「らくらくマイナンバー対応システム」
MFPと連携し手書き帳票にマイナンバーを出力

マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄プロセスを網羅

平成27年8月3日　第2718号

ソリューションプロバイダーの株式会社大塚商会（本社：東京都千代田区代表取締役社長：大塚裕司）は、本年10月より開始される個人番号の通知に先駆け、マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄の一連の業務プロセスを網羅した「らくらくマイナンバー対応システム」を9月1日から提供します。

マイナンバー制度では、企業が従業員の社会保険の手続きや源泉徴収、税の納付などを行う手続きにマイナンバーが必要となります。それらの書類は多岐にわたりますが、一般的な業務ソフトで全ての書類を出力できません。そのため、手書きやワープロ出力された書類を紙として保管することで特定個人情報の漏えいのリスクが高まります。また、安全管理対策として、「マイナンバー取扱い担当者」を限定することが必要となります。

「らくらくマイナンバー対応システム」では、手書きされた調書・届書類をMFPでスキャンしデータ化します。OCR機能を使って各書類に記入された社会保険番号などをキーとして読み込み、社員情報と紐付けを行い、マイナンバー付の調書・届書類として出力します。一般の事務担当者は手書き書類のデータ化までを行い、マイナンバー取扱い担当者のみがマイナンバー付書類の出力を行う、と言った分業が可能になります。導入企業では情報漏えいのリスク軽減に繋がると共に、一般の事務担当者の現行の業務は大きく変わらずに、マイナンバー取扱い担当者の負担を軽減します。（機密情報自動付与システム）

廃棄のプロセスでは、保管期限を過ぎたデータの削除はもちろん、紙で出力され保管されている書類も廃棄の対象となります。本システムでは、キャビネットなどに保管したマイナンバー付書類に関しても、適切な時期に廃棄を促すメッセージでお知らせし、確実な廃棄作業をサポートします。

「らくらくマイナンバー対応システム」概要

らくらくマイナンバー対応システム

本システムは、株式会社OSK（本社：東京都墨田区代表取締役社長：宇佐美愼治大塚商会の100%出資会社）に委託し開発しました。機密情報自動付与システムは、OSKにより特許取得済みです（特許番号5782203号）。

大塚商会のもつ総合力により、企業におけるマイナンバーの取扱いに必要な基本方針・取扱規程策定、取扱規程に基づく組織の見直しや、マイナンバーに関する業務の見直しのアドバイス、社員教育用教材の提供・教育の実施、物理的・技術的セキュリティ対策、マイナンバーシステムの導入・運用をシームレスにサポートします。これにより導入企業は「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に沿った運用が可能になります。