クラウドストレージで働き方改革を実現

導入先の概要

導入システム

地域インフラを縁の下で支え続ける100年企業

「地域の土木・建築インフラは、私たちが日々の生活を送るために必要不可欠なものです。このまま土木・建築分野の技術の担い手が減り続けると、当たり前と思ってきた暮らしの維持も困難になりかねません。当社は毎年1、2名の新卒者を採用し、技術者の育成に努めています。伊藤組という企業の魅力を積極的に発信していくとともに、ITを活用し、先輩から後輩への技術伝承の仕組みづくりにも取り組んでいきたいと考えています」

現場事務所で業務する技術者の情報共有が課題に

また、建築部 係長の古俣 秀人氏は「施工管理現場では、設計図面や工事写真の管理に外付けHDDを使うことが多いのですが、この大量の重要データを持ち歩くことになるやり方は機器の故障や盗難などの不安が常にありました」と以前を振り返る。

こうした中、同社が注目したのがクラウドストレージサービス『Dropbox』だった。

「当社ではWindows 10への移行に合わせ、起動時間の高速化と確実なデータの保全という観点からSSDとHDDを搭載したPCを全技術者に配布しています。それと並行して、試験的に行ったのが無料版である『Dropbox Basic』の利用でした。操作感がWindows Explorerに近く、誰でも直感的に操作できることが、同様のサービスの中から『Dropbox』を選択した第一の理由です。また比較検討したほかのサービスの中でも、同期速度が最も速かったことも理由の一つでした。特に土木部門で有意義な活用が進み、無料版が提供する2GBの容量がすぐにいっぱいになってしまったことで、容量制限なしにストレージが利用できる有償プランへの移行を決断しました」（伊藤氏）

大塚商会のたのめーる・ソリューションを通し有償プランを導入

現在、同社は『たよれーる Dropbox Business』のAdvancedプランを44ライセンス契約し、土木部と建築部の全ての技術者・事務員および、他部署の管理職にアカウントを配布している。

「一度だけDropboxの使い方を会社として説明する機会を設けましたが、その後は自然に現場レベルで活用が進んだというのが正直な感想です。運用で注意しているのはファイルの階層構造の順守で、本格運用に先立ち階層構造をルール化し、その徹底を図っています」（伊藤氏）

往復数時間などの業務の無駄を解消し、働き方改革に貢献

容量が無制限になった『たよれーる Dropbox Business』の導入効果は顕著に表れている。

「クラウドストレージでデータを一元管理できるようになったので、本社や各現場担当者間、協力業者への共有がスムーズに行えるようになりました。工種ごとに階層化したファイル管理を徹底することで、必要な情報に即座にたどり着けることの効果も大きいです。さらに、180日間バックアップも取れるので、万が一データを消してしまった際の復旧やBCP対策も強化されました。また今後の活用として、情報共有により技術者の仕事を事務方も支援できるようにし、技術者の負荷を全員で分け合えるような体制を構築することも考えています」（伊藤氏）

また、『たよれーる Dropbox Business』による情報共有は、働き方の改革にもつながっている。「これまで各担当者が作成した文書は各人のPCや外付けHDD内で管理してきました。そのため、発注者や工事の担当者から問い合わせがあった際に、担当者が離席していたり休暇を取っていたりするような場合は、返答を待っていただくしかないのが実情でした。しかし『たよれーる Dropbox Business』導入後は、どのような問い合わせにも在席するスタッフが即答できるようになりました」（阿部氏）

さらに阿部氏は「メール添付によるやりとりが困難だった大容量のCADデータを、Dropbox Transferという機能を使ってリンクで簡単に送ることができるのは大変便利です。また、以前は社内文書のフォーマットに変更があった場合は、最新版のCD-ROMを受け取りに各事務所から本社に出向いていたのですが、その時間が不要になったことも重要なポイントです。以前の仕事のやり方と比較すると、より生産性の高い働き方に変わってきました」とその大きな効果を語る。

「建設業界の課題解決に今後も貢献していきます」

建設業の課題を想定し『たよれーる Dropbox Business』をセールスしてきましたが、株式会社伊藤組様の事例により、その想定が間違いではなかったことが確認できました。今後も積極的に建設業の皆様にご提案していきます。