日報・配車管理のシステム化で業務効率が向上

導入先の概要

導入システム

軽貨物による運輸を主に多様な配送ニーズに応える物流会社

2003年に創業された同社は、きめ細かな配送サービスを提供することで信頼を獲得し、着実に顧客を増やしてきた。現在、福島県郡山市、秋田県秋田市、岩手県盛岡市、大阪府大阪市にも営業拠点を構え、今後は関東エリアにも得意先を拡大する意向だ。

近年は運輸・物流業界も人手不足に直面しており、通販需要の高まりなどによる配送ニーズの増大に反して、ドライバー不足はますます深刻なものとなることが予測される。同社ではそれを見越して、以前から複数の物流企業がトラックやコンテナを共有して荷物を運ぶ「共同配送」を行うための体制づくりも積極的に推進している。

配送管理業務の効率向上に向け『トラックスター』を導入

年々得意先を増やして事業を拡大する同社の配送管理業務にとって課題となっていたのが、ドライバーが提出する手書きの運転日報の内容を、事務担当者がExcelデータとして入力する作業の煩雑さである。日報には、荷主、配送ドライバー、荷物の内容や集荷・配送先、配送時刻等の情報が記載され、荷主への請求や傭車（ようしゃ）先への支払い、経費精算などは、後日そのデータに基づいて行われる。それだけに事務担当者は誤入力がないように注意を払わなければならず、さらに1枚の日報から荷主、ドライバー、請求など、項目ごとの内容を複数のファイルに入力しなければならないことが、大きな業務負担となっていた。

「中でも手間がかかっていたのは、荷主への請求書をExcelデータから作成する作業で、枚数が非常に多いため、月初には5～6名の担当者が丸2日はかかりきりになっていました」（菅原氏）

請求書の発行業務を省力化したいと考えた同社は、解決策を大塚商会に相談。『トラックスター』の活用を推奨された。

「PCなどの導入を通じて以前から取引がある大塚商会さんに対する信頼は厚く、提案されたシステムをぜひ利用してみたいと思いました」（菅原氏）

配車システムに入力されたデータを日報として取り込める仕組みを構築

以前は手書きの配車表で配車の管理をしていた同社は、『トラックスター』の導入と前後して、Web上で配車業務の一括管理が行える『Web配車システム』のオーダー開発の依頼を大塚商会にしている。これによって、配送依頼の登録、スケジュール確認、配送ドライバーへの連絡などをシステム上で全て完結させることができるようになり、配車担当者とドライバー双方の業務負担が軽減された。

「当初、『トラックスター』と『Web配車システム』は連携することなく、別々のシステムとして活用していましたが、これをカスタマイズすることで両システムを連携させる提案を大塚商会さんから受けました」（菅原氏）

さらなる業務生産性の向上を目指し、アナログ業務のIT化を推進

さらに、『トラックスター』の操作画面では、未入力の項目が赤く表示される。運輸業界では運賃が未定のまま配送が行われ、後日料金が決定されることがしばしばあるが、そのような場合の請求漏れも防げるようになったことにも満足していると菅原氏はいう。

「さらなる業務改善のため、カスタマイズを含めた最適なご提案をします」

有限会社T・トレジャー様は、『トラックスター』を活用することで、手書き日報の内容を入力する業務負担を劇的に軽減されました。これからも、業務改善に結び付くソリューションを積極的にご提案します。