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大塚商会 インサイドビジネスセンター
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行政文書管理ソリューション
地方公共団体内で発生する文書を適正かつ効率的に処理、管理するための行政文書管理システムの導入、サポートをいたします。
このソリューションのポイント
- 文書事務の電子化と効率化をトータルにご支援
- 住民との情報共有を目指した情報公開をご支援
- 保存文書の機密性と見読性を確保できる環境を整備
導入効果
- 取得、作成した文書について、分類、保存期間、保存期間満了後移管対象となるかどうか、決裁状況などがシステムにより一元管理することができます。
- 施行後の文書は行政文書としてシステム内に保存され、検索が可能になることで日々の業務に活用することができます。開示請求への対応も容易になります。
- 保存期間が満了した文書について、移管、廃棄、保存期間延長などの処理をシステムで行え、一元管理が可能になります。
文書管理業務のフロー
文書のライフサイクル
収受・起案
- 紙文書、電子メールなどの収受
- 収受文書の登録、分類、検索
- 起案文書の作成
供覧・決裁
- 起案文書の配布、資料添付
- 起案文書の供覧
- 起案文書の回議、決裁承認
- 決裁済み確認、決裁通知
施行・完結・公開
- 電子施行送付、紙施行送付、公印管理
- 完結処理、保管確認
- 開示文書請求、ホームページ公開
保管・廃棄
- 行政文書ファイル管理
- 保管登録、検索、移管
- 原本確保、セキュリティ確保
- 廃棄決裁、廃棄移管
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