外注印刷コストを飛躍的に削減

株式会社屋外体育（以下、屋外体育）は、1997年の設立以来、「真面目に明るく、そして人のために」をモットーに掲げ、屋外スポーツ施設の設計・施工を通じて人々の健康づくりに寄与している。主な取引先は学校や自治体で、東京・千葉・埼玉を中心に事業を拡大。学校のグラウンド整備をはじめ、テニスコートや野球場、公園の運動施設などに幅広く対応している。10カ月以上かかるような大型案件からグラウンドの補修などの小規模な依頼まで、依頼の規模は大小さまざまだ。

「当社の強みは、本社を構える杉並区を中心とした地域密着型の会社であることです。例えば、バスケットゴールや野球場のネットの修復など、屋外スポーツ施設に関するどんな要望にも迅速に対応しています。地域の皆さんが何でも相談できるような会社が理想です」と話すのは、営業本部 総務課長の澤井 徹氏。

コロナ禍では、感染防止の観点から屋外スポーツ施設工事の延期や中止が相次ぎ、役所や学校への訪問営業も自粛していたため、営業面では少なからず影響を受けたという。しかし、電話営業と自社のパンフレットを郵送する営業スタイルにシフトすることで、業績が着実に回復。その際、重要な役割を担ったのが、パンフレットなどの内製化を実現できるカラーPOD機の導入だった。

こうして同社は大塚商会の提案を受けて、2021年3月にカラーPOD機『RICOH Pro C5300』を導入。機器の選定は、パンフレットをはじめとしたさまざまな印刷物に対応できる点を重視したという。また、カラーPOD機の導入に合わせて『マテリアルカタログ』を利用し、さまざまな印刷用途に対応した用紙を入手できる環境を整えた。

まずは、日常業務で通常の複合機として使用を開始。そのうえで、カラーPOD機の性能を生かして最初に取り組んだのが、名刺の内製化だった。以前は名刺を外注しており、費用面も考慮して全てモノクロ仕様にしていた。しかし、カラーPOD機を活用することによって、名刺を気軽にフルカラーで印刷できるようになった。

「以前名刺の作成を外注していた際は、名前などを一部変えるだけでもデザイン料がかかっていました。しかし今は自分たちで名前や役職名を変更してカラーPOD機で印刷できるので、追加費用などは一切かかりません。そのため、全社員の顔写真付きの名刺を気軽に作成できるようになりました。インターネットで商用可能なフリー画像を入手し、それを名刺に張りつければ、オリジナルの名刺を簡単に作れます。例えば、テニスや野球のイラストを載せれば、当社の事業内容が一目で分かるので、営業をする際に覚えてもらいやすくなったのではないかと思います」（澤井氏）

カラーPOD機の導入で、まず効果を発揮したのが費用面だ。印刷物の内製化が実現したことで、印刷コストが劇的に削減された。会社のパンフレットは、和紙のファイルを含めても、これまでの約10分の1のコストで印刷をすることが可能になり、名刺は約6分の1にまで費用を抑えることに成功した。

「今はカラーPOD機を使って必要なときに必要な部数だけ印刷すれば済むので、経費削減以外にもオフィスの省スペース化に貢献しています。例えば、営業に行く当日に、会社のパンフレットを必要な部数だけ印刷して、そのまま持参できるので、とても効率が良いです」（澤井氏）

今回導入したカラーPOD機にも、以前と同様にトナーが少なくなると自動で大塚商会に発注する機能が搭載されているが、その他にも便利に感じている点があるという。

「カラーPOD機には、給紙トレーが二つあり、一つのトレーの用紙がなくなると、もう一つのトレーに自動で切り替わるようになっています。印刷している最中でも、予備のトレーに用紙を補充できるので、非常に便利です」（澤井氏）