『クラウドサイン』と『eValue』で業務負荷を軽減

導入先の概要

導入システム

公共事業の技術支援をする社会インフラのコンサルタント

福岡県福岡市に本社を置く株式会社 福山コンサルタント（以下、福山コンサルタント）は、道路、都市、橋梁（きょうりょう）、鉄道等の調査、計画、設計、維持管理などを手掛ける社会インフラの建設コンサルタントだ。福山工務店の名称で1949年に創業し、現在は株式会社 FCホールディングス（以下、FCホールディングス）を持ち株会社として、福山コンサルタントを含む10社でグループを構成。主力事業は土木関連のコンサルティングで、国や地方自治体などの公共事業が受注案件全体の9割以上を占める。

膨大な書類のやりとりに忙殺され、承認フローも滞りがち

福山コンサルタントは業務のデジタル化を積極的に推進しているが、協力会社との間で取り交わす契約書や注文書、秘密保持契約書など（以下、契約書類）は、依然として紙ベースのままだった。

「協力会社との契約書類は、本社の承認者の押印を受けてから各社に送られます。年度末の3月には約200通もの契約書類が集中的に作成され、担当者は1通ずつ承認を得て発送する作業に忙殺されていました」（寺澤氏）

同様に、本社とグループ会社間でやりとりする契約書類や請求書も紙で発行され、承認フローや文書管理の煩雑さが以前から課題となっていた。

『クライドサイン』で迅速な承認、『eValue』で請求書を保存・共有

契約書類や請求書などを電子化するツールの導入に携わった、福山コンサルタント 東京支社の池田 香穂美氏は『クラウドサイン』について、「デモで体験した操作性が本物の書類を扱う感じに近く、紙で行う業務をそのままデジタルに移行するようで違和感がありませんでした」と選定理由を振り返る。操作自体も簡便なため、実務担当者を対象とする講習会を開き、池田氏が作成した簡易なマニュアルを配布するだけで運用開始にこぎ着けた。

承認者、申請者ともに反応は良好だ。承認者の一人である山下氏は、「手始めに行ったのが、グループ会社間の請求書のやりとりの電子化でした。私は出張が多く、以前は未承認の請求書がデスクにたまりがちでしたが、『クラウドサイン』の導入後は、いつ、どこにいても速やかに承認できるようになりました」と語る。一方、申請者側の久冨氏は、「メールによるリマインド機能があるので、なかなか承認されない場合は、直接催促する心苦しさを軽減させながら連絡できます。これは、とても便利でありがたい機能です」と話す。

その後、『クラウドサイン』の利用範囲は協力会社との契約書類のやりとりにも拡大。協力会社はソフトウェアを入れる必要がないうえ、郵送料や印紙税が不要になる利点があったため、短期間のうちに大半の協力会社が使ってくれるようになった。

「以前は、協力会社へ送付する契約書類を印刷するだけで年間100時間ほど要していましたが、『クラウドサイン』はその工程を省いてくれました。印刷した書類を封入して発送する作業もなくなり、業務負荷が大幅に軽減しています」と寺澤氏は語る。

未活用の機能を使いこなして、さらなる生産性向上を図る

福山コンサルタントが積年の業務課題をスムーズに解消できた要因として、『クラウドサイン』と『eValue V Air ドキュメント管理』という、同社にとってベストなソリューションを勧めてくれた大塚商会の提案力が大きいと寺澤氏は話す。

「大塚商会さんとの取引はおよそ30年にも及び、弊社の業務内容や業務環境を深く理解してもらっている点が、その背景にあると思います」

山下氏と久冨氏も、導入決定後の準備段階で『eValue V Air ドキュメント管理』に保存する項目やファイル名をどうするのかといった細部に至るまで多くのアドバイスを得られ、支障もなく運用を軌道に乗せられたと、大塚商会の手厚いサポート体制を高く評価する。一方、池田氏は、『eValue V Air ドキュメント管理』の未活用の機能を使いこなし、生産性をさらに向上させたいと話す。

福山コンサルタントは、『クラウドサイン』によって協力会社やグループ会社との契約書類や請求書のやりとりのデジタル化に成功した。しかし、社内には承認者が押印した紙の書類を回すフローが、まだ多数残っているという。同社は今後、他の承認フローも可能な限り電子化し、業務のさらなるスピードアップと省力化、ペーパーレス化を図っていく方針だ。

「業務生産性の向上を多角的にサポートします」

株式会社 福山コンサルタント様は、グループ全体を挙げて業務効率化に意欲的に取り組まれています。今後も業務フローやドキュメント管理のデジタル化に限らず、DX全般のさらなる推進を全力でご支援します。