調達業務をデジタル化して作業時間を短縮

リノメタルは事業所で利用する部材や消耗品、設備に至るまで、さまざまな購買品を日々調達している。ところが、サプライヤーや購買品の数が非常に多いので、調達業務に多くの時間と手間を要していた。例えば、金型の部品を調達する際には、申請者がサプライヤーへの注文書をExcelで作成し、それを紙に出力後、上長に手渡しして承認依頼を行っていた。そのうえで、総務・経理部が注文書を精査して各サプライヤーにFAXし、その複写したものを申請者へ共有して管理していた。

また、インターネット上で購入する消耗品は、総務・経理部の担当者がWebサイトにログインし、申請者がExcelで作成した注文書を見ながら手入力で調達業務を行っていた。その後、購買品が送られてくると、申請者が検収確認を行い、購買品がどの勘定科目に該当するものか分かるように、紙のメモに購買品の種類や用途を手書きで記入。それを購買品の納品書に貼り付けて総務・経理部に手渡していた。そして総務・経理部は、それを見ながらExcelの集計シートに手入力し、月末にサプライヤーから送られてくる請求書と照合して入金処理を行っていたのだ。

新システムは2020年7月に導入を決定し、従来の紙ベースの調達業務との並行稼働は行わず、同年10月1日から一気に本稼働させる計画を立てた。

だが、購買品が毎月300～400件ある調達業務の仕組みを、わずか3カ月足らずで変更することは決して容易なことではなかった。特に苦労したのは、サプライヤーのカタログ品の登録作業だ。しかし、以前から社内でカタログ品のデータを全てExcelに入力して管理していたので、それを活用して『たのめーるプラス』にインポートし、必要な項目を割り当てることで作業時間を大幅に短縮できたという。

「移行作業は、私を含めて2名で分担して行ったのですが、大塚商会のサポート担当者さんに設定方法などを詳しく教えていただき、分からないことはメールや電話ですぐに回答してくれるので、とても助かりました」（磯辺氏）

『たのめーるプラス』は、サプライヤーとの注文のやりとりをWeb上で行うのが基本だが、大塚商会に相談し、サプライヤーに配慮した運用を行っている。

「金属プレス加工業界では、現在もFAXでのやりとりが主流なので、オプションのFAX送信機能を有効活用しています。『たのめーるプラス』上で購買品の注文が承認されると、その注文書が各サプライヤーへFAXで送信できるように設定していただきました。サプライヤーさんはFAXを活用した既存の業務フローを変更せずに済むので、円滑に移行することができました」（磯辺氏）

新システムを導入したことで、従来の紙ベースの調達業務の課題が全て解消されている。『たのめーるプラス』上で各サプライヤーの購買品を選び、注文書の作成から上長や総務・経理部の承認作業、FAXを利用した注文書の送信までワンストップで行えるようになった。購買品の納品時には、申請者が『たのめーるプラス』上で日付などを入力して検収確認を実施。その後、月末に総務・経理部で購入品の実績データをダウンロードすることで、サプライヤーや勘定科目ごとの集計作業や入金処理が効率的に行える環境が整った。

「一番顕著な導入効果は、購買品の承認作業がデジタル化されてスピーディーに行えるようになったことです。上長が出張やテレワークで会社にいないときも、PC上で承認作業が行えるので、承認フローの大幅な工数削減が実現できました。また、以前のように申請者が注文書にメモ書きをしたり、総務・経理部がそれを見ながらデータを再入力したりする手間も省けるようになり、調達業務の省力化に大きく貢献しています」（磯辺氏）

また、『MAたのめーる』と連携して活用することで、『たのめーるプラス』上で消耗品の調達業務も円滑に行えるようになった。独自の商品カテゴリーを設定して『MAたのめーる』のトップ画面に表示することもできるので利便性が高いという。