会議室の利用状況をリアルタイムで“見える化”

しかし、「毎回PCを開かないと会議室の空き状況が確認できず予約もできないため、もっと手軽に確認や予約ができるようにならないかという声がありました。そこで、今回のシステム構築を検討しました」と振り返るのは、人事総務部 総務課 専任課長の仁木 裕之氏である。

仁木氏は、社内で実施している「AIビジネス推進プロジェクト」の一つとして、『会議室予約システム』の刷新プロジェクトを会社に提案。社内サービス改善や従業員満足度の向上に寄与するものであると判断され、すぐに採択されたという。こうして2022年、このプロジェクトは正式に動き出した。

総務課が構想したのは、本社ビル内にデジタルサイネージを設置し、20室ある会議室の予約状況が一目で分かるようにする仕組みだった。『eValue』の施設予約機能とサイネージを連携させ、会議室が予約されると情報がリアルタイムにサイネージに表示されるようにしたいと考えたのだ。これなら、社員はPCを開かなくても会議室の空き状況を確認できるようになる。さらに同課は、PCを使わなくても会議室を予約できるように、社内コミュニケーションに利用されている『Microsoft Teams』と『eValue』を連携させ、『Teams』のスマートフォンアプリから簡単に予約・削除できるような仕組みを検討した。

この仕組みを構築・利用するだけでも、会議室予約の煩わしさはかなり軽減されるが、総務課はさらなる機能をシステムに加えることにした。それは、予約された会議室が実際に利用されているかどうかを確認するための機能である。

新しい『会議室予約システム』の開発は、総務課の要請を受けて、大塚商会のテクニカルソリューションセンター（TSC）セキュリティソリューション2課が担当することになった。各会議室に設置するIoTセンサーの選定を担当したのは、同課 テクニカルエンジニアの須堯 大喜氏である。数限りなくある市場に出回るIoTセンサーの中から、須堯氏はさまざまなセンサーを実際に設置し、人の「いる、いない」をより正確に判定できるものに絞り込んでいった。

「会議室が使われている日中は実験が行えないので、毎日夜に作業していました。センサーの感度は設置場所によって大きく変わるので、機種の選別だけでなく、室内のあちこちに置いて反応を確かめました」と、実証実験の苦労を振り返る。

実験を重ねた結果、須堯氏は人感センサーとカメラを組み合わせた最も精度の高い判定方法を見つけ出し、総務課が要求する機能を実現させた。現時点では、この予約状況と利用状況を照合した情報は、総務課だけが確認できるようにしている。「あくまで傾向分析のための機能なので、社員に情報公開しているわけではありません。今後社員から『予約で満室だが空き会議室はないか？』といった問い合わせがあったときに、個別に情報を提供するといった使い道はあるかもしれません。実際、開発したシステムの機能には、空室だった場合に予約の自動解放を行う機能も備えています」（仁木氏）。

大塚商会は今後、お客様にもサイネージを使った『会議室予約・活用見える化ソリューション』の提案をしていきたいと考えている。インフラ基盤プロモ部 MNS・クライアント課の佐藤 美智子氏は、「総務課がプロジェクトを通じて得た知見をお客様にお伝えしながら、スムーズな導入や効果的な活用方法をアドバイスしたいと思っています」と展望を語る。

自社の研究開発と知見に基づく大塚商会の新しいソリューションが、また一つ生まれようとしている。