オフィスの情報共有と組織改革を推進

見落としがちな情報の周知徹底にデジタルサイネージを活用。オフィスの確実な情報共有を推進

株式会社大塚商会 商品部 導入事例

運輸・通信業1,001名~情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上業務データの活用

オフィス用品通販サービス『たのめーる』を縁の下で支える大塚商会 商品部にとって、自然災害による物流網の乱れを確実に把握することは重要な課題の一つです。押さえておくべき情報の周知徹底を目的としたオフィスへのデジタルサイネージ導入は、組織文化の改革にも貢献しようとしています。

  • 情報共有の推進
  • 組織文化の改革

2021年10月取材

株式会社大塚商会 商品部

導入先の概要

業種
ソリューションプロバイダー
事業内容
システムインテグレーション事業/コンピューター、複合機、通信機器、ソフトウェアの販売および受託ソフトの開発など
従業員数
7,429名(2020年末日現在)
ホームページ
https://www.otsuka-shokai.co.jp/

導入の狙い

  • 重要な情報を確実に周知したい
  • 社員同士のコミュニケーションを活発にしたい

解決策

  • オフィスに設置したデジタルサイネージで重要な情報を視覚に訴える

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
デジタルサイネージたよれーるデジサイン クラウドシステムお問い合わせ

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導入事例詳細

最短当日配送サービスを、適切な在庫管理で支える

岩宮 宏氏

商品部 部長 岩宮 宏氏

私たち大塚商会は、「ITでオフィスを元気にする」をテーマに、業種・業態を問わず多彩なITソリューションを提供しています。CMでもおなじみのオフィス用品通販サイト『たのめーる』では、ボールペン1本からオフィスの「困った」に対応しています。このほかにも当社ではソリューションプロバイダーとしてPC・コピー機・ソフトウェアなど豊富な品ぞろえでお客様にお応えしています。

これら多様な商材の購買を、本部として統制し適正に管理することを目的として設けられたのが商品部です。それぞれの事業部や拠点からの要望にも目を向け商品の発注を適切に行い、運営しています。

また、お客様へ商品を迅速にお届けするため物流センターに在庫しておく商品の管理も商品部の重要なミッションです。調達する在庫数の増減の把握や、お客様へ商品をお届けする過程では、倉庫を管理している物流センターを統括する物流推進部との連携が必須であり、日々コミュニケーションを図り業務遂行しています。

現在、大塚商会の物流センターは全国に5カ所あります。それに加え、小規模な配送拠点が約10拠点あります。さらに2021年11月には、最新鋭のロボットストレージシステムを採用した横浜物流センターを開設。さらなる配送スピードの向上に努める中、物流センターの在庫管理を担当する商品部の役割とその責任はより大きくなっています。

物流情報の確実な共有に、デジタルサイネージを導入

特に最短当日配送を実現する『たのめーる』では、物流拠点の在庫管理が極めて大きな意味を持ちます。商品部のメンバーにとって、地震や豪雨、豪雪などによる物流網の乱れは常に把握すべき情報です。物流に異変が生じた際は、メーカーから担当者に即座にメールなどで連絡が届きますが、それを商品部全体に一斉周知することは簡単ではありませんでした。「メールや電話で遅配の連絡を受けても、ともすると担当者自身がそれを失念してしまう可能性もあります。こうした課題解決が急務となっていました」(商品部 部長 岩宮 宏氏)

そこで岩宮氏が注目したのが、大型ディスプレイで情報を視覚に訴えるデジタルサイネージの活用でした。業務の中で見落としがちな情報を、視覚的に常時訴求できることがその理由です。

クラウドサービス活用で、スムーズな運用開始を実現

デジタルサイネージの導入と運用を担当したのは、商品部 商品1課の森岡 賢司氏と商品部 商品2課の田中 寛己氏の二人の若手社員。インターネット環境さえあればすぐに運用を開始できる手軽さから『たよれーるデジサイン クラウドシステム』を採用しました。

森岡 賢司氏

商品部 商品1課 森岡 賢司氏

田中 寛己氏

商品部 商品2課 田中 寛己氏

ディスプレイは、商品部フロア奥の柱に55型ディスプレイ2台を壁掛けで設置。また、死角になる部長・マネージャーのデスク近くには32型液晶テレビを配置しました。「最初に検討したのはディスプレイの配置場所とその大きさです。本社に勤務する約80名の商品部スタッフが常に視認できるよう、映し出す文字のサイズやフォントも考慮しながら検討していきました」(森岡氏)

なお商品が物流センターを出庫してからお客様の手元に届くまでの管理を担う物流推進部もデジタルサイネージを共同利用し、交通情報などに関する情報共有を図っています。

また、社内でデジタルサイネージを運用する際はコンテンツの構成が重要になります。『たよれーるデジサイン クラウドシステム』の場合、番組表という形で時間帯ごとに流れるスライドの順序を決定していきます。

2台のデジタルサイネージは遠い席からも見えるよう、2本の柱の天井付近に設置。フロアの入り口から必ず目に入るため、重要な情報を確実に周知できる

部長・マネージャー席の横には32型の液晶テレビを設置。フロアの大型サイネージと同じコンテンツを配信している

「コンテンツ構成はデジタルサイネージで見せた方が良い情報と、これまで同様にメールによる配信が望ましい情報を切り分けることから始めました。また、『業務に関する情報ばかりでは、せっかくの仕組みも台無しになるよ』という岩宮からのアドバイスもあり、業務以外の情報も積極的に表示しています。その一つが社食メニューの表示です。毎週金曜に翌週のメニューが決定するので、そのファイルを総務部から受け取り、毎日お昼に社食メニューを表示するなど、メリハリがある番組表の編成を意識しています」(田中氏)

またニュース映像の配信など、多様なコンテンツが提供されることも『たよれーるデジサイン クラウドシステム』の特長の一つ。リアルタイムのニュース映像配信は、特に災害時の物流状況の把握に大きな役割を果たしています

現在、物流情報については、担当者がメーカーから得た情報を随時アップロードする形で運用。専任の運用担当者がいないこともあり、常に最新の情報を表示させる運用体制の構築が求められました。その解決に大きな役割を果たしているのが『たよれーるデジサイン クラウドシステム』が備えるコンテンツの有効期限設定に関する機能です。

「有効期限が切れると自動で表示されなくなるので、常に最新の情報のみが掲示されるようになりました」(田中氏)

また『たよれーるデジサイン クラウドシステムではコンテンツの表示時間も自由に設定することが可能です。商品部では30秒という比較的長めの表示時間を設定。確実に情報が伝わることを心掛けています。

ファミリーデー(残業ゼロの取り組み)のお知らせや、重要書類管理の注意喚起など、多様なコンテンツを表示

視覚的な情報提供を通し、重要情報の確実な共有を実現

『たよれーるデジサイン クラウドシステム』の操作シーン。番組表を作成し各コンテンツを設定することで、サイネージに自動配信される

導入効果の一つが重要情報を確実に伝達できるようになったことです。「重要な情報はメールの一斉配信も行っていますが、メールはどうしても埋もれてしまいがちで、見落とすリスクがあります。デジタルサイネージであれば必ず目に留まり、見落としの防止につながります。また、在庫管理の注意点など、業務上常に心掛けるべき事柄の注意喚起にも効果的です」(田中氏)

コミュニケーションの活性化も導入効果の一つです。「デジタルサイネージの表示が業務に関連した会話の糸口になることも多く、オフィスの会話が増えた印象があります。また、物流推進部との情報共有や、総務部との社食メニューを通したやりとりなど、部門を越えたコミュニケーションも活発になっています」(森岡氏)

実は、岩宮氏がデジタルサイネージに注目した理由はもう一つありました。「もう一つの商品部の課題が、それぞれが自分の仕事にのみ専念する(してしまう)という組織文化の改革でした。商品部の仕事の専門性を考えるとやむを得ないことでもあるのですが、デジタルサイネージ導入後は社員同士のコミュニケーションが活発になり、双方向のコミュニケーションが醸成される文化が根付きつつあります」(岩宮氏)

また、現在準備を進めているのが、在宅勤務状況の表示です。「テレワークが一般化したことで、急を要さない確認事項については担当者が出勤した際にまとめて聞くことも増えています。その日のオフィスへの出勤状況が一目で確認できれば、業務効率の向上にも貢献できると思います」(田中氏)

「本社での導入を通して、デジタルサイネージが拠点間での情報共有に対しても優れた方法であることを確信しています。今後は文字や写真だけでなく、オリジナル映像も共有したいと考えています。豪雨や豪雪に見舞われた地域の拠点の映像をデジタルサイネージで共有すれば、状況をよりリアルに把握できるはずです」(岩宮氏)

社内で作成したコンテンツの一部。物流関係の重要情報のほか、Windowsアップデートなどの部内周知にも活用。さらに、新人歓迎用のコンテンツや社食メニューの掲示など、部内コミュニケーションにつながる多彩な活用がなされている

大塚商会担当者からのコメント

「社内で試した結果をお客様へのご提案に反映していきます」

大塚商会はソリューション提案に当たり、まず社内で試すことを心掛けています。『たよれーるデジサイン クラウドシステム』についても、社内の活用事例から学び、メリットを確実にお客様に提供していきたいと考えています。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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