日報・配車管理のシステム化で業務効率が向上

運輸業向け日報請求管理システムとWeb配車システムを連携させ、業務管理の生産性が大幅にアップ

有限会社T・トレジャー 導入事例

運輸・通信業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化業務データの活用コスト削減・売り上げ向上

有限会社T・トレジャーは、軽貨物による運輸事業を主たる事業とする企業だ。Excelによる煩雑なデータ管理と、配車手続きに労力を割いていた同社は、運輸業向け日報請求管理システム『トラックスター』とWeb配車システムを導入。配送ドライバーがスマートフォンで配送完了を入力するだけで日報が生成され、請求に取り込まれる仕組みを構築した。

  • 業務の効率向上
  • 二重作業の解消
  • 長時間労働の是正

2020年10月取材

有限会社T・トレジャー

導入先の概要

業種
運輸・物流
事業内容
軽貨物運送事業、梱包(こんぽう)・封入・封緘(ふうかん)、配送、チャーター便、引っ越し、軽貨物利用運送事業、第一種利用運送事業等
従業員数
110名(2020年10月現在)
ホームページ
http://t-treasure.co.jp/

導入の狙い

  • Excelでの煩雑な業務データ管理を一元化したい
  • 5~6名がかりで時間を割いている請求書発行に要する労力を軽減したい
  • 手書きの配車表で管理している配車業務をシステム化したい

解決策

  • 運輸業向け日報請求管理システム『トラックスター』の活用による業務生産性向上
  • 配車システムを利用して配車業務をWeb上で一括管理
  • 『トラックスター』と配車システムを連携し外部から日報を入力できる環境を構築

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
運輸業向け日報請求管理システムトラックスターお問い合わせ
システム開発事例Web配車システムお問い合わせ

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導入事例詳細

軽貨物による運輸を主に多様な配送ニーズに応える物流会社

代表取締役 菅原 敏秋氏

宮城県仙台市の有限会社T・トレジャーは、軽貨物による運輸・配送・引っ越し事業を主とする企業だ。自社車両を95台保有するほか120台の委託車両を擁し、本社のある東北エリアを中心に企業の定期配送や、連絡を受けてから30分以内に集荷し全国どこへでも配送するスポット配送など、多様な配送ニーズに応えている。

「独自に伝票番号を入力すると、お預かりした荷物の現在地を瞬時に確認できる貨物追跡システムを構築しています。当社のような規模の配送会社で、この仕組みを導入しているところはほとんどないと思います」と自社の強みを語るのは、代表取締役の菅原 敏秋氏だ。

2003年に創業された同社は、きめ細かな配送サービスを提供することで信頼を獲得し、着実に顧客を増やしてきた。現在、福島県郡山市、秋田県秋田市、岩手県盛岡市、大阪府大阪市にも営業拠点を構え、今後は関東エリアにも得意先を拡大する意向だ。

近年は運輸・物流業界も人手不足に直面しており、通販需要の高まりなどによる配送ニーズの増大に反して、ドライバー不足はますます深刻なものとなることが予測される。同社ではそれを見越して、以前から複数の物流企業がトラックやコンテナを共有して荷物を運ぶ「共同配送」を行うための体制づくりも積極的に推進している。

配送管理業務の効率向上に向け『トラックスター』を導入

年々得意先を増やして事業を拡大する同社の配送管理業務にとって課題となっていたのが、ドライバーが提出する手書きの運転日報の内容を、事務担当者がExcelデータとして入力する作業の煩雑さである。日報には、荷主、配送ドライバー、荷物の内容や集荷・配送先、配送時刻等の情報が記載され、荷主への請求や傭車(ようしゃ)先への支払い、経費精算などは、後日そのデータに基づいて行われる。それだけに事務担当者は誤入力がないように注意を払わなければならず、さらに1枚の日報から荷主、ドライバー、請求など、項目ごとの内容を複数のファイルに入力しなければならないことが、大きな業務負担となっていた。

「中でも手間がかかっていたのは、荷主への請求書をExcelデータから作成する作業で、枚数が非常に多いため、月初には5~6名の担当者が丸2日はかかりきりになっていました」(菅原氏)

請求書の発行業務を省力化したいと考えた同社は、解決策を大塚商会に相談。『トラックスター』の活用を推奨された。

「PCなどの導入を通じて以前から取引がある大塚商会さんに対する信頼は厚く、提案されたシステムをぜひ利用してみたいと思いました」(菅原氏)

日報の内容をシステムに入力する手間を省きたい

こうして同社は、2016年に『トラックスター』を導入。Excelで管理していたデータがシステム上に一元管理されるようになり、業務効率が大幅に向上した。荷主への請求書は自動作成され、毎月の請求書発行に要する労力は大幅に減少した。しかし、菅原氏は大きな導入効果を実感する一方で、ドライバーが手書き作成した日報の内容を事務担当者がシステムに入力する作業が依然として残っていることを新たな課題と感じるようになった。

「事務担当者たちは月末にまとめて日報の内容を『トラックスター』に入力していました。複数のExcelファイルにさまざまな項目を入力していた頃と比べると大きく省力化されたとはいえ、日報の枚数は膨大なのでやはり業務負担が大きく、ミスにもつながります。そもそもドライバーが手書きした内容を、事務担当者がシステムに入力するという二度手間が生じていることが課題の要因だと考え、再び大塚商会さんにその解決策を相談しました」と菅原氏は振り返る。

配車システムに入力されたデータを日報として取り込める仕組みを構築

以前は手書きの配車表で配車の管理をしていた同社は、『トラックスター』の導入と前後して、Web上で配車業務の一括管理が行える『Web配車システム』のオーダー開発の依頼を大塚商会にしている。これによって、配送依頼の登録、スケジュール確認、配送ドライバーへの連絡などをシステム上で全て完結させることができるようになり、配車担当者とドライバー双方の業務負担が軽減された。

「当初、『トラックスター』と『Web配車システム』は連携することなく、別々のシステムとして活用していましたが、これをカスタマイズすることで両システムを連携させる提案を大塚商会さんから受けました」(菅原氏)

必要な項目を入力するだけで日報を自動生成

Web配車システムで作成した社員や傭車先ドライバーの配送スケジュールは、配車担当者や各ドライバーがWeb上で確認できるだけではなく、ドライバーのスマートフォンにメールで送信することもできる。配送スケジュールには、荷主、荷物の内容、配送先、ドライバーなどさまざまな情報が含まれ、そのデータは配送完了後に日報として活用することが可能だ。そこに着目した大塚商会は、ドライバーが『Web配車システム』に必要な項目を入力し、配送完了後に「完了」ボタンを押すことで、日報に相当するデータが送信される機能を付与。後日、Web上に蓄積されたひと月分のデータをCSVファイルにして『トラックスター』にまとめて取り込めるようにする仕組みを構築した。

さらなる業務生産性の向上を目指し、アナログ業務のIT化を推進

配車表はドライバーのスマートフォンで確認でき、外部から日報の入力も可能

このように『トラックスター』と『Web配車システム』を連携したことで、ドライバーは業務終了後にスマートフォンから「完了」ボタンを押せば、その日の配送記録が『Web配車システム』に送信され日報となる。そのため、わざわざ手書きで日報を作成する必要がなくなった。

事務担当者は日報の内容をシステムに入力する作業から解放されただけでなく、配送ごとの運賃計算も自動化されました。お客様によって配送料が異なるため運賃体系は複雑ですが、『トラックスター』に登録した運賃マスターは『Web配車システム』と連携しているので、走行距離から運賃を自動算出し、そのデータが『トラックスター』に取り込まれるようになっています。これらのカスタマイズの結果、毎月の請求作業は2名程度の担当がたった1日で終えられるようになり、以前から考えると劇的に省力化しました」(菅原氏)

さらに、『トラックスター』の操作画面では、未入力の項目が赤く表示される。運輸業界では運賃が未定のまま配送が行われ、後日料金が決定されることがしばしばあるが、そのような場合の請求漏れも防げるようになったことにも満足していると菅原氏はいう。

システムのバージョンアップを検討

配送管理業務のさらなる効率向上を図るため、菅原氏はより高機能な『SMILE V トラックスター』にバージョンアップすることを視野に入れている。『SMILE V トラックスター』は旧バージョンに比べて操作性とデータ検索の速度が向上していることに加え、簡易なRPA機能を活用することができるのも特長だ。

「『Web配車システムに蓄積された運転日報のCSVデータは手動でトラックスターに取り込んでいますが、その作業をRPAで自動処理できれば、さらに業務生産性が向上するはずです」(菅原氏)

また、これまでアナログで行ってきた勤怠管理についても、将来的にはシステム化したいと菅原氏は考えている。

「今後、労働基準法で認められる残業時間の上限がさらに規制される可能性があり、それを順守するためには社員の勤怠状況をタイムリーに把握しておく必要があります。月の前半の残業が多かった社員に、後半はなるべく残業をさせないようにするといった対策を講じるためにも、システム化は不可欠だと考えています」

菅原氏はそう語り、引き続き配送や労務管理の業務効率を上げるため、自社の事業にマッチする的確なソリューションを提案してほしいと、大塚商会への要望を口にした。

大塚商会担当者からのコメント

「さらなる業務改善のため、カスタマイズを含めた最適なご提案をします」

有限会社T・トレジャー様は、『トラックスター』を活用することで、手書き日報の内容を入力する業務負担を劇的に軽減されました。これからも、業務改善に結び付くソリューションを積極的にご提案します。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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