サーバーのハイブリッド構築で業務効率アップ

活用されていなかった共用サーバーを『ハイブリッドファイルサーバー』に刷新。社内連携やペーパーレスが飛躍的に進む

城北化研株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名サーバー活用文書管理・電子契約・ペーパーレスバックアップ・災害対策(BCP)営業・業務プロセス効率化紙文書の管理・活用

防水材、シーリング材、塗装材などの建築資材を販売する城北化研株式会社は、バックアップがなく、セキュリティ面にも不安があった共用サーバーをオンプレミスとクラウドのハイブリッドサーバーに刷新。ファイルの共用・活用によって外勤と内勤の業務連携がスムーズになり、残業時間短縮などの効果を得た。

  • 業務の効率向上
  • ペーパーレス化
  • BCP対策

2021年4月取材

城北化研株式会社

導入先の概要

業種
建築材料販売
事業内容
建築材料販売
従業員数
17名(2021年4月現在)
ホームページ
http://www.jyohokukaken.co.jp/

導入の狙い

  • 共用サーバーの信頼を高め、活用を促す
  • 外勤と内勤の業務を連携させる

解決策

  • 老朽化した共用サーバーを信頼性の高い『ハイブリッドファイルサーバー』に刷新する

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
マネージドネットワークサービスハイブリッドファイルサーバーお問い合わせ

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城北化研株式会社 導入事例(PDF:3,207KB)

導入事例詳細

1,000種類以上の建築資材を取り扱い、地域に密着したサービスを提供

代表取締役社長 郷 英幸氏

城北化研株式会社(以下、城北化研)は、建築資材総合商社である化研グループの一員として、本社を置く東京都荒川区など城北エリア(東京都北部)の工務店向けに、防水材、シーリング材、塗装材を中心とする幅広い建築資材を提供している。

1983年の設立以来、地域に密着したサービスによって信頼を獲得。顧客ごとに専任の営業担当者を配置し、「明日までに納品してほしい」といった急な注文にも適切に対応できる体制を整えていることがその礎だ。100社以上のメーカー、1,000種類以上の商材を取り扱っており、グループを率いる化研マテリアル株式会社の物流システムを活用して、求められた商材をタイムリーに納入できる。「欲しいものを、必要なときに、ご希望の場所へ」お届けすることをモットーとしており、需要の高い地域へは1日3便体制で配送している。

「各営業担当者は、建築資材に関する広範で高い専門知識を持っており、用途ごとに最適な商材を提案できるのも強みです」と語るのは、代表取締役社長の郷 英幸氏である。

会社設立以来、荒川区西日暮里にオフィスを置いていたが、さらなる事業拡大のため2018年に東日暮里に移転。規模は大きくなっても、「地域のお客さまのために」という原点に変わりはなく、きめ細かで行き届いたサービスを貫いている。

共用サーバーの入れ替えと同時にデジタル活用を目指す

城北化研は2021年1月、大塚商会を通じてNEC製のオンプレミスサーバーとMicrosoftの『Azure File Sync』を組み合わせたソリューション『ハイブリッドファイルサーバー』を導入した。当初の導入目的は、老朽化した共用サーバーを入れ替えるというものであった。

「従来の共用サーバーは既に10年ほど使用しており、いつ壊れてもおかしくない状態になっていました。そこで、入れ替えのために共用サーバーの利用状況を調べてみたところ、あまり活用されていないことが分かったのです」と郷氏は振り返る。

それまで、同社では共用サーバーに何を入れるのかというルールが明確化しておらず、メーカーのカタログや資材に関する資料、施工要領書、社内で使う各種申請書など、数多くのファイルが整理されずに保管されていた。社員が各自の判断でフォルダを作成して、ファイルを入れるので、必要なファイルがどこにあるのかを探すのもひと苦労であった。

バックアップとセキュリティにも不安が

また、従来の共用サーバーにはデータのバックアップ機能がなく、十分なセキュリティが施されていないことも活用の妨げとなっていた。見積書などの重要なデータを共用サーバーに入れると消失や漏えいの恐れがあるため、営業担当者はそれぞれのPCに保管していた。「そのため、内勤の担当者がお客様から見積りに関する問い合わせを受けても調べようがなく、外勤(営業担当者)に連絡を取って処理してもらうといった手間が生じていました」と郷氏は語る。

さらに、従来の共用サーバーは容量に制限があり、十分な容量を確保しないと今後の事業拡大に対応しきれなくなるという懸念もあった。これらを踏まえて、城北化研は以前からファイアウォールや勤怠管理システムの導入などで取引のあった大塚商会に入れ替えを相談。大塚商会は、NASに入れ替えてバックアップを外付けする方法と、クラウドサーバー、または『ハイブリッドファイルサーバー』に入れ替えるという三つの選択肢を提示。城北化研はその中から『ハイブリッドファイルサーバー』の導入を決定した。

オンプレミスとクラウドの長所を兼ね備えている点を評価

城北化研が選定した『ハイブリッドファイルサーバー』は、文字通りハードウェアをオフィスに設置するオンプレミスと、サービスとして利用するクラウドの二つを組み合わせたハイブリッド構成のサーバーである。運用を開始した『ハイブリッドファイルサーバー』は、事前に大塚商会側で検証済みのNEC製のオンプレミスサーバーとMicrosoft Azureの組み合わせであった。

オンプレミスに登録したファイルはクラウドにも自動で同期されるので、手間なく遠隔地保管できるのが大きな特長の一つだ。

しかも、オンプレミスのみだとデータが増えるたびにハードウェアを買い替えて容量を拡張しなければならないが、ハイブリッドなら必要な分だけクラウド側にサービスとして柔軟に容量を追加できる。もちろん、信頼性の高いMicrosoftのサービスなので、セキュリティ面でも従来の老朽化した共用サーバーに比べて格段に安心である。

また、ハイブリッドによる運用であれば、ネットワーク回線の不具合等によって一時的にクラウドに接続できなくなっても、オンプレミス側のファイルを使って業務を継続できる。さらに、万が一オンプレミス側に障害が発生しても、クラウド側に同じファイルが保管されているので、見積書などの重要なファイルが消失してしまうリスクも少ない。これらの点に大きなメリットを感じたことが、『ハイブリッドファイルサーバー』を選ぶ決め手となった。

導入に先駆けてファイル共用のルールを策定

共用フォルダには見積書などの書類も保存されており、作成者以外でも顧客やメーカーからの問い合わせに対応できる

郷氏は、『ハイブリッドファイルサーバー』の導入に当たって、「せっかくなので、ファイル共用に関するしっかりとした社内ルールを設け、社員全員による活用を促すことにしました」と語る。

それまで各営業担当者が個人のPCに保管していた見積書やメーカーへの申請書といったドキュメントファイルは全て整理・分類したフォルダに入れることに決め、担当者ごとにばらばらだった書類の書式も統一した。

これによって、書類作成者以外でもどのフォルダに何のファイルが入っていて、ファイルのどこを見れば顧客やメーカーからの問い合わせに対応できるのかが分かるようになった

さらに、「従来は紙で作成・提出していた日報や回覧、会議資料などもデジタル化して保管するというルールを決め、『ハイブリッドファイルサーバー』を使わざるを得ない状況をつくって活用を促しました」と郷氏は説明する。

共用サーバーの活用によってさらなる業務効率の向上を図る

共用サーバー内は社員が誰でも同じように使えるように整理されている

これらのインフラ面、運用面での環境整備によって、社員同士によるファイル共用は格段に進み、業務効率の改善に結び付いた。

まずは、内勤の社員に顧客やメーカーから問い合わせがあったときに、営業担当者が『ハイブリッドファイルサーバー』に保管したファイルを開いて即座に回答できるようになったことが大きな進歩だ。顧客をお待たせすることがなくなったのでサービスの品質向上につながり、営業担当者の業務負荷も減った。「従来は、営業担当者が帰社してから不在中の問い合わせの対応を行っていたのですが、その負担がなくなったことで営業担当者の残業時間が約1割減りました」と郷氏は語る。

日報や回覧、会議資料などをデジタル化して保管するようになったことで、業務のペーパーレス化が進み、印刷コストも約1割削減されたという。そして何より、厳格な運用ルールを定め、「使わざるを得ない状況」にしたことで、「それまでITを利用することに抵抗があった社員のリテラシーが高まり、意識や行動が変わったことが大きな成果です。ファイルをフォルダに入れるだけで簡単に共用できる仕組みなので、ハードルが低いことも活用につながっているようです」と郷氏は評価する。

リモートアクセスの導入も検討

城北化研は、今後も『ハイブリッドファイルサーバー』の活用を促して、さまざまな業務で効率向上を図っていく考えだ。

例えば、同社は営業支援システムを導入しているが、そのスケジュール管理機能を活用する前段階として、『ハイブリッドファイルサーバー』で共用しているスケジュール表に各営業担当者のスケジュールを登録させるという取り組みを行っている。

また、今後は在宅勤務時や外出先からでも『ハイブリッドファイルサーバー』に保管された共用ファイルにアクセスできるように、大塚商会が提供するリモートアクセスシステム『どこでもコネクト』の導入を検討しているという。

郷氏は「当社のようにITに明るい人材が少ない会社でも最新の製品やサービスを利用できるのは、常に有益な情報を提供してくれる大塚商会さんのおかげです。今後も役立つ情報の提供やきめ細かなサポートをお願いしたいですね」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「リモートアクセスの導入も支援します」

城北化研株式会社様からは、社外から『ハイブリッドファイルサーバー』にリモートアクセスできる仕組みを導入したいというご相談をいただいています。引き続き、ご要望にお応えできるソリューションを提案します。

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  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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