豊富な知見とノウハウで自治体DX推進を支援

市独自のDXビジョンを策定し、「選ばれるまち」のこれからを担うハイフレックスな行政サービスを推進

栃木県真岡市 導入事例

官公庁・自治体101~1,000名コンサルティング営業・業務プロセス効率化

栃木県真岡市は、2020年12月に国が公表した「自治体DX推進計画」に基づき、行政サービスの向上や職員の働き方改革などを目指すDX推進プロジェクトを発足。外部の知見とノウハウをプロジェクトに生かすため、大塚商会のコンサルティングサービスを利用し、現在DX推進のための戦略作りを進めている。

  • 自治体DX
  • 業務効率の向上
  • サービス改善

2021年8月取材

栃木県真岡市

導入先の概要

業種
地方自治体
事業内容
行政サービス
従業員数
487名(2020年4月現在)
ホームページ
https://www.city.moka.lg.jp/

導入の狙い

  • DX推進のための知見とノウハウを得る
  • 推進計画作りや戦略作りの支援を仰ぐ

解決策

  • 大塚商会の『DX策定支援コンサルティングサービス』を利用

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
 DX策定支援コンサルティングサービス-

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栃木県真岡市 導入事例(PDF:3,367KB)

導入事例詳細

選ばれるまちを目指して、市民の情報インフラ整備に注力

日本一のいちご生産量を誇る真岡市。いちごの普及活動として、コロナ禍では「オンラインいちご狩り」を実施。メディアにも多数取り上げられている

栃木県南東部に位置し、生産量日本一の「いちごのまち」として知られる真岡市は、自然環境豊かな地方都市である。「『選ばれるまち』もおか」をキャッチフレーズに暮らしやすいまちづくりを進めており、地域情報を提供するケーブルテレビやコミュニティーFMは市が設備を所有。ケーブルテレビの回線は高齢者の見守りサービスにも利用し、コミュニティーFMでは災害情報を発信するなど、市民に安全・安心な暮らしを提供するための情報インフラとして機能させている。

早くから行政サービスや業務のICT化に取り組んできた真岡市は、コロナ禍が発生すると、すぐさま職員がリモートでも働ける環境を整備した。「リモートアクセス方式のテレワークシステムを導入し、職員が自宅のPCから市役所のサーバーにアクセスできるようにしました。自宅のPCにはファイルがダウンロードされず、印刷もできない仕組みになっているので、情報漏えいの心配はありません」と語るのは、総合政策部 情報政策課 情報管理係長の小池 知恵子氏である。

テレワークでも職員同士がコミュニケーションを図れるように、LGWAN対応のビジネスチャットも導入。「現在、市の全職員のうち300名程度のテレワーク可能な環境が整っています。また、自宅にPCやWi-Fiがない職員のためにテレワーク用PC、ルーターを各50台導入し、職場の密を避けるために積極的な環境整備を行っています」(総合政策部 情報政策課 情報管理係 副主幹 石崎 努氏)

小池 知恵子氏

総合政策部 情報政策課 情報管理係長 小池 知恵子氏

石崎 努氏

総合政策部 情報政策課 情報管理係 副主幹 石崎 努氏

国が公表した計画に沿ってDX推進プロジェクトを始動

真岡市は2021年初め、行政サービスを向上させること、および職員の働き方改革をさらに推進することを目的として、DX(デジタルトランスフォーメーション)に取り組むことを決定した。小池氏はその経緯について「2020年12月に総務省が『自治体DX推進計画』を公表し、自治体が取り組むべき情報施策や国の支援策が明示されたことを受けて、市長の指示の下、本格的に取り組むことになりました」と説明する。

小池氏が係長を務める総合政策部 情報政策課 情報管理係は、市役所の行政サービスや業務のICT化を担当する係である。しかし、DXは単なる事務処理のデジタル化ではなく、それによってサービスの内容や質、職員のワークスタイルを抜本的に変革するものである。しかも、5年、10年という長期ビジョンを掲げ、市役所全体として取り組んでいかなければならないプロジェクトだ。

「到底、情報管理係だけで進められるものではなく、どのような体制で、どう推進していくのかという知見は、市役所内全体を見渡してもありませんでした。そこで、まずは協力してくれる外部の支援業者を探すことから始めました」と小池氏は振り返る。

市の特性を踏まえた提案が決め手に

2021年4月に支援業者の公募を行い、翌5月に複数候補の中から大塚商会を選定。『DX策定支援コンサルティングサービス』を利用して変革に取り組むことになった。大塚商会を選んだ理由は、他社の提案に比べて、真岡市の特性を踏まえた適切な内容だと評価したからだ。

「他社のプロポーザルの中には、『こんなことが本当にできたらすごい』と思うような斬新なものもありました。しかし、真岡市の職員の資質や気質を考えると、そこまでできるのかと思うような身の丈に合わない提案に感じました。その点、大塚商会さんの営業担当者は地域性や市役所の特性をよく理解し、受け入れやすい提案をしてくださいました」と小池氏は評価する。

また、大塚商会は10年ほど前から真岡市役所のネットワークインフラ整備を手掛けてきた実績もあり、その意味でも安心して任せられるパートナーだと判断した。

トップダウン方式による推進体制を確立

市長をはじめとする、市幹部を対象に開かれた研修会の様子。真岡市独自のDXビジョンやDX推進体制に関して確認を行った同会は、地元新聞にも取り上げられた

大塚商会を支援業者とすることが決定し、真岡市のDX推進プロジェクトは2021年5月に正式に始動した。

真岡市がまず手を付けたのが、体制作りである。従来のICTプロジェクトの推進体制は、小池氏をはじめとする現場の職員が新しい技術やソリューションを探し出し、それを市長に報告して導入の承認を得るという「ボトムアップ方式」であった。

しかし、将来の行政サービスや業務の在り方を定め、5年、10年単位で変革に取り組んでいくとなると、行政トップによるイニシアチブが欠かせない。そこで、大塚商会のアドバイスを基に、市長がDX推進プロジェクトのオーナー(代表者)となり、「トップダウン方式」で物事を決めていく体制を作り上げた

さらに、トップの意向を現場に伝え、全職員が一丸となってDXを推進していくという意識と行動を根付かせるため、各課の係長以上の職員の中から、DX推進員も任命している。

「ハイフレックス市役所」を目指す

プロジェクトが正式始動した5月から6月にかけて、小池氏をはじめとするプロジェクトメンバーは週1回のペースで大塚商会と打ち合わせを行った。

「最初の段階では、市長をはじめとするトップの方々に『DXとは何か?』『どのようなメリットがあるのか?』という基本的なレクチャーを行ってもらいました。まずは知識を十分に蓄え、その意義を理解したうえで、トップとしての明確なビジョンを描いていただくためです」と小池氏は説明する。

そのうえで、真岡市ならではの独自性を持ったDXビジョンとして掲げたのが「ハイフレックス市役所」だ。

ハイフレックスとは、「ハイブリッド」と「フレキシブル」をかけ合わせた言葉だ。PCやスマートフォンによる行政サービス申請等のオンラインサービスと、窓口による対面(オフライン)サービスを組み合わせ、どちらでも自由に利用できる環境づくりを目標に定めたのである。

小池氏は「オンラインは確かに便利ですが、スマートフォンが使えない方も大勢いらっしゃいます。市民や企業、団体にとってより使いやすいサービスを各自が自由に選べるようにするのがベストだと考えました」と説明する。

AIチャットボットや電子承認システム等でDXを目指す

真岡市のDX推進プロジェクトは現在も続いており、「ハイフレックス市役所」の実現に向けた戦略作りが進められている。その中で、既に導入が決定しているソリューションの一つが「AIチャットボット」だ。これは、スマートフォンなどを使って真岡市が開設したアカウントにアクセスし、「〇〇を申請したいのですが」などとチャットを送ると、AIが自動回答してくれるものである。ちょっとした問い合わせやサービスの申請なら、わざわざ窓口に出向かなくてもスマートフォンで完結できるのがメリットだ。しかも、24時間365日対応できるので、窓口のように時間を気にしなくてもいい。

小池氏は「これによって窓口の『密』を減らすことができ、ウイルス感染リスクを抑えられますし、職員の問い合わせ対応の負荷が軽減されることも期待しています。2021年度中には導入を実現したいと考えています」と語る。

電子承認システムの導入も検討

このほか窓口のモニターに表示される受付番号、呼出番号などのリアルタイム動画を市のホームページで配信し、窓口に来なくても窓口の混雑状況が分かるサービスも準備中だという。

さらに、職員の働き方改革を促すソリューションとしては、在宅でも決裁の申請や承認ができる電子承認システムの導入を検討している。これが実現すれば、真岡市職員のテレワークはさらに促進されることだろう。

小池氏は「大塚商会さんは全国の自治体のDX推進に数多く携わっているので、ヒントになる情報をたくさん持っています。これからも有益な情報提供やアドバイスを受けながら、『ハイフレックス市役所』を実現するためのソリューションを積極的に導入していきたいと思います」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「自治体の先進事例を積極的にご紹介します」

真岡市様からは、「大塚商会はほかの自治体の先進事例をよく知っているのでありがたい」とご評価いただいております。これからも、参考になる事例や最新ソリューションの情報を積極的にご紹介します。

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  • 印刷して会議資料に

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