紙詰まり、インクの擦れ、裏写りなど、印刷機の課題を解消。複合機の機能も集約し省コスト・省スペースを実現

「故障の多かったデジタル印刷機を見直し、高速インクジェットプリンターを採用したところ、内製印刷がはかどり、ストレスもコストも削減できました」

社会福祉法人 日野市社会福祉協議会 導入事例

サービス業1~100名複合機・コピー機活用文書管理・スキャニングコスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化

日野市社会福祉協議会は十数年前にモノクロのデジタル印刷機を導入し、地域の高齢者に向けたチラシを内製で印刷してきた。しかし、印刷機の経年劣化に伴い、インクが擦れたり紙詰まりを起こしたりするなど故障が増え、印刷にかかる手間と時間が増えていた。また、コピー、スキャナー、ファクスなどを利用するために複合機も別途導入していたことから、事務所スペースに圧迫感があった。今回、高速カラー印刷と複合機の機能を併せ持つ高速インクジェットプリンターを導入したことで、トータルコストや印刷にかかる時間を大幅に削減している。

2019年12月取材

社会福祉法人 日野市社会福祉協議会

導入先の概要

業種
福祉・介護
事業内容
日野市における社会福祉事業の企画、実施、援助、助成をはじめ、保健医療や教育、共同募金など、地域福祉の推進を図ることを目的とした活動全般
従業員数
40名(2019年12月現在)
ホームページ
http://www.hinosuke.org/

導入の狙い

  • 老朽化した印刷機を入れ替えて、印刷業務を安定させたい
  • 印刷機器を集約してランニングコストと設置スペースを削減したい

解決策

  • 印刷機と複合機の機能をコピー機並みのスペースで実現する高速インクジェットプリンターの導入

導入したメリット

  • 高速印刷が実現し、印刷業務にかかる時間とストレスが軽減された
  • 複合機の集約で、ランニングコストや設置スペースを削減できた
  • 総務係 課長補佐 山田 明生氏

    「印刷機の修理を待つ時間がなくなり、安心して印刷できるようになったことが一番よかった点です。故障に悩まされることもなく、ストレスが軽減されました」

  • 地域支援係 伊東 直樹氏

    「『ひの筋体操』を続けると、どのように体力が変化していくか、データとして集計してみたいです。大塚商会さんにもぜひIT面でバックアップいただければと思っています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
高速インクジェットプリンターエプソン『LX-10000F』

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導入事例詳細

地域の暮らしを支える社会福祉サービスを提供

日野市社会福祉協議会は、高度成長期の1961年12月に日野市の任意福祉団体として発足。1967年4月に法人化し、2017年には結成50周年を迎えた。「暮らしを支える在宅福祉サービスの充実」「介護予防活動の支援」「権利擁護事業の推進」「日野市ボランティアセンターの充実」などが主な活動内容だ。

この50年の間に日本では、核家族化が進み独居高齢者が増加している。自治会の加入率が減り、隣人の名前も知らないなど地域のつながりも希薄になる中、同協議会の果たすべき役割と責務はますます重要になっている。住民同士の交流の場づくりや災害支援などに取り組む一方で、日野市内にある社会福祉法人や福祉施設との連携・協働を図り、地域の社会福祉推進のため、日々活動を行っている。

印刷機の経年劣化で手間と時間が増大

チラシ印刷に関するそれまでの課題を一気に解決したインクジェットプリンター、エプソン『LX-10000F』。省スペースと印刷コストの安さが導入を後押しした

同協議会の地域支援係で社会福祉士の伊東 直樹氏は、介護予防教室の開催や「ひの筋(きん)体操」の普及・啓発などを行っている。「ひの筋体操」とは、「ひの健幸貯筋体操」の略で、「筋力を蓄えて幸せになろう」というコンセプトに基づく健康体操だ。地区センターなど、日野市内の約40カ所で主に高齢者を対象に開催している。こうしたイベント開催時に必要になるのが、チラシなどの印刷物だ。

「チラシの内容は自分たちで作っています。1万枚以上の印刷になるとネットプリントなどに発注するのですが、数百枚の単位であれば内製で印刷しています」と伊東氏。

その印刷に使用していたのが、十数年以上前に導入したモノクロのデジタル印刷機だった。

「チラシは内製で印刷して各自治会に配布していました。印刷機なので、まずはドラムの表面にマスターロールという印刷版を作成します。その焼き付け作業後に印刷を始めるのですが、最初はインクが全面にのらないので何十枚も試し刷りをしてから本印刷を行います。しかし、印刷機の経年劣化でなかなかインクがきれいにのらず、その間にも何度も紙詰まりが起こり、数百枚のチラシ印刷に30分から1時間以上かかることもありました。本当に調子が悪いときは、翌日まで印刷機が回復するのを待たなければならず、自治会の集荷に間に合うかどうか、いつもひやひやして悩みの種になっていました」と伊東氏。

総務係 課長補佐で精神保健福祉士、社会福祉士の山田 明生氏は「年間で300~400ある企画に対してチラシを作成して印刷しています。年中紙詰まりが発生し、修理してもらってもすぐまた故障するという状況が続いていたためかなりストレスになっていました。修理にかかる期間は印刷に滞りが出るため、新たな機器への入れ替えを検討していました」と語る。

丁合機能がないことも作業の負担に

財務・経理業務も担当する山田氏は、決算期になると70ページある決算書を毎回作成し、デジタル印刷機で印刷していた。

「決算書は配布用に70部必要になります。印刷機と別に設置していた複合機でコピーすることもできますが、70ページもあり時間がかかるため、複合機を独占し周囲の迷惑になります。しかもコピーは1枚2円かかるので、印刷機を使う方が安かったのです。なので、印刷機で各ページを70枚ずつ印刷し、それを丁合機で丁合いするという手間暇をかけていました」(山田氏)。

また、印刷機はモノクロ印刷しかできなかったため、チラシを手にする高齢者の目を引くには工夫が必要だった。そこで、色付きの用紙に印刷するなどしていたが、色紙のために余計な発注コストがかかっていたことも課題の一つだった。

複数台の出力機器を1台に集約し、スペースとコストを削減

モノクロでしか印刷できなかった以前の印刷機に代わり、鮮やかな発色で注目度も高いものが作れるようになった

同協議会は新しいデジタル印刷機へのリプレースを検討し始めたが、そこでネックとなったのは価格と設置スペースの問題だった。新しいデジタル印刷機は高価で、差し込み口と排出口が左右に開くため、これまで以上に場所を占有してしまうからだ。この問題に対し大塚商会は、複合機程度のスペースに設置することができ、モノクロ/カラーの高速プリントが実現できる高速インクジェットプリンター『LX-10000F』を提案した。

「価格も理想的で、狭いスペースでも設置できるのでメリットが大きいと考えました。実際にデモ機を持ってきていただき印刷を試せたこともよかったです」と、山田氏は採用の経緯を語る。

同協議会の事務所は、日野と高幡の2カ所に分かれており、印刷機のほかにレーザーカラー複合機3台と卓上インクジェットプリンターなど、大小10台ものプリンターが所狭しと並んでいた。

「『LX-10000F』は高速プリント以外にも、カラーコピーやスキャナー、ファクスなどの機能もあります。この1台に集約できるので、これまでの複合機やプリンターが不要になることから、ランニングコストや設置スペースを削減できることに魅力を感じました」と山田氏。

『LX-10000F』は、プリントやコピーの使用状況に合わせて、最適なプランを選べる「スマートチャージ」というサービスに対応している。今回は、インクや保守サービスを必要に応じて購入、契約する「インク・スタンダードプラン」を選択し、モノクロ約0.4円(税別)/枚、カラー約1.5円(税別)/枚という低コストを実現した。

「以前使っていたカラー複合機が、モノクロ2円、カラー16円のコストだったので、ランニングコストを大幅に抑えることができました。また、両面印刷、A3サイズ印刷、割り付け印刷もできるので、出力枚数も減っています」と山田氏は満足そうだ。

また、印刷時の熱の発生が抑えられていることもポイントとなった。以前の印刷機では宛名シールを印刷する際に、熱でラベルシールがはがれて機械の中に残ってしまい、紙詰まりの原因になっていたという。その点、インクジェットプリンターはほとんど熱が発生しないので、こうした故障の心配がない。

プリントの速さと安定を実現。さらなる集約へ

地域配布用のチラシの印刷だけでなく、スキャン機能も活用し、書類の共有を行っている

最も効果を感じているのは、プリントの安定とスピードだ。『LX-10000F』は100枚/分というプリント速度もさることながら、ファーストプリントの立ち上がりも6,2秒という速さだ。

「紙詰まりなどのトラブルがなく、安定してプリントできています。これまで数百枚のチラシ印刷に30分以上かかっていましたが、今は5分ほどで完了します。また以前は、コスト削減のために20枚以上のカラーコピーは高幡事務所の複合機を使用するというルールがあり、事務所間の往復に30分以上かかっていましたが、それがなくなったことも大きな改善です。さまざまな面でストレスなく、安心して業務を進められることが何よりです」(山田氏)。

プリント、コピー機能以外に、スキャナー機能も活用している。

「チラシの内容は毎回自分たちで作成していますが、デザインレイアウトのアイデアに詰まってしまうことがあります。そこで、いいなと感じたチラシをスキャンしてPDFデータとして保存し、いつでも参考にするようにしています」と伊東氏。

今後は、高幡事務所にも高速インクジェットプリンターを導入して、出力機器を集約したいという。

「プリント、コピー、スキャナー、ファクスといろいろな機能が備わっているので、一台だけになると混み合わないかと心配だったのですが、出力が速いおかげで全く問題ありません。また、紙資料が多い職場なので、スキャナー機能を活用してペーパーレスも進めたいです」と山田氏は締めくくった。

大塚商会担当者からのコメント

「印刷機の老朽化、拠点集約なら、ぜひエプソンの高速インクジェットプリンターをご検討ください」

老朽化した印刷機を使い続けることは、ランニングコストの面でデメリットが大きいです。入れ替える際は、単純なリプレースではなく機能を付加することで、そのほかの機器も集約するなど、課題解決以上の効果を得ることができます。

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