複合機等のリース契約の見直しによって複数施設の運営コストを年間150万円削減。業務効率改善でサービスの質も上げる

「職員同士の情報交換にLINE WORKSを活用。緊急時にも迅速に対応できるようになり、よりよいサービスの提供が実現しました」

特定非営利活動法人 秋川流域生活支援ネットワーク 導入事例

サービス業101~1,000名複合機・コピー機活用情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

特定非営利活動法人 秋川流域生活支援ネットワークは、東京都あきる野市を中心に障がい者生活支援などのサービスを提供する団体だ。障がい者や高齢者などが生まれ育った地域で暮らしながら支援や介護などのサービスを受けられる環境づくりを目指している。費用のかかるサービス体制を維持するため、運営コストの削減を目指した同団体は、複合機などのリース契約の見直しを大塚商会に依頼。年間150万円もの削減を実現した。職員同士の情報交換にLINE WORKSを活用するなど、サービスの質を高めるための業務効率向上も実現している。

2020年3月取材

特定非営利活動法人 秋川流域生活支援ネットワーク

導入先の概要

業種
障がい者支援NPO
事業内容
障害者総合支援法に基づく障害福祉サービス事業、障害者就労支援事業
従業員数
130名(非常勤・登録ヘルパー含む、2020年3月現在)
ホームページ
http://www.akigawa-net.org/

導入の狙い

  • サービス体制維持のため運営コストを削減したい
  • 業務の効率アップでサービスの質を高めたい

解決策

  • 複合機等のリース契約を見直し、情報交換のためのツールとしてLINE WORKSを活用する

導入したメリット

  • 複合機等のリース料金が年間150万円削減
  • LINE WORKSによる情報交換で、緊急時の対応が迅速に
  • 副理事長 山本 健明氏

    「リース契約の見直しによって、年間150万円ものコスト削減を実現できました。大塚商会さんが全ての施設に出向いて調査を行ってくださったので、こちらの手間は一切かからず、その点も大変助かりました」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
ソリューションリコー製複合機お問い合わせ
リモートアクセスどこでもコネクトリモートお問い合わせ
どこでもコネクトラインお問い合わせ
ビジネスチャットLINE WORKSお問い合わせ
ソリューションサーバー、施設内ネットワーク構築、
電話機、PCなど

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特定非営利活動法人 秋川流域生活支援ネットワーク 導入事例(PDF:2,606KB)

導入事例詳細

「地域で生きる夢と幸せをともに実現する」を理念に

東京都あきる野市を中心とする秋川流域で11の施設を運営。障がい福祉事業や介護保険事業などの福祉サービスを提供している

特定非営利活動法人 秋川流域生活支援ネットワーク(以下、秋川流域生活支援ネットワーク)は、東京都あきる野市を中心とする秋川流域で、障がい福祉事業や介護保険事業などの福祉サービスを提供する団体だ。地域の親の会、障がい福祉従事者、社会福祉協議会、ボランティア団体などが集まり、2002年6月に任意団体として発足。2003年2月に法人として承認された。

「地域で生きる夢と幸せをともに実現する」という法人理念を掲げているのが同団体の特色だ。

「サービスを受けるため、家族と離れて暮らさなければならないのはつらいものです。できることなら、生まれ育った地域でサービスを受けさせたいというご家族のニーズに応え、少しずつ事業の幅を広げ、施設を増やしてきました」と、副理事長の山本 健明氏は語る。

現在では、ヘルパー事業を行う「おむすびネット」(あきる野市、以下同)、児童発達支援・放課後等デイサービスを提供する「わいわいくらぶ 秋川」、共同生活援助を行う「めたせこいあ」など11の施設を運営。介護保険法に基づく介護支援サービスなども提供している。

事業の拡大とともに増え続けるコストを抑えたい

地域の人々によって発足し、地域に求められる福祉サービスを提供する同団体は、障がいや要介護度の重さにかかわらず、サービスを必要とする全ての人々を利用者として受け入れている。

「法人理念を実現するため、『誰をも受け入れる社会を目指します』『地域社会に貢献します』など六つの『使命と役割』を掲げています。これに沿って、ほかの団体では受け入れが難しいと言われた方々も分け隔てなく迎え入れているのです」と山本氏は説明する。

しかし、重度の障がいがある人などを受け入れると、その分、ケアのために要する人件費など運営コストの負担は重くなる。地域のニーズに応えて施設やサービスの種類を増やすにつれ、その負担はますます重くなっていった。

また、施設やサービスの増加とともに利用者の数が増えると、緊急時への対応など、突発的な業務も頻繁になる。「1件1件状況を把握し、手の空いているヘルパーに応援を要請するといった対応が必要ですが、電話によるやりとりでは時間がかかり、なかなか手配できないこともありました。もっと迅速に、効率よく対応できる方法はないかと考えていました」(山本氏)

大塚商会の提案で複合機等のリース契約を見直す

そんなある日、山本氏は大塚商会から「運営コストを少しでも抑えるため、複合機やサーバーなどのリース契約を見直してみてはどうでしょうか」という提案を受けた。

秋川流域生活支援ネットワークが運営する各施設は、業務用の書類や利用者への配布物などを出力するために複合機を設置している。また、本部にはファイルサーバーのほか、各施設による物品購入や利用者の記録、支援記録などの申請・承認を行うワークフローのためのサーバーを置いている。

さらに、同団体は本部と各施設をつないでワークフローを機能させるためのVPN(仮想専用線)もリース契約で利用していた。これらのリース契約を全面的に見直せば、相当のコスト削減が実現するのではないかというのが大塚商会の提案であった。山本氏は、「地域社会のために貢献するというのが当団体の使命ですから、サービスを求める人がいれば採算を度外視してでも提供しなければなりません。しかし、それによって赤字が膨らみ、運営が立ち行かなくなってしまうのでは意味がない。少しでもコストが抑えられるなら、と大塚商会さんに調査をお願いすることにしました」と振り返る。

リース契約の見直しで、保守代金を大幅に削減

秋川流域生活支援ネットワークから依頼を受けた大塚商会は、各施設に置かれた複合機、本部にあるサーバー、VPNなどのリース契約や利用状況などについて綿密な調査を行った。その結果、リース契約を見直せば、基本契約料はさほど変わらないものの、保守代金が大きく削減され、用紙代金もかなり減らせることが分かった。

「最終的に、リース契約料と用紙代を合わせて年間1,450万円かかっていたものが1,300万円まで抑えられ、年間150万円ものコスト削減を実現することができました。これは非常にありがたい効果です。しかも、大塚商会さんが全ての施設に出向いて調査を行ってくださったので、こちらの手間は一切かからず、その点も大変助かりました」と山本氏は語る。

業務効率向上のためリモートアクセスとLINE WORKSを導入

このほかにも同団体は、大塚商会の提案を受け、セキュアな回線を経由して外部から本部のシステムにアクセスできる『どこでもコネクト』と、職員同士のコミュニケーションツールとして、LINEと同じような操作で会話のやりとりができるビジネスチャット『LINE WORKS』を導入した。

『どこでもコネクト』を導入したのは、職員に働きやすい環境を提供するためである。

「特に、家事や育児、自分の親の介護などをしながらサービスを提供しなければならない職員のために、自宅や訪問先でもパソコンやタブレット端末を使って報告や連絡などの業務ができるにしたいと思いました」と山本氏は説明する。

外からでも本部にあるファイルサーバーの書類を確認したり、ワークフローに入力したりできるようになったので、ただでさえ忙しい職員やヘルパーの労力が大幅に軽減され、「働き方改革」にも結び付いているという。

「どこでもコネクトリモート」は、インターネット接続環境さえあれば、マルチデバイス、マルチキャリアで社内ネットワークに簡単・安全に接続できる

スマートフォンからでもファイルサーバーにアクセスできるので、在宅や外出先からでも書類データの閲覧や編集が可能になり、業務効率アップにつながっている

業務効率アップとともにサービスの質が向上

『LINE WORKS』は、LINEの使いやすさはそのままに、企業でも安心して使えるビジネスコミュニケーションツールだ。複数人による迅速・確実な情報共有が可能になる

一方、『LINE WORKS』は、緊急事態が発生したときなどに、職員同士が速やかに連携するためのコミュニケーション手段として役立っているという。例えば、自宅で障がい児の面倒を見ていた母親が突然入院し、その障がい児を同団体の施設で臨時に受け入れなければならなくなったことがあった。

「重度の障がいがあるお子さんなので、どの施設が空いているのか、誰がケアできるのかを急いで確認し、手配しなければなりません。従来は、電話で各施設やスタッフに連絡を取るのに時間がかかっていましたが、『LINE WORKS』を導入したおかげで、本部と管理職、職員同士が直接情報をやりとりできるようになり、スピーディーに手配することができました」(山本氏)。

また、「施設や職員、ヘルパーの稼働状況がリアルタイムに把握できるようになり、業務の効率アップとともに、利用者に対するサービスの質が大きく向上したのが何よりの成果です」と山本氏は語る。

地域ぐるみの福祉サービス体制を目指す

秋川流域生活支援ネットワークは、今後もITの活用を通じてサービスの質を向上させることを目指している。「業務の効率アップのためRPAの導入も検討していますが、それ以前に、本部の法人としての機能をもっと強化したいです。また、当団体だけでなく、ほかの団体や利用者も含め地域全体で使える福祉サービスの記録システムが構築できないかと考えています。それがあってこそ、地域ぐるみの福祉サービス体制が実現するからです」と山本氏は語る。

大塚商会担当者からのコメント

「地域福祉の向上に役立つソリューションを提案します」

秋川流域生活支援ネットワーク様からは、これからも地域の福祉サービスの向上に役立つソリューションを提供してほしいというご要望をいただいております。ご期待に添えるように、さまざまな提案を行っていきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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