入期間中は、職員が知りたいことを知りたいタイミングで教えていき、できていないところはちゃんと指摘して、後回しにせず教えていきました。その結果、職員は一度教えたところは、次にはできるようになっていたように思います」と内田氏は話す。

記録時間半減、ペーパーレスは紙代・インク代が8割減

各ユニットのリビングでは、タブレットを片手にご利用者と談笑しながら記録も行う職員の姿が各所で見られる

タブレットの導入によって、古千谷苑が目指していた記録に関する二重入力の手間と業務効率の改善は、目に見えて進んだ。

まず、非接触センサーで計測した体温、血圧、SpO2(血中酸素飽和度)は、読み取った正確なデータがそのまま記録システムに自動転送されるため、バイタルに関しては記録作業自体が不要になった。介護記録も多くは入力項目を選択し、タップするだけで記録が進んでいくため、手書きしていたときと比べると記録にかける時間は半減しているだろうと、介護支援専門員 生活相談員の荒井 孝行氏はその実感を話す。

ペーパーレスも劇的に進んだ。膨大な量の紙の記録に対応するため、これまでは月末になると記録済みの帳票をファイリングし、翌月使用する記録用紙を大量にコピーしてセットする作業を行っていた。今は、職員のコピーの時間や労力がなくなったことはもちろん、紙代やインク代は8割減ともいえる削減効果が現れている

気づきの記録が増え、ヒヤリハットの報告件数が倍増

タブレット導入によって記録時間が大幅に削減された今、古千谷苑ではご利用者のケアに役立てるタブレットの活用が数多く進んでいる。

最も大きな変化は、ヒヤリハット報告数の増加だ。同施設では、これまでも「ヒヤリハットの報告数を増やそう」という目標を立てて取り組んできていたが、紙の記録ではメモの場所がまちまちになり、事務所へ報告するための集計や報告書の持参も手間となって、ほとんど増えていなかった。システムで記録でき、持参しなくてもどこでも確認できる今では、報告の件数が4~5倍に増え、ご利用者について気付いたことは小さなことでも記録し、職員間で共有する動きが自然と生まれている。さらに、事故につながりそうな報告については、ケアマネージャーや相談員から指摘されなくても、職員たちが自主的にカンファレンスしたいので協力してほしいと働きかける行動につながってきているそうだ。こうした気づきの記録をご利用者ケアに反映できるようになってきたのは、タブレット導入の効果といえるだろう。

データ活用で情報共有とコスト管理が進む

荒井 孝行氏

介護支援専門員 生活相談員 荒井 孝行氏

記録データの活用も進んでいる。例えば、どのご利用者がどのサイズのオムツをどれくらい使っているかという情報は、これまでは実際にユニットへ見に行かないと分からなかった。今では、システムに保存された介護記録のデータで排せつ回数などを確認できるため、施設全体として在庫管理やコスト管理に役立てられるようになった。

褥瘡(じょくそう)についても、これまではケアした後、衣類を閉じてしまうと次のケアまで状態を確認できなかったが、タブレットのカメラを活用して画像で記録しておくことで、職員同士が状況を把握しやすくなっただけでなく、経過も把握できるようになった。

「タブレットの導入からもうすぐ1年がたちます。職員は転記の手間がなくなり、記録業務は圧倒的に楽になっているはずですが、今、職員に楽になったかどうかと尋ねると、おそらく『変わらない』と答えるのではないかと思います。記録業務で時間が割かれ、これまでできなかった取り組みができるようになっているからです。介護士の専門性を発揮できる本来の環境に向かっていると思っています」と荒井氏は一年の変化を話す。内田氏も「大塚商会さんには補助金の活用や導入時のアドバイスなど多くのことを教えていただき、良い機会をくださったと思っています。ほかにも取り入れたいICTはいろいろありますので、これからも適切なアドバイスをお願いしたいです」と、今後の活用に期待を寄せた。

大塚商会担当者からのコメント

「介護現場の課題に沿った、タブレットとデータのさらなる活用を提案します」

古千谷苑様のプロジェクトでは、現場の課題をしっかりヒアリングしたうえで提案をさせていただきました。導入いただいたソリューションがさらなる業務改善につながるよう、これからも提案していきます。

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