豊富な知見とノウハウで自治体DX推進を支援

市の特性を踏まえた提案が決め手に

2021年4月に支援業者の公募を行い、翌5月に複数候補の中から大塚商会を選定。『DX策定支援コンサルティングサービス』を利用して変革に取り組むことになった。大塚商会を選んだ理由は、他社の提案に比べて、真岡市の特性を踏まえた適切な内容だと評価したからだ。

「他社のプロポーザルの中には、『こんなことが本当にできたらすごい』と思うような斬新なものもありました。しかし、真岡市の職員の資質や気質を考えると、そこまでできるのかと思うような身の丈に合わない提案に感じました。その点、大塚商会さんの営業担当者は地域性や市役所の特性をよく理解し、受け入れやすい提案をしてくださいました」と小池氏は評価する。

また、大塚商会は10年ほど前から真岡市役所のネットワークインフラ整備を手掛けてきた実績もあり、その意味でも安心して任せられるパートナーだと判断した。

「ハイフレックス市役所」を目指す

プロジェクトが正式始動した5月から6月にかけて、小池氏をはじめとするプロジェクトメンバーは週1回のペースで大塚商会と打ち合わせを行った。

「最初の段階では、市長をはじめとするトップの方々に『DXとは何か？』『どのようなメリットがあるのか？』という基本的なレクチャーを行ってもらいました。まずは知識を十分に蓄え、その意義を理解したうえで、トップとしての明確なビジョンを描いていただくためです」と小池氏は説明する。

そのうえで、真岡市ならではの独自性を持ったDXビジョンとして掲げたのが「ハイフレックス市役所」だ。

ハイフレックスとは、「ハイブリッド」と「フレキシブル」をかけ合わせた言葉だ。PCやスマートフォンによる行政サービス申請等のオンラインサービスと、窓口による対面（オフライン）サービスを組み合わせ、どちらでも自由に利用できる環境づくりを目標に定めたのである。

小池氏は「オンラインは確かに便利ですが、スマートフォンが使えない方も大勢いらっしゃいます。市民や企業、団体にとってより使いやすいサービスを各自が自由に選べるようにするのがベストだと考えました」と説明する。

電子承認システムの導入も検討

このほか窓口のモニターに表示される受付番号、呼出番号などのリアルタイム動画を市のホームページで配信し、窓口に来なくても窓口の混雑状況が分かるサービスも準備中だという。

さらに、職員の働き方改革を促すソリューションとしては、在宅でも決裁の申請や承認ができる電子承認システムの導入を検討している。これが実現すれば、真岡市職員のテレワークはさらに促進されることだろう。

小池氏は「大塚商会さんは全国の自治体のDX推進に数多く携わっているので、ヒントになる情報をたくさん持っています。これからも有益な情報提供やアドバイスを受けながら、『ハイフレックス市役所』を実現するためのソリューションを積極的に導入していきたいと思います」と語った。