限られた商談スペースを有効活用

「大塚商会では最大級のイベントで、展示されるソリューションの種類や数が多いのが特徴です。しかも展示をご覧いただくだけでなく、こうしたイベントとしては珍しく、お客様と営業担当者が話せる広々とした商談スペースを用意しています」と語るのは、フェアの運営に携わるMM戦略推進部イベント企画課2係の井上 豪氏である。

今回のフェアでは、運営面でも最新テクノロジーを利用した試みがなされた。商談スペースの座席の空き状況の確認や予約をデジタル管理できるようにしたのだ。

従来、座席の予約は紙ベースで行っていた。「受付係が、お客様をお連れした営業担当者から申し込みを受け、ノートに予約時間や利用状況を書き込んでご案内する仕組みでした。手書きだとミスが起こりかねませんし、多くのお客様がいらっしゃるので受付業務が混乱してしまう時間帯もありました」と井上氏は振り返る。

特に、座席使用後の確認が難しく、せっかく空いた座席が利用されずに放置される無駄がしばしば生じていた。「使用後は営業担当者が受付係に連絡し、利用状況を更新するルールで運用していました。ところが、営業担当者はお客様の応対を最優先にする心情的な背景もあり、受付係への連絡をうっかり忘れてしまうケースが少なくなかったのです。会場の広さの都合で今以上の商談スペース拡張は難しいので、無駄な放置座席は何とか減らしたい。そのためには紙の管理では限界があると感じました」と井上氏は明かす。

依頼を受けたサイオステクノロジーは、大塚商会から商談スペースの図面を受け取り、それに合わせてPCやスマートフォンの画面上に表示される座席のマップを作成した。利用した座席をクリックして利用開始・終了時刻を入力すれば予約が完了するという、直感的に操作できるシステムだ。同社 エグゼクティブマネージャーの稲田 勇祐氏は次のよう説明する。

「シンプルで使いやすいのが最大の特長です。今回は弊社でマップを作成しましたが、オフィスの図面を取り込めば、それがそのままマップになるので、総務ご担当者などお客様ご自身が簡単に座席を設定することもできます。もちろんご要望があれば、弊社のデザインチームがさまざまなデザインのマップをご用意します」

オフィスの模様替えをすると座席の配置が少し変わることはよくあるが、それに合わせてマップ上の座席も簡単に動かせるので、わざわざ一からマップを作り直す必要はない。カードリーダーを用意すればFeliCa／Mifare仕様の社員証でのログインもできる。

「『せっかくフリーアドレスを導入したのに、いつも同じ社員が同じ座席を利用するので固定席と変わらない』といった悩みを持つ企業は少なくありません。こうした声に応え、同じ座席の連続使用の制限や座席のランダム指定などの機能も備えたところ、『社内で新しいコミュニケーションが生まれた』と大変好評です」（稲田氏）

こうした使いやすさときめ細かな機能が高く評価され、『YourDesk』は社員認証型座席管理システムで国内ナンバーワンのシェアを誇るという。