会議室の利用状況をリアルタイムで“見える化”

カメラと在室検知センサーで会議室の在室有無を検知し、サイネージ表示で利便性を向上

株式会社大塚商会 人事総務部 総務課 導入事例

サービス業1,001名~製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

株式会社大塚商会 人事総務部 総務課は社内サービス向上のため『会議室予約・活用見える化ソリューション』を導入。デジタルサイネージで予約状況が一目で分かり、スマートフォンからも予約できる仕組みを実現。カメラと人感センサーで、予約済み会議室に人がいるかを確認できる画期的な機能も開発している。

  • 社内の情報共有
  • 会議室利用の効率化
  • 生産性向上

株式会社大塚商会 人事総務部 総務課

導入先の概要

業種
ソリューションプロバイダー
事業内容
システムインテグレーション事業およびサービス&サポート事業
従業員数
7,713名(2023年12月末時点)
ホームページ
https://www.otsuka-shokai.co.jp/

導入の狙い

  • 会議室予約の利便性を向上させたい
  • 空き状況の確認などの工数を削減したい
  • 限りある会議室を有効活用したい
  • 室内環境情報を収集し、適切な労働環境の提供と省エネを行いたい

解決策

  • 『eValue』の会議室予約システムに、IoT機器とデジタルサイネージ、
    『Microsoft Teams』を連携させて、会議室の利用状況をリアルタイムに共有する

導入したメリット

導入システム

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導入事例詳細

『会議室予約システム』の刷新プロジェクトが始動

株式会社大塚商会(以下、大塚商会)の人事総務部 総務課は、社員への福利厚生のほか、本社ビルの管理、車両や機材などの資産管理、テナントビルの契約管理などを広く担当する部署だ。

東京都千代田区にある本社ビルの2階には20室の会議室があり、その利用予約を社員から受け付けて確保するのも総務課の仕事である。大塚商会は自社の会議室予約システムとして、お客様にも提供している統合型グループウェア『eValue』の施設予約機能を利用してきた。社員がPCで『eValue』にアクセスし、利用する会議室と日時を選択すれば予約ができる仕組みだ。

人事総務部 総務課 専任課長 仁木 裕之氏

しかし、「毎回PCを開かないと会議室の空き状況が確認できず予約もできないため、もっと手軽に確認や予約ができるようにならないかという声がありました。そこで、今回のシステム構築を検討しました」と振り返るのは、人事総務部 総務課 専任課長の仁木 裕之氏である。

仁木氏は、社内で実施している「AIビジネス推進プロジェクト」の一つとして、『会議室予約システム』の刷新プロジェクトを会社に提案。社内サービス改善や従業員満足度の向上に寄与するものであると判断され、すぐに採択されたという。こうして2022年、このプロジェクトは正式に動き出した。

予約された会議室の利用状況も確認したい

『会議室予約システム』ではロケーションが分かりやすい「フロアマップ表示」のほか、空き時間を一目で把握できる「タイムライン表示」でも使用状況を確認可能だ

総務課が構想したのは、本社ビル内にデジタルサイネージを設置し、20室ある会議室の予約状況が一目で分かるようにする仕組みだった。『eValue』の施設予約機能とサイネージを連携させ、会議室が予約されると情報がリアルタイムにサイネージに表示されるようにしたいと考えたのだ。これなら、社員はPCを開かなくても会議室の空き状況を確認できるようになる。さらに同課は、PCを使わなくても会議室を予約できるように、社内コミュニケーションに利用されている『Microsoft Teams』と『eValue』を連携させ、『Teams』のスマートフォンアプリから簡単に予約・削除できるような仕組みを検討した。

この仕組みを構築・利用するだけでも、会議室予約の煩わしさはかなり軽減されるが、総務課はさらなる機能をシステムに加えることにした。それは、予約された会議室が実際に利用されているかどうかを確認するための機能である。

IoTセンサーで会議室の利用状況を確認

総務課がこの機能にこだわったのは、「予約された会議室が、時間になっても使われていない」という社員からの声があったからである。

「会議がなくなったのに会議室の予約のキャンセル処理を忘れたとか、開始予定時刻よりも早めの時間で予約していたために、利用開始時刻から30分たっても誰もいない状態になっている、といったことが珍しくありませんでした。20室しかない会議室は常に予約で埋まってしまうほど利用したい社員がたくさんいるので、なるべく無駄な“空き”は減らしたい。そこで、この課題に対する対策を検討するためのデータ収集の目的で、予約された会議室の利用状況を把握することにしたのです」と仁木氏は説明する。

総務課はまず、各会議室内にIoTセンサーを設置することにした。センサーが人の「いる、いない」を感知することで、会議室が利用されているか否かを判定できるようにしたのだ。そして、この利用状況に関するデータを、『eValue』に登録された予約情報と照合すれば、「予約されているのに利用されていない会議室」が洗い出せるようになるわけである。

さまざまなIoTセンサーを実際に設置し、検証してから決定

TSC セキュリティソリューション2課 テクニカルエンジニア 須堯 大喜氏

新しい『会議室予約システム』の開発は、総務課の要請を受けて、大塚商会のテクニカルソリューションセンター(TSC)セキュリティソリューション2課が担当することになった。各会議室に設置するIoTセンサーの選定を担当したのは、同課 テクニカルエンジニアの須堯 大喜氏である。数限りなくある市場に出回るIoTセンサーの中から、須堯氏はさまざまなセンサーを実際に設置し、人の「いる、いない」をより正確に判定できるものに絞り込んでいった。

「会議室が使われている日中は実験が行えないので、毎日夜に作業していました。センサーの感度は設置場所によって大きく変わるので、機種の選別だけでなく、室内のあちこちに置いて反応を確かめました」と、実証実験の苦労を振り返る。

「在室検知センサー」は微細な光エネルギーを電流に変えるエネルギーハーベスト技術(環境発電)を採用。外部電源への接続不要で、光量が少ない机の下などに設置可能だ

実験を重ねた結果、須堯氏は人感センサーとカメラを組み合わせた最も精度の高い判定方法を見つけ出し、総務課が要求する機能を実現させた。現時点では、この予約状況と利用状況を照合した情報は、総務課だけが確認できるようにしている。「あくまで傾向分析のための機能なので、社員に情報公開しているわけではありません。今後社員から『予約で満室だが空き会議室はないか?』といった問い合わせがあったときに、個別に情報を提供するといった使い道はあるかもしれません。実際、開発したシステムの機能には、空室だった場合に予約の自動解放を行う機能も備えています」(仁木氏)。

システムの情報をサイネージに表示する高度な技術

刷新された『会議室予約システム』では、会議室の予約状況が社内に設置されたデジタルサイネージにリアルタイムに表示される。社員が『Teams』や『eValue』で予約を入れると、すぐさま情報がサイネージにも反映される仕組みだ。

実はこの仕組みの実現は、簡単ではなかった。一般にデジタルサイネージは広告などの動画や静止画の表示に最適化されており、システムと連携させて情報を表示するという使い方はあまり先例がないのだ。この異例な使い方に対応すべく、サイネージと『eValue』の連携を支援したのは、サイネージのメーカーで大塚商会のパートナー企業でもあるサイバーステーション株式会社だ。

サイバーステーション株式会社 営業本部 営業部 杉本 康彰氏

同社 営業本部 営業部の杉本 康彰氏は、「『eValue』からサイネージに届く予約情報が速やかに反映されるよう、大塚商会さんからのフィードバックを基に調整を重ねて実現しました。この経験は今後、当社が別のお客様からシステムとサイネージの連携を相談されたときにも役立つものです」と語る。

新しいソリューションとして提案していきたい

『会議室予約システム』に対する社員からの反応は好評のようだ。忙しい毎日の中、会議室を効率よく利用したい社員にとって、PCを開かなくてもサイネージを見るだけで予約状況が分かるだけでなく、空いていればその場で手元のスマートフォンから予約し、すぐに利用することも可能になった。

サイネージに表示される予約情報は「フロアマップ表示」と「タイムライン表示」の2種類を用意した。フロアマップ表示では、20室ある会議室のうち、どの部屋が空いているのかを視覚的に識別できる。一方、タイムライン表示では、会議室ごとに、どの時間帯が空いているのかを一目で確認できるのが非常に便利だ。また、いずれの表示でも、「空き(予約・在室者なし)」「空き※赤マーク付き(予約なしだが在室者有り)」「予約有(予約有・在室者なし)」「在室(予約・在室者有り)」のステータスアイコンで、利用したい社員に必要な状況確認が一目でできるようになっている。

「現状でも満足してもらっていますが、『こうすればもっと便利になるのに』という要望も届いています。例えば、『Teams』による予約はチャットボットが対応しますが、『もっと自然な会話ができるようにしてほしい』というリクエストもありますし、『サイネージを押せば予約ができるようにタッチパネルを採用してほしい』という声も届いています。一方で、来社されたお客様からも『見やすくて便利ですね』というお声もいただきました。こういったさまざまな意見を反映しながら、よりよいシステムに改善を図っていきます」(仁木氏)

インフラ基盤プロモ部 MNS・クライアント課 佐藤 美智子氏

大塚商会は今後、お客様にもサイネージを使った『会議室予約・活用見える化ソリューション』の提案をしていきたいと考えている。インフラ基盤プロモ部 MNS・クライアント課の佐藤 美智子氏は、「総務課がプロジェクトを通じて得た知見をお客様にお伝えしながら、スムーズな導入や効果的な活用方法をアドバイスしたいと思っています」と展望を語る。

自社の研究開発と知見に基づく大塚商会の新しいソリューションが、また一つ生まれようとしている。

大塚商会担当者からのコメント

「PCを持たない社員でも予約状況が確認できます」

会議室の予約状況をサイネージで表示できるので、普段は特にPCを持ち運ぶことのない職種の社員でも会議室の予約状況を確認できるシステムができました。ぜひ、多くの企業様にご利用いただきたいです。

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  • 印刷して稟議書に添付して
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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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