印刷物制作の労力とコストを軽減

機能性に富むカラーPOD機を活用し、23拠点ある保育園の印刷物を内製化。業務負担を減らし高品質な印刷を実現

社会福祉法人えどがわ 導入事例

学校101~1,000名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

東京都江戸川区で23の保育園を運営する社会福祉法人えどがわでは、保護者や関係者に配布する印刷物の作成作業が事務局や園職員の負担となっていた。その解決に向け、高機能なカラーPOD機を導入。中とじや穴あけ作業なども自動で行えるようになり、印刷の内製化を図ったことで、コスト削減も実現した。

  • 印刷の内製化
  • 業務効率の向上
  • コスト削減

2022年4月取材

社会福祉法人えどがわ

導入先の概要

業種
社会福祉
事業内容
保育園の運営
従業員数
440名(2022年4月現在)
ホームページ
https://edogawa-ohisama.or.jp/

導入の狙い

  • 印刷物作成の業務負荷を軽減したい
  • 印刷作業を内製化してコストを節減したい

解決策

  • カラーPOD機を導入し、質の高い印刷物を低コストで作成
  • POD向け用紙カタログで最適な用紙を用意できる体制を整備

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
リコー製カラーPOD機RICOH Pro C5300Sお問い合わせ
POD機向け用紙カタログマテリアルカタログお問い合わせ

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導入事例詳細

「おひさま」のぬくもりを感じられる保育園づくりを推進

常務理事 事務局長 田中 実氏

東京都江戸川区の社会福祉法人えどがわ(以下、えどがわ)は、江戸川区で23の保育園を運営している。質の高い保育・教育を実現するという目的のため、区内の認可私立保育園・私立幼稚園が一体となって法人を設立したのは2002年。以来、子どもや保護者に「おひさま」のぬくもりを感じてもらえる保育園づくりを推進してきた。2002年に最初に開園した「葛西おひさま保育園」と「新堀おひさま保育園」から、2020年に開園した直近の「宇喜田おひさま保育園」まで、全23園が「おひさま」の名を冠し、一人一人の発育に応じた適切な援助や関わりを大切にすることで、小学校へスムーズに進学できることをモットーとしている。近年力を注いでいるのは、「おひさま保育園」運営全体の標準化だ。どの園でもよりクオリティの高くて均質な保育・教育サービス提供の実現を目指している。

「各園の運営の標準化を行うためには、事務局と全園をネットワークで結び、指示や通達が瞬時に共有されなければなりません。また、園どうしがどのような活動をしているかをタイムリーに把握し合える環境を構築することも不可欠だと考えました」と常務理事 事務局長の田中 実氏は話す。その実現に向け、以前から大塚商会の協力を受けてICTインフラの整備に着手。数年かけて法人全体のコミュニケーションをスムーズにするための基盤づくりを推進してきた。

保護者や関係者への配布物の印刷。その業務負担とコストを軽減したい

ネットワーク、サーバー、セキュリティなどのICTインフラの基盤を構築し、業務記録の電子化やワークフローシステムの活用などを進めた結果、職員たちは「子どもや保護者に向き合う」という本来の仕事により打ち込めるようになった。しかし、園全体の標準化という点、そして業務生産性の向上という点で、解決すべき課題はまだあった。それは、導入していた複合機の管理だ。以前は各園にある複合機のメーカーや導入ベンダーがバラバラで、その運用管理やコスト管理が煩雑になっていた。さらに、事務局でも園でも、保護者や関係者に配布する印刷物を作成する機会が多くあるにもかかわらず、旧来の複合機には製本機能がなく、印刷物をとじる作業に多大な労力が費やされていた。

「各園が毎年配布する『入園のしおり』は、全園で共通の表紙のみ印刷会社に外注し、園ごとに内容の異なる中面は、各園の複合機で印刷したものを自分たちで製本していました。また、事務局では年に数回開かれる理事会評議員会で配布する分厚い資料の印刷や、ファイリングの対応を行っていましたが、ファイリングのためのパンチ穴を開ける作業は力仕事で、その負担をどうにか軽くしたいと以前から思っていました」と事務局の村武 未奈子氏は語る。

事務局次長 法人統括園長 松本 信人氏

事務局 村武 未奈子氏

実機を見学してその機能性を確かめ、カラーPOD機の導入を決断

カラーPOD機『RICOH Pro C5300』の導入で、事務局・各園の抱えていた印刷業務の課題が解決。各園の複合機のメーカーも統一したため、管理の煩雑さが解消した

「『入園のしおり』の表紙印刷を外注していたのは高品質な仕上がりを求めてのことでした。ただ、印刷会社は最小受注枚数を設定しているため必要数より多く発注せざるを得ず、コスト高になるのが課題でした」と話すのは、事務局次長 法人統括園長の松本 信人氏だ。

こうした、印刷出力にまつわる課題を大塚商会へ伝えたところ、事務局と一部の園にカラーPOD機を導入して印刷から製本まで内製できるようにすることを推奨。カラーPOD機を導入しない園の複合機については、メーカーを統一したものに入れ替えることで、業務負担の軽減と出力コスト削減を図ってはどうかと提案した。ショールームで実機を見学し、印刷クオリティと機能性の高さを実感した田中氏は、オプションのフィニッシャーを組み合わせることで冊子の中とじが自動で行えることにも魅力を感じ、リコー製カラーPOD機『RICOH Pro C5300S』の導入を決めた。

表紙の印刷を外注していた「入園のしおり」を完全内製

内製で制作した「入園のしおり」。フィニッシャーの導入で製本作業が楽になっただけでなく、高品質なしおりのスピーディーに制作も実現している

こうしてえどがわは、2020年12月に事務局と二つの園にカラーPOD機を導入した。コロナ禍にあったため直接職員を集めての研修会は開けなかったが、ICTインフラ整備の一環として導入していたテレビ会議システムを活用し、大塚商会が用意した操作マニュアルに基づいて村武氏がオンライン研修を実施。そのかいあって、以前は表紙印刷を外注し、製本作業に手間取っていた「入園のしおり」制作は内製化できるようになり、作業効率が改善した。

「外注していたときと比べて遜色のない美しい仕上がりに驚かされました。園の職員たちは、製本が自動で行われるようになり、紙折りやホチキス留めなどの時間のかかる作業から解放されたことを喜んでいます」(村武氏)

カラーPOD機がない園は、共有サーバーに中面の印刷データを保存し、カラーPOD機が設置された園に出向いて「入園のしおり」の中面を印刷・製本することで、同様の便利さを享受している。

『マテリアルカタログ』で用紙を選択して、幅広い用途の印刷に応用

これまで事務局が多くの時間を割いていた理事会評議員会の配布資料作成も、カラーPOD機で行われるようになった。

「毎回、200~300ページの資料を60部ほど作成していますが、従来の複合機と比べて印刷速度が格段に速くなりました。特にありがたいのは、出力時に自動でファイリング用の穴開けをする機能があることです。そのおかげで、資料作成に要する労力は3分の1ほど減りました」(松本氏)

ほかにも、コート紙への職員採用パンフレットの印刷や、長尺用紙を使った看板ポスターなど、多様な印刷にカラーPOD機を活用。耐水紙、不織布、封筒、板紙、クリアフォルダーなど、一般の複合機では印刷できない、カラーPOD機ならではの特殊用紙を活用している。『マテリアルカタログ』で紹介されているそれらの特殊用紙は、大塚商会が提供する通販サービス『たのめーる』で小ロットから注文することが可能だ。

「カラーPOD機を設置した園からは、画用紙にも印刷できるのが便利だという声が上がっています。また、事務局が特に重宝しているのは、A4サイズの用紙を折らずに封入できる角2サイズの封筒に宛名印刷できる機能です。以前は別途宛名ラベルを作って封筒に貼っていましたが、その手間をなくすことができました」(村武氏)

事務局では職員の連帯意識を高めるべく、最近刷新したロゴマークを印刷したシールも作成し、各園に配布している。そのような取り組みを、思いつくのと同時にパッとできるようになったことも、大きな導入効果だと村武氏は語る。

「折り紙に折り線を印刷するなど、カラーPOD機の用途は非常に幅広く、私どもがまだ使いこなせていない機能もたくさんあります。子どもたちを楽しませるため、また業務効率をさらにアップさせるため、引き続き活用レベルを高めていきたいと思っています」(田中氏)

『マテリアルカタログ』で用途に合った用紙を選定。特殊用紙もそろっているため、さまざまなシチュエーションでカラーPOD機が活用できる

社内資料など、枚数が多いものもスピーディーに印刷可能。ホチキス留めや穴あけ加工、折加工が自動でできるため、業務効率アップにつながる

印刷コストが大きく低減し、運用管理の煩雑さからも解放

印刷物の作成に要する業務負担が劇的に軽くなっただけではなく、事務局では印刷費の圧縮効果も実感している。

「特に効果が大きいのは毎年全園で約750部作成する『入園のしおり』で、印刷会社に外注していた表紙を内製するようになったことで、印刷コストが8分の1にまで低下しました」(村武氏)

コストの低減だけでなく、制作期間の短縮も大きなメリットだ。印刷の内製化を実現したことで、外注時には約二週間かかっていた表紙印刷がすぐに対応できるようになった。また、当初の狙いどおり、カラーPOD機を導入していない園が同一メーカーの複合機にリプレースしたことで、事務局による運用管理とコスト管理も楽になったと田中氏はいう。

ドキュメンテーション基盤を構築したい

松本氏は今後、年間約5,000部の印刷を外注している「法人報」を内製する意向だ。村武氏は、卒園や誕生日の記念に子どもの名前などを入れたオリジナルのクリアファイルのデザインフォーマットを作成して各園に提供することを計画している。

一方で田中氏が構想するのは、大塚商会を通じて導入した電子データファイリングソフト『楽2ライブラリ』とカラーPOD機の連携だ。

「そうすれば園の職員が作成する手書きの業務日誌もカラーPOD機を通じてデジタルバインダーに保存され、事務局がタイムリーに閲覧できるようになります。ドキュメンテーションの基盤を整備することによっても、園全体の標準化をしっかりと推進できると考えています」と田中氏は力強く語った。

大塚商会担当者からのコメント

「業務改善に役立つ最適なソリューションをご提案します」

社会福祉法人えどがわ様は、より良い保育・教育を提供するため、ICTの活用推進に力を注がれています。今回導入されたカラーPOD機もさらに有効活用できるよう、引き続き全力でご支援します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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