- 業種
- サービス業
- 事業内容
- 人材派遣・紹介事業、店舗運営代行事業、福祉介護事業、レストラン・EC事業
- 従業員数
- 300名（2023年6月現在）
- ホームページ
- https://www.style-agent.jp
煩雑な請求書のアナログ業務の課題を解消
株式会社スタイルエージェント 導入事例
サービス業101～1,000名文書管理・電子契約・ペーパーレス紙文書の管理・活用経営基盤強化・リスク対策営業・業務プロセス効率化
株式会社スタイルエージェントは店舗運営代行事業を中心としたビジネスを全国展開している。煩雑になっていた請求書の受け取り業務などの課題を『受取請求書DXパック by invox』の活用で一気に解消した。請求書のデータ化や振り込み・仕訳データの自動生成により、大幅な工数削減を実現させている。
- 業務効率の向上
- ペーパーレス
- 電子帳簿保存法対策
2023年6月取材
株式会社スタイルエージェント
導入先の概要
導入の狙い
- 請求書の受け取りと経理業務を効率化したい
- 社内のペーパーレス化を実現したい
解決策
- 煩雑な請求書のアナログ業務の自動化システムを低コストで導入
導入したメリット
導入システム
| 製品カテゴリー | 製品名・型番 | お問い合わせ |
|---|---|---|
| 受取請求書自動処理システム | 『受取請求書DXパック by invox』 | お問い合わせ |
株式会社スタイルエージェント 導入事例（PDF：2,935KB）
導入事例詳細
アパレル企業などの出店を支援。店舗運営代行事業のパイオニア
総経事業部 部長 井倉 久徳氏
神戸市に本社を構える株式会社スタイルエージェント（以下、スタイルエージェント）は、人材派遣会社として2009年に設立された。同時に店舗運営代行事業もいち早く立ち上げ、急成長を遂げている。その後、介護事業として高齢者の運動不足を解消する介護予防フィットネスジムを、レストラン事業として居酒屋やフルーツジュース店を運営するなど、衣食住に関わる事業を多角的に展開している。
現在、売り上げの8割を占めているのが店舗運営代行事業だ。人材派遣事業は、人材を集めて求人企業に派遣するのが主な業務だが、店舗運営代行事業は、アパレルメーカーなどから店舗を預かり、その運営代行を実施することで毎月の売り上げから手数料を集めている。特にアパレル業界は、地方の百貨店やアウトレットモールに出店したいけれども現地に管理者がいないため、その店舗運営を全面的に委託したいというニーズが多くあるという。
「ここ数年は、大手の人材派遣会社も店舗運営代行事業に力を入れ始めています。その中で当社の強みは、全国にエリアマネージャーを配置できており、万全な体制を整えられていることです。各地の百貨店とは、これまでの店舗運営代行事業の実績で信頼関係が確立されているので、新規の出店計画が円滑に運ぶ利点があります」と語るのは総経事業部 部長の井倉 久徳氏だ。
コロナ禍の外出自粛期間の影響を受けて、一部の飲食系店舗では撤退を余儀なくされたが、各店舗のネット販売を支援しながら難局を乗り越えた。現在の運営状況は回復傾向にあり、全盛期の8～9割の勢いで出店計画が進展。近年は、SDGsの目標12「つくる責任つかう責任」を実現するため、リサイクル品を販売する店舗運営にも力を入れている。
他社との業務提携で展開している「FRUITS KITCHEN LABO」では、こだわりのフレッシュフルーツジュースを販売
兵庫県を中心に、在宅生活を継続するための介護予防を目的としたデイサービス施設「介護予防フィットネス デイサービスすたいる六甲」も運営している
事業規模の急速な拡大に伴い、請求書の処理業務が煩雑化
スタイルエージェントでは、事業規模が急速に拡大する一方で事務処理が煩雑化し、業務上の課題が表面化してきた。
神戸本社では、全ての事業の請求書の受け取りや銀行の振り込み業務を一括で担っており、その請求書の枚数は毎月100件以上に上るという。しかも大半は郵送で届くため、紙の請求書の情報を基にExcelで支払表を作成して双方を突き合わせ、金額に間違いがないかを担当者による目視で1件ずつ確認していた。それを銀行の振り込みデータとして、銀行のWebシステムにインポートするのだが、わずか2名で全て手入力で行っていて、非常に手間もかかるため、毎月作業が完了するまでに丸2日かかっていたという。
「請求書だけでなく、売り上げ報告なども紙をベースとして管理していました。しかし紙の保管では、確認したいときに必要な書類をすぐに探し出せない効率の悪さがあり、早くペーパーレスに取り組みたいと考えていました」（井倉氏）
そうした中、コロナ禍となりテレワークで業務を行う取引先が増加。スタイルエージェントの社員も、自宅から請求書を郵送する必要が出てきた。しかし、切手代や手間もかかることを受け、PDF化した請求書をメール添付で受け取るケースが増えてきた。
その際は、同社が8年ほど前から導入していたグループウェアを自社でカスタマイズして有効活用した。取引先からPDFで送られてきた請求書をグループウェアの専用フォルダーに保存し、グループウェア上で銀行の振り込みデータまで作成できる環境を整えたという。しかし、情報を手入力する手間は残るなど全ての課題を解消することはできず、あくまでも一時的な改善策になっていた。
手頃な価格でOCR機能を備えた最適なツールを導入
その後、『たのめーる』によるオフィス用品の購入で取引実績のあった大塚商会から、電子帳簿保存法に対応したツールがあることを聞き、複合機をベースにした『受取請求書DXパック by invox』を導入するに至った。郵送で送られてくる請求書を複合機でスキャンするだけでデータ化でき、仕訳や振り込みデータを自動生成することで、請求書の面倒なアナログ業務を自動化できることが大きな魅力だった。
「同様の製品を幾つか比較検討しましたが、大塚商会さんの提案がこちらのやりたいことを全て網羅していました。OCRを利用した読み込み機能は導入するツールに欠かせない条件と考えていましたが、『受取請求書DXパック by invox』はリーズナブルな価格でありながら、紙の文書をOCRで読み込んでデータ化できる機能が備わっていると分かり、経理業務が格段に楽になると期待できました。また、大塚商会の担当者さんがとても信頼できる人で、こちらがやりたいことをくみ取ってレスポンスよく対応してくれたため、安心して導入できました」（井倉氏）
『受取請求書DXパック by invox』で、社内のペーパーレス化が大きく進展
『受取請求書DXパック by invox』は、約1カ月間の無料トライアル期間で従来のグループウェアの仕組みと並行稼働させながら運用を開始し、実際の操作方法や導入効果を検証したうえで、2022年3月に本稼働させた。
「最初にデータの保存場所などを設定しておけば、後はPDFを取り込む程度の簡単な操作をするだけです。特に難しい操作手順を覚える必要がないので、誰でも違和感なくすぐに使えるようになりました」（井倉氏）
『受取請求書DXパック by invox』は、郵送で受け取った紙の請求書は複合機でスキャンしてデータ化すればそのまま取り込むことができ、メールに添付されてくるPDFの請求書の場合はそのデータをそのまま取り込むことができる。メール添付で受け取る方が請求書の印刷や郵送コストを削減できてお互いにメリットは大きいため、『受取請求書DXパック by invox』の本稼働を機に、「当社は電子帳簿保存法に対応したシステムを導入したので、PDFの請求書でも大丈夫です」といった案内状を取引先に送って伝えたところ、毎月送られてくる約100件の請求書の中で8割がPDFに切り替わったという。今では、書棚に保管していた紙の書類が一気に削減され、社内のペーパーレス化に大きく貢献している。
請求書データの検索性が向上
『受取請求書DXパック by invox』の導入以前は、紙の請求書を段ボールの箱に詰め込んで会計士に発送し、会計処理を行っていた。しかし現在は、会計士用のアカウントを作成し、『受取請求書DXパック by invox』内のデータを共有・検索できるため、紙の請求書を送付する手間は不要になった。
「今は、『受取請求書DXパック by invox』でキーワードを入力して検索すれば、すぐに必要な請求書を確認できます。紙の束の中から探し出すような手間はなくなりました。会計士さんからも、以前より仕事が格段に楽になったと大変喜ばれています。社内の経理担当者からも、会計士さんから資料の内容についてあれこれ質問されずに済むので、ストレスフリーで日常業務が行えるようになりました」（井倉氏）
請求書のアナログ業務の課題を解消。2日かかっていた作業が2時間で完了
『受取請求書DXパック by invox』の操作画面。請求の申請状況などの情報が分かりやすく可視化されている
『受取請求書DXパック by invox』の本稼働から1年4カ月が経過した今、最も実感している導入効果は、紙ベースのアナログ業務から脱却し、請求書の受け取りや銀行の振り込み業務の作業時間が圧倒的にスピードアップしたことだ。
「請求書の原本とデータ化された金額に間違いがないかのチェックさえ終われば、銀行の振込表のインポートまで一直線で、ボタンをクリックするだけで完了します。以前は丸2日かかっていた作業が、わずか2時間足らずで完了しています」（井倉氏）
そのうえ、手入力による転記ミスなどのリスクも払拭（ふっしょく）。一度出力した振込表と同じものは、再出力されない仕様になっているので、二重払いのミスも自動的に防げるようになったという。
「特に機能面では、一つの画面上で請求書の原本の画像とデータ化された結果を並べて確認できるので非常に便利です。手間のかかる金額のチェック作業を効率的に行えるようになりました」（井倉氏）
『受取請求書DXパック by invox』は、経理担当者からも大好評だ。
「もともと残業は極力行わないように努めていましたが、今回の仕組みを導入したことで時間的にかなり余裕が出てきました。パートさんの中には、本人の希望で勤務時間を週3日に減らした人もいます。その分、プライベートな時間が増えて充実した日々が過ごせるならば、思い切って導入したかいがあったとうれしく思っています」（井倉氏）
今後は契約書の電子化によるペーパーレス化も推進
現在同社は、『Adobe Acrobat Sign』を用いた電子契約サービスの導入も検討している。導入が完了すれば、総務の業務におけるペーパーレス化も大きく進展することが見込まれている。
「今は、社長が印鑑を持参して取引先と契約書を交わすこともありますが、契約書自体が電子化されれば、その手間も省けます。紙の文書をなくすことによって、当社が大切にしているSDGsの目標の一つである自然環境の保全にもつながるので、早急に契約書の電子化に着手したいです」（井倉氏）
今後もITを業務効率向上に積極的に役立てていく方針だ。
大塚商会担当者からのコメント
「煩雑な請求書のアナログ業務の課題解決に貢献します」
請求書にまつわる手作業の効率向上を図ることは、どの企業でも共通の課題といえます。『受取請求書DXパック by invox』の導入で、その課題を一気に解消された株式会社スタイルエージェント様を引き続きご支援します。
- 印刷して上司への説明に
- 印刷して稟議書に添付して
- 印刷して会議資料に
株式会社スタイルエージェント 導入事例（PDF：2,935KB）
- ＊ 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
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