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行政文書管理ソリューション

地方公共団体内で発生する文書を適正かつ効率的に処理、管理するための行政文書管理システムの導入、サポートをいたします。

このソリューションのポイント

  • 文書事務の電子化と効率化をトータルにご支援
  • 住民との情報共有を目指した情報公開をご支援
  • 保存文書の機密性と見読性を確保できる環境を整備

導入効果

  • 取得、作成した文書について、分類、保存期間、保存期間満了後移管対象となるかどうか、決裁状況などがシステムにより一元管理することができます。
  • 施行後の文書は行政文書としてシステム内に保存され、検索が可能になることで日々の業務に活用することができます。開示請求への対応も容易になります。
  • 保存期間が満了した文書について、移管、廃棄、保存期間延長などの処理をシステムで行え、一元管理が可能になります。

文書管理業務のフロー

文書のライフサイクル

収受・起案

  • 紙文書、電子メールなどの収受
  • 収受文書の登録、分類、検索
  • 起案文書の作成

供覧・決裁

  • 起案文書の配布、資料添付
  • 起案文書の供覧
  • 起案文書の回議、決裁承認
  • 決裁済み確認、決裁通知

施行・完結・公開

  • 電子施行送付、紙施行送付、公印管理
  • 完結処理、保管確認
  • 開示文書請求、ホームページ公開

保管・廃棄

  • 行政文書ファイル管理
  • 保管登録、検索、移管
  • 原本確保、セキュリティ確保
  • 廃棄決裁、廃棄移管

自治体・公益法人の導入事例をご紹介

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