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建設業向けシステムのデータ連携で、煩雑な事務作業を飛躍的に短縮。モバイル環境整備で円滑な情報共有も実現

株式会社第一リフォーム 導入事例

2018年8月取材

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティコスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

株式会社第一リフォームは、防水工事の技術とノウハウを最大限に生かしながら、マンションやビルの大規模修繕工事などを幅広く手がけている。その一方で、ITを活用した事務作業の効率化と標準化にも力を注いでいる。具体的には、大塚商会から建設業向け支援システム『POWER見積』とプロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』を導入し、シームレスなデータ連携を実現することで、見積書や発注書の作成時間を飛躍的に短縮。同時に、セキュアなモバイル環境を整備することで、現場の社員と円滑にコミュニケーションが行えるようになった。

株式会社第一リフォーム

導入先の概要

業種
建設工事業
事業内容
建築工事、耐震補強工事、大規模修繕工事、内外装リフォーム、リノベーション工事、内装工事、設備工事、塗装工事、防水工事、止水工事
従業員数
14名(2018年8月現在)
ホームページ
http://www.daiichi-reform.co.jp/

お客様の声をご紹介

専務取締役  佐藤 崇浩氏

「システムも人も新たな技術を取り入れていくことで成長していきます。その意味では、今後もシステム改善に継続的に取り組んでいくつもりです」

大塚商会担当者からのコメント

「働きやすい職場環境整備をITでしっかりサポートします」

株式会社第一リフォーム様は、システム導入による事務業務の改善だけではなく、現場にもモバイル環境を整備し、円滑なコミュニケーションを実現されました。これからも働きやすい職場環境整備をITでしっかりサポートします。

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導入事例詳細

防水工事の技術を生かした大規模修繕工事で信頼を築く

株式会社第一リフォーム(以下、第一リフォーム)は、1987年に防水工事および塗装工事の専門職種として創業。その後、マンションやビルの大規模修繕工事や内装工事、建築工事などを幅広く手がけるようになった。とりわけ、防水工事に関する精度の高い技術やノウハウを長年蓄積してきたことが大きな強みで、主な取引先であるマンション管理会社などから高い評価を得ている。
「一般的にマンションなどの修繕工事を行う際には、塗装工事業者に依頼するケースが多いですが、塗装工事業者は外観の塗装はできても防水工事の技術はあまりありません。そのため、当社のように防水工事に強い会社は技術的に優位性があるので、さまざまな案件を任されるようになり、今日に至っています」と専務取締役の佐藤 崇浩氏は語る。

特にここ数年は、マンションの建設ラッシュが続いており、5、10年後には経年劣化による防水工事などのリフォーム需要が急増することが予想されている。しかし、その一方で、建築業界は深刻な人手不足の問題を抱えている。そのため、第一リフォームでは、少人数で効率的に作業が行えるように、品質を維持しながら作業工数を軽減できる新たな工法や、メンテナンスの期間を延ばせる耐久性に優れた新素材の採用に積極的に取り組んでいる。その際、建材メーカーの協力を得て新工法や新素材を取り扱うマニュアルの整備を進め、社内で周知徹底を図っている。また、現場作業の安全性を確保するために、全ての下請け業者を集めた安全管理会議を定期的に開催。工事の品質を高めるために各種技能資格の取得も推奨している。

防水工事の技術力を武器にマンションやビルの大規模修繕工事などを幅広く手がけている

事務処理の効率化と原価管理の精度向上に着手

第一リフォームは、防水工事の技術力などが高く評価されて順調に仕事量が増加し、売り上げが着実に増えていった。しかし、それに伴い、社内の事務作業も増え続ける一方だった、例えば、見積り案件が毎月100件ほどあり、大規模な修繕工事では1件の見積りだけで100ページになることもある。そのうえ、一つの現場で15〜20社の下請け業者に各種工事の発注を行う必要があった。
「見積書や発注書の作成は、そのつど、Excelで単価設定を行いながらデータの入力作業を行っていたので、大量の見積り案件に効率的に対処することが難しい状態でした。今後事業規模がさらに拡大しても、見積書や発注書を効率的に作成できるシステム化を図ることが大きな課題の一つでした」(佐藤氏)

また、大規模修繕工事では、社員が現場事務所に長期間常駐するケースが多いので、本社と現場の社員間で情報を共有できるモバイルコミュニケーション環境を整備することも重要な課題の一つだった。
そうした中、埼玉から交通の便の良い都内に移転したのを機に、本格的なIT化に取り組むことになった。
「本社を移転して間もなく、タイミングよく大塚商会さんが飛び込み営業に来られたのです。その時に、当社の業務上の諸課題について相談したところ、その解決策を一緒に考えてくれたのです」(佐藤氏)

その後、佐藤氏は社長の承諾を得て具体的な取り組みに着手し、大塚商会から提案を受けた建設業向け支援システム『POWER見積』とプロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』を新たに導入。見積書や発注書の作成などを効率的に行える業務基盤を構築することになった。

経営陣から徐々に活用しながら各部門に浸透

第一リフォームは、2013年に社内にサーバーを設置し、建設業向け支援システム『POWER見積』とプロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』を新たに導入した。
このうち、『POWER見積』は、まずは社長と佐藤氏の二人で使い始めた。当初はどの程度活用できるか不安もあったが、そのメリットをすぐに実感できたという。
「項目ごとに単価を入力すると自動的に見積書が作成されます。Excelで管理していた時のような計算間違いもありません。また、見積書のデザインも洗練されているので、とても満足しています」(佐藤氏)

特に、得意先であるマンション管理会社から見積り項目の仕様をExcelデータで送られてくるケースがあるが、Excelデータをそのまま『POWER見積』にインポートできるので大変便利だという。それにより、見積りの項目名などのデータを再入力する手間が省けるからである。

手間のかからない直感的な操作で工事担当者の事務負担を軽減

一方、『コストマネージャー』は、工事担当者が下請け業者へ発注書を作成する際に使用している。ところが、工事担当者は、現場で作業をすることはプロフェッショナルだが、事務作業は得意ではない人が多いので、実際に社内で運用する際には、工事担当者の作業工数をいかに軽減できるかが大きなポイントだった。

その点、『POWER見積』と『コストマネージャー』はシームレスにデータ連携ができる。『POWER見積』で作成した見積書の受注が確定した段階で「受注」ボタンを押すと、データが自動的に『コストマネージャー』に反映される機能を利用し、第一リフォーム用にカスタマイズし強化。見積作成時に入力した原価をそのまま使えるので、下請け業者を選択して見積書の発注したい該当項目を選択するだけで、発注処理や実行予算書が完成する仕組みだ。これにより、工事担当者がデータを再入力する工数を軽減している。
「システムの作業手順を最小限に軽減することにより、事務作業が得意ではない社員でも手間なく直感的に作業が行える業務基盤を構築できました」(佐藤氏)

約1週間かかっていた見積書の作成が1〜2日で完了

過去のデータを流用することで見積書の作成時間が飛躍的に短縮している

第一リフォームは、『POWER見積』を導入したことで、それまで約1週間かかっていた見積書の作成がわずか1〜2日で完了するようになった。しかも、単に見積書の作成時間が短縮されただけではなく、原価の「見える化」も併せて実現。『POWER見積』に入力したデータを『コストマネージャー』に取り込むことで、案件ごとの原価管理や実行予算管理が正確に行えるようになった。
「以前は、取引先や案件ごとの見積単価を決める際に、過去の取引実績などを踏まえて感覚的に行う傾向がありましたが、今は正確な原価に基づいて単価設定や価格交渉などが的確に行えるようになりました。その効果は非常に大きいです」(佐藤氏)

さらに、営業担当者は『POWER見積』で見積書を作成し、工事担当者は『コストマネージャー』で下請け業者の発注書の作成や実行予算管理を行うという業務分担が明確化されたことで、以前よりも働きやすい環境になった。そのうえ、『POWER見積』と『コストマネージャー』のシームレスな連携によって事務処理の手順が簡素化され、業務が標準化された。その結果、新人社員でも最低限の工事知識があれば、事務処理をきちんと行えるようになり、社内の業務効率が格段に向上している。

ビジネスチャットを用いたモバイルコミュニケーション環境を整備

IT化の第二ステップとして、モバイルツールを活用したコミュニケーション環境を整備し、本社と現場にいる社員間での情報のやりとりも円滑化している。具体的には、インターネットサービス『どこでもコネクトリモート』とセキュリティサービス『ワンコインサービス』で、安価でセキュアなモバイル環境を整備。そのうえで、社員にスマートフォンを支給し、ビジネスチャット『LINE WORKS』を用いたビジネスチャットを推奨している。
「『LINE WORKS』は、主に会議室や車両の予約などに使用しています。幸い、当社は若い社員が多いので、お互いに操作方法などを教え合うことで、すぐに使いこなせるようになりました」(佐藤氏)

今後は、スマートフォンのアプリを使った勤怠管理システムの導入も視野に入れている。さらに、『POWER見積』や『コストマネージャー』に蓄積された実績データをさまざまな角度から分析することで、一歩先を行く戦略的な経営を推し進めていく考えだ。

IT化を加速させることで業務効率を大幅に向上し、人手不足を補っている

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 建設業向け支援システム『POWER見積』

    「POWER見積」は、建設・設備業様向け見積管理システムです。見積作成はもちろん、案件管理から実行予算作成までカバーした充実の業務内容です。

  • プロジェクト原価管理システム『コストマネージャー』

    「コストマネージャー」は、発注・予算・支払・請求・原価管理までトータルにサポートするプロジェクト(建設)原価管理システムです。

  • インターネットサービス『どこでもコネクトリモート』

    「どこでもコネクトリモート」は、インターネットにつながる環境さえあれば会社の外からでも社内ネットワークに接続できるサービスです。ノートPCやスマートデバイスなどで外出先や自宅から社内データを参照する際などに活躍します。

  • セキュリティサービス『ワンコインサービス』

    大塚商会がワンコイン価格で提供する、PCとスマートデバイスを一元管理できるSaaS型セキュリティサービスです。管理サーバー不要で、1クライアント500円から総合セキュリティ対策が可能です。

  • ビジネスチャット『たよれーる LINE WORKS』

    管理機能・セキュリティ機能を備えたLINE WORKS。LINEの使いやすさと楽しさはそのままに、企業でも安心して使えるビジネスコミュニケーションツールです。

  • サーバー

    大塚商会は多くのメーカーの製品を取り扱ってきた経験と、豊富な導入実績があります。サーバーやストレージの見積りや構築、導入後の運用までお客様のニーズに合わせてご提案します。

  • 複合機

    お客様のご予算・ご要望に合わせて特定のメーカーに偏ることなく最適な複合機・コピー機・プリンターをご紹介します。リースやレンタル、ソフトウェアなどについても、ご相談ください。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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