販売・在庫管理システムで最適な業務フローを構築

導入先の概要

導入システム

自社ブランドの婦人服を企画・販売し、直営店も全国に展開するSPA企業

紙伝票をベースとする、手作業の売り上げ管理から脱却したい

同社は創業当初、卸売りが事業の中心だったため、その管理に適した仕様の自社開発業務システムで販売管理を行ってきた。のちに自社ショップでの小売りが伸長し、現在では売り上げ全体のおよそ3分の2を占めるまでになっている。

「それにもかかわらず、システムの都合上、小売り業務は紙ベースでの管理を余儀なくされてきました。各店舗から毎日本社にFAXで送られてくる売り上げ報告は、営業部門が手作業で集計。売上伝票は店舗ごとに1週間分まとめて本社に郵送され、受け取った経理担当者がその処理をしていました。また、卸売りをしたブティックからの入金を起票してからシステムに入力する作業もあり、どの業務も紙に記入する手作業が多く非常に煩雑でした」と浜氏。

北海道から三重県のエリアにある百貨店に出店している店舗を統括する百貨店営業部 次長の垣内 重輝氏は、「各店舗の売り上げをリアルタイムに把握できないため、売り上げが振るわない店舗への対策がどうしても後手になりがちでした」と振り返る。

業務課題は在庫管理にも及んでいた。直営店舗での小売りも行うSPAに業態転換してからは、在庫や物流を管理する機能を段階的にシステムに追加していったが、どうしても「つきはぎ」感があり、スムーズな管理環境には至らずにいた。同社の在庫は東京の本社、大阪・福岡の2支店、神戸の物流センターに併設された倉庫、そして全国各地の店舗に分散しているが、「倉庫や店舗ごとの在庫枚数は把握できておらず、年に2回の棚卸しで確認するしかありませんでした。全体の在庫数と帳簿上の在庫数に差異があっても、どこでその差異が生じたかを突き止めることは不可能でした」と、本社で商品の出入庫を管理する物流 フロアー長の高橋 稔氏は説明する。

従来の手順を大きく変更せずに、生産性の高い業務環境を整備

ベンダーの選定に際して決め手となったのは、『スマレジ』の導入と運用の対応を通して、大塚商会の担当者が同社の業務内容を詳細に把握しており、より最適なシステム構築をサポートしてもらえるという期待感があったためだという。「自社開発の業務システムを改修しながらも30年以上使ってきたので、汎用（はんよう）性の高いパッケージシステムが当社にどの程度マッチするのか不安でした。結果として全体の7割ほどは従前どおりの機能が残ると知り、安心しました」（浜氏）

残る約3割の独自業務に関しては、業務に合わせた個別システムの構築に対応できる拡張性・柔軟性の高いシステムCAB（SMILE Custom AP Builder）や自由帳票機能を利用して、できるだけ実務の作業工数を減らすように対応。最終的に旧システムで行っていた作業のほぼ全てを、手順を大きく変更することなく移行させることができた。

こうして2022年2月に本稼働した新システムは、閉域網によって安全・快適なプライベートクラウド環境を安価で手軽に構築できる『どこでもコネクトリモート』によって、全国の店舗をネットワークで接続。FAXで本社に報告されていた売り上げデータを自動で集約できるようになり、各店舗から送付される本伝票を1枚ずつチェックする作業から解放された。入金伝票を作成して、その情報をシステムに手入力する手間もなくなり、経理部門の業務負荷が目に見えて軽減されたと浜氏は語る。

正確な在庫管理が可能になり、商品出荷業務も省力化

『SMILE V ApaRevo』は、在庫管理の精度を高めることにも寄与している。これまではシステムで在庫管理を行えていなかったが、今は品番を整理してシーズンごとの番号を付与することで、在庫商品がいつ仕入れたものかを瞬時に判別できる工夫がなされている。システム稼働後の2022年6月に仮の棚卸しをしてみたところ、データ管理の在庫と実在庫はほぼ合致したそうだ。シーズンごとに300もの新商品が店頭に並んでは入れ替わるが、今は倉庫や店舗別の在庫数を把握できるようになった。

「以前は、出荷時にピッキングリストを兼ねて仮伝票を発行し、商品を照合してから本伝票を発行していました。配送会社による毎日の集荷前1時間は本伝票の発行作業に費やしていましたが、今は伝票の作成が不要なので、その時間をさらに多くの商品の検品作業に充てられています」と高橋氏。以前は、出荷間際に営業担当者からブティック向けの商品発送依頼があっても翌日に回さざるを得なかったが、現在は出荷の直前まで対応することができるようになっている。

「ご期待に沿える提案を今後も継続します」

株式会社イデムインターナショナル様は販売管理の業務フローを抜本的に見直して大幅な効率アップを実現されました。刷新されたシステムの多彩な機能をさらに幅広く活用していただくため、引き続き全力でご支援します。