複合機アプリケーションで名刺データを共有

営業担当者の引き出しに眠っていた名刺をスキャンしてデータベース化、メールマガジンの発送も容易に

槇野産業株式会社 導入事例

製造業1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

槇野産業株式会社は営業担当者が個別に管理していた得意先の名刺情報を共有するため、大塚商会を通じて複合機を刷新。名刺などをスキャンしてデータ化できる仕組みを整えた。顧客へのアポイントが容易になったほか、メールマガジンの送付先も簡単に追加できるようになるなど、さまざまな成果が表れている。

  • 業務効率の向上
  • 生産性向上対策
  • コスト削減

槇野産業株式会社

導入先の概要

業種
製造業
事業内容
粉砕機の製造 ほか
従業員数
31名(2024年3月現在)
ホームページ
https://www.mkn.co.jp/index.html

導入の狙い

  • 社内の名刺情報を共有したい
  • ペーパーレス化を推進したい

解決策

  • 複合機を刷新し、複合機ソリューションと組み合わせて名刺管理の仕組みを構築する

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
複合機RICOH IM C2510お問い合わせ
RICOH IM C3510お問い合わせ
紙文書の電子化アプリケーションQuickスキャン V6お問い合わせ
名刺管理ツールホットプロファイル Liteお問い合わせ

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槇野産業株式会社 導入事例(PDF:3,620KB)

導入事例詳細

大正15年創業の老舗粉砕機メーカー

創業から98年目を迎える槇野産業株式会社。食品原料から工業材料まで扱える製品を製造している企業として展示会への出展では粉砕機の実機展示をしていることも多い

東京都葛飾区にある槇野産業株式会社(以下、槇野産業)は、食品や工業製品、木材などを粉末状に加工する粉砕機を製造する老舗メーカーだ。1926(大正15)年、創業者の槇野 義一郎氏が主力製品の「マキノ式粉砕機」を開発したのが会社の始まりである。

「マキノ式粉砕機」の内部。長年にわたり蓄積してきた豊富なノウハウが詰め込まれ、さまざまな分野で活用される優れた汎用機として提供されている

同社の粉砕機は、戦前までは高価だった米の代わりに粟(あわ)、稗(ひえ)、木の実などを砕いてパンの粉にするためなどに使われ、戦後に入ると、食糧難の中、玄米パンなどの粉を作るために用いられた。政府の食糧対策の一つとして1万台の生産計画が打ち出され、名だたる重機械メーカーと共同で大規模に生産を行ったこともある。

代表取締役社長 槇野 雄平氏

「現在では、食品のほか、電池の材料をはじめとする工業製品や化学品、木材チップなど、さまざまな物の粉砕に利用されています。汎用(はんよう)機なのであらゆる用途に使え、微調整を加えることで多彩な要求に応えられるのが当社粉砕機の特長です」と語るのは、同社代表取締役社長の槇野 雄平氏だ。

近年、特に注文が増えているのが木材チップの粉砕機だ。SDGsへの対応から、プラスチック原料に木の粉を混ぜ込むウッドプラスチックなどの需要が高まっており、同社にとっては新たな商機となっている。また、粉砕機だけでなく、砕いた粉を混ぜ合わせる混合機、ふるい分けや異物除去を行う分級・分離機など、「砕く・混ぜる・分ける」の作業をトータルに行える機器をラインアップしているところも同社の大きな強みだ。用途が広いことから、得意先の業種も広範囲にわたり、機器の納入先は約1,800社にも上るという。

「年に4回、大規模な展示会に出展しており、その都度、新しいお客様が増えています」と槇野氏は説明する。

海外からの年々引き合いも増えており、槇野産業の粉砕機はグローバルに活躍している。

名刺情報を共有するため複合機ソリューションを導入

槇野産業は今から6年ほど前、大塚商会に依頼して複合機を刷新。当時の最新モデルであったリコー製『RICOH IM C2500』と『RICOH IM C3500』を各1台導入した。新しい複合機に入れ替えて、業務効率化を図ることも目的の一つであったが、より大きな狙いは各営業担当者がバラバラに管理していた名刺の情報を共有することにあった。

同社には6名の営業担当者がいるが、それぞれの顧客の名刺は、各人が引き出しの中にしまい込んでいた。そのため、別の営業担当者の、顧客の連絡先を知りたいと思ったら、その担当者に声をかけ、引き出しの中から名刺を探し出してもらうといった手間が生じていたのである。

「名刺を持っている営業担当者自身も、顧客に連絡を取るたびに、引き出しの中に1,000枚以上もため込んでいる名刺の中から該当するものを探し出すのはひと苦労でした。もっと簡単に、PCで相手の名前や社名を入力すれば名刺データが入手できるような仕組みにしたいと考えたのです」と槇野氏は振り返る。

使い慣れている複合機でデータ化できる

当時、世の中にはさまざまな名刺管理ツールが登場していた。どれを選んだらいいのか迷った槇野氏は、電話機や複合機の導入などで長年取引してきた大塚商会に相談。大塚商会による、「最も使い勝手が良さそうだった」複合機ソリューションの提案を採用した。

槇野氏が選んだ複合機ソリューションとは、複合機でスキャンした画像データの整理や活用などが簡単にできるQuickスキャン』である。このソリューションは、スキャンした名刺を名刺管理ツール『ホットプロファイル Lite』と連携が可能。これを使えば、最もシンプルに名刺の共有が実現できると考えたのだ。

「使い慣れている複合機で名刺を読み込めば、すぐにPCで必要な名刺データを呼び出せるようになるのですから、これほど簡単なことはありません。大塚商会の提案を聞いて、すぐに『これだ!』と思い、即断即決で導入しました」(槇野氏)

営業担当者が使用する『RICOH IM C3500』。Quickスキャンの『ホットプロファイル Lite』連携で名刺をスキャンするだけで、『ホットプロファイル Lite』に名刺データが転送される

工場に隣接したワークスペースに設置された複合機。蓄積された製品図面は紙で保管されていたが、複合機の活用でデータ化を進めている

社長自身も手伝って社内全ての名刺をデータ化

複合機を刷新し、『Quickスキャン』と『ホットプロファイルLite』を導入すると、槇野氏は早速、全営業担当者に「持っている名刺を全てスキャンするように」と呼び掛けた。1人あたり1,000枚以上、担当者によっては3,000枚近く持っている名刺を全てスキャンするのは大変な作業ではあったが、社長である槇野氏自身も手伝って、何とか全ての名刺をスキャンし終えたという。

「後々、名刺探しの作業が格段に楽になることを考えれば、やっておいてよかったと思います。余分な仕事が増えることに抵抗を感じた担当者も少なくなかったと思いますが、何とか協力してくれました」と槇野氏は語る。

図面や契約書もペーパーレス化

槇野産業は、『Quickスキャン』の導入を機に、名刺だけでなく、それ以外の書類についてもデータ化を推し進めた。紙で保管していた製品図面のデータ化も、その取り組みの一つである。同社が製造する粉砕機などの製品は、全てが顧客ごとの要求に応じた受注生産品である。一つとして同じ製品はなく、それぞれの修理・メンテナンスのために、全ての図面を保管しておく必要があった。

「98年事業をやってきた会社ですので、紙で保管している図面の量は膨大です。保管スペースを少しでも省き、必要な図面をすぐに取り出せるようにするためにも、データ化は必要だと考えました」と槇野氏は説明する。

取引先との契約書や、仕入れ先関連の書類についても、『Quickスキャン』を使ってデータ化を進めた。仕入れ先関連の書類とは、調達する部品の資料や、取引口座開設時の書類、振込先を記した書類などであるこれらの情報が簡単に閲覧できるようになったことで、営業担当者は余分な時間を取られなくなり、営業活動に専念できるようになった。ペーパーレス化とともに、業務効率化も著しく進んだことに槇野氏は満足しているようだ。

受注生産で製作する製品は、熟練の職人が仕様を確認しながら1点ずつ作業していく。最終的に、要求に応じた粉砕が実現できているかテストを行って納品される

「たたいて砕く」タイプの同社の粉砕機は、お客様が粉砕したい原材料の形状や固さを踏まえて設計される。長時間稼働にも耐えられる性能を持った製品製造にも対応している

メールマガジンの送信先登録も簡単に

複合機ソリューションを使った名刺管理の仕組みは、営業担当者から好評を得ている。

「以前は別の営業担当者に依頼しないと確認できなかった名刺情報が、今は手元のPCで簡単に閲覧できるので、『とても楽になった』と評判です。アプローチしたいお客様にすぐ連絡できるようになったので、より多くの成約につながる効果も期待できると思っています」(槇野氏)

展示会後に集まる名刺は200枚に及ぶこともあるが、『Quickスキャン』と『ホットプロファイル Lite』を導入後はデータ管理が実現し、顧客対応のスピードも上がっている

同社は、年4回の大規模展示会への出展で、毎回150枚から200枚ほどの名刺を受け取るそうだ。そうした新規の名刺情報も、すぐにスキャンして取り込めるので、顧客データベースはどんどん膨らんでいる。

「いつ、どこで、どんな商談をしたのか、といったメモも入力できるので、商機を逃さず、タイムリーな提案ができるのも助かっています」と槇野氏は語る。

さらに槇野氏が評価しているのは、『Quickスキャンホットプロファイル Lite連携でデータ化した顧客のメールアドレスが、そのままメールマガジンの送信先として登録できる点だ。「以前はメールアドレスをスプレッドシートにまとめ、コピー&ペーストで送信先リストに登録していたので作業が非常に煩雑でした。『ホットプロファイル Lite』のおかげで登録がとても楽になりましたし、入力ミスがなくなったのもありがたいです」(槇野氏)。

槇野産業は2024年3月、複合機をリコー製の『RICOH IM C2510』と『RICOH IM C3510』に、『Quickスキャン』は『V5』から『V6』にバージョンアップした。また、定型サイズに加え、領収書や請求書など不定形サイズの帳票を自動検知してスキャンできる『帳票スキャン拡張ユニット』も導入した。新しい機能を備えた複合機ソリューションを活用して、さらなる業務効率化を推し進めていく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「さらなる効果を生み出す複合機ソリューションをご提案します」

槇野産業株式会社様は『Quickスキャン』を使って電子帳簿保存法に対応しておられ、インボイス制度への対応も進めています。大塚商会は、引き続き槇野産業株式会社様の事業に有効なソリューションを提案していきます。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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