文書管理システムを活用し、業務メールを確実に
登録・管理する内部統制対策ソリューションを提供

株式会社大塚商会(本社：東京都千代田区 代表取締役社長：大塚 裕司)は、9月18日より、企業などにおける業務・報告などのメールを確実に文書管理システムに登録し、管理する内部統制対策ソリューション「SmartEntry for Visual Finder」（※1）を提供いたします。

本ソリューションは、送信したメールを自動で振り分けて文書管理システム「Visual Finder」（※2）へ登録ができます。携帯メールでも登録ができますので、時間や場所にとらわれずメール本文と画像などの添付ファイルのリアルタイム登録が可能です。

内部統制では、基本的要素として「情報の伝達」や「モニタリング」が求められており、業務の記録や報告、参照などを確実に行うことが重要となっています。そこで文書管理システムなどを導入する企業が増えてきておりますが、最近のお客様とのやりとりではメールを利用することが多く、管理が個人任せとなっており、管理不在の状態が散見されます。

「SmartEntry for Visual Finder」は、登録先フォルダの設定だけで、特別な登録作業をすることなく、お客様とのメールでのやりとりなどを文書管理システムの「Visual Finder」に確実に登録し、日常業務における記録、情報共有を正確なものにします。また、お客様別、用途別など登録先フォルダごとに設定されるメールアカウントで登録文書の自動振り分けができます。これにより、必要な記録や報告を確実に行います。さらに、新規登録されたことを知らせるメールを自動発信いたします。この登録通知メールの受信者は、登録された文書の内容をリアルタイムで把握することができます。

例えば、営業がお客様との打ち合わせをメールでやりとりする場合、従来は個人のパソコンに保存されるだけで、共有情報となりません。「SmartEntry for Visual Finder」では、打ち合わせ内容についてお客様別に時系列で履歴を残すことができます。上司は打ち合わせ内容に漏れがないか確実に確認することができます。また、担当者不在でも履歴から、お客様に対しどのような対応を実施したか確認することができます。内部統制対策だけでなく、企業の生産性向上にも大きく貢献いたします。

セキュリティについても「Visual Finder」に登録された文書は、利用者ごとのアカウントとパスワードによるアクセス制限や閲覧制限などにより確保しています。

「SmartEntry for Visual Finder」概要図

大塚商会では、従来よりナレッジマネジメントを目指す独自コンセプト「ODS21」に基づき、文書管理システムなどを提供しています。今後、「SmartEntry for Visual Finder」を、営業日報やメンテナンス報告書の管理、取引先との打ち合わせ履歴の管理など、様々な業務で手軽に利用できる内部統制対策ソリューションとして、年間100システムの販売を目指します。

（※1）「SmartEntry for Visual Finder」
「SmartEntry for Visual Finder」は、スマートティプス株式会社（本社：東京都中央区　代表取締役：武田　收）製メールエントリーシステム「SmartEntry」を株式会社OSK（本社：東京都墨田区　代表取締役社長：宇佐美　愼治）製文書管理システム「Visual Finder」用にカスタマイズしたものです。

（※2）Visual Finder
「Visual Finder」は株式会社OSK製の文書管理システムです。全てブラウザでの操作が可能で、クライアントライセンスフリー、データベース、検索エンジンを標準で装備しており、カスタマイズも可能です。

（※3）ODS21（Otsuka Document　Solutions21 for open knowledge office）
ODS21とは、ドキュメントに含まれる知識を活用し、ナレッジマネジメントを目指す大塚商会独自のドキュメントマネジメントコンセプトです。サーバ、パソコン、複合機、プリンタ等、様々な情報機器を用い、紙ドキュメントの電子化、ドキュメントの共有・検索、そして有効活用を促すことで、業務効率を飛躍的に向上させます。

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