クラウド型介護保険対応システムを導入し、iPadを使った介護記録の入力で介護記録と請求業務の時間を大幅に短縮

「タブレット対応のクラウド型支援システム導入で煩雑だった事務作業が効率アップし、より一層働きやすい職場になりました」

株式会社ワールドステイ 導入事例

サービス業101~1,000名クラウドモバイル・タブレット活用営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上紙文書の管理・活用

栃木県足利市に本社を構える株式会社ワールドステイは、介護施設や高齢者向け住宅などの介護サービス事業を中心に高齢者の衣食住を総合的に支援している。そうした中、事業規模が拡大するにつれて、請求業務などの効率アップを図ることが大きな課題となった。そこでクラウド型の介護保険対応システムを新たに導入し、介護記録や月次の請求業務の時間を大幅に短縮。これまで紙ベースで管理していた介護記録業務をiPadで素早く入力して管理できる環境が整い、全社規模の働き方改革を実現している。

2019年12月取材

株式会社ワールドステイ

導入先の概要

業種
介護サービス業
事業内容
介護支援事業、介護施設フランチャイズ事業、食のトータルサポート事業、生活支援事業
従業員数
528名(グループ全体、2019年3月現在)
ホームページ
https://www.worldstay.jp/

導入の狙い

  • 介護施設と高齢者住宅の請求業務を一元管理したい
  • 請求業務や内部監査業務の効率アップを図りたい
  • 紙ベースの介護記録の転記ミスを削減したい

解決策

  • 幅広い業務範囲に対応した介護業務支援システムの導入
  • 介護記録と一体運用ができる介護請求システムの活用
  • 誰でもどこでも簡単に活用できるクラウド型タブレット対応の記録システムの導入

導入したメリット

  • 月次の請求業務が約16.5時間も短縮された
  • 全事業所の介護記録をシステム上で確認できるようになった
  • 介護記録を再入力する手間が省け、転記ミスがなくなった
  • 介護記録がペーパーレスになり経費が削減された
  • 執行役員 兼 経理総務部 部長 長谷川 伸高氏

    「今回のシステム導入によって、従業員が働きやすい職場環境が整いました。残業がほとんどないため、他社と比べて離職率が低いことが当社の強みです」

  • 執行役員 兼 施設運営管理部 部長 鈴木 真理子氏

    「今後も煩雑な事務作業の時間を極力削減し、その分、施設の利用者と直接触れ合う時間を増やすことで介護サービスのより一層の向上に努めていきます」

  • デイサービスセンター春日和 管理者 兼 生活相談員 長谷 裕喜恵氏

    「施設利用者の前日の介護記録を確認したいときに、わざわざ事務所に戻って台帳を開かなくても、iPadを使ってその場ですぐに見ることができるので便利です」

  • ワールドステイ 東新町 管理者 猿山 忍氏

    「導入当初はiPadの入力作業に戸惑う従業員もいましたが、今では便利になったと好評です。もともと手書きが苦手な人たちにも大変喜ばれています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
介護保険対応支援システムほのぼのNEXTお問い合わせ
入力支援システムCare Palette-

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導入事例詳細

きめ細かな介護サービスで超高齢社会を見据えた衣食住を総合支援

株式会社ワールドステイ(以下、ワールドステイ)は1996年の設立以来、「安心と温もりのある家庭に近い環境を!」を企業理念に掲げ、介護施設や高齢者向け住宅などの介護サービス事業を展開している。現在は本社のある栃木県を中心に、群馬、新潟、広島、石川県で35拠点を運営し拠点数を順次拡大。介護施設や高齢者住宅の増設に努める一方で、新たな介護サービス事業にも積極的に取り組んでいる。

食のトータルサポート事業では、高齢者向けの給食配食サービスや宅配弁当・食品販売、治療食配送サービスを提供。生活支援事業では、買い物代行・付き添い代行サービスも提供するなど、きめ細かなサービスで高齢者の衣食住を総合的に支援している。

「一般的に高齢者向け住宅は、身元保証人がいないと入居できないのが実情です。しかし、ワールドステイでは、当社の代表が身元保証人になることで、身寄りのない高齢者も受け入れるケースがあります。こうした利用者目線のサービスに徹していることが当社の大きな強みです」と執行役員 兼 経理総務部 部長の長谷川 伸高氏は語る。

2018年4月からは、介護保険法と障害者総合支援法の改正により、同一の事業所で介護保険と障がい福祉のサービスを一体で提供できる「共生型サービス」がスタートした。既に同社のデイサービスの施設では、障がい者の利用が少しずつ増えており、地域住民から非常に喜ばれているという。

事業規模の拡大に伴い、請求業務の負担が増えるなどの課題に直面

これまで手書きだった介護記録や介護施設と高齢者住宅の請求業務を一元的に管理できるようになり、月末の集計作業などが大幅に短縮された

ワールドステイでは、以前から各事業所に介護保険対応支援システムを導入していたが、介護保険の請求業務しか行うことができず、高齢者住宅の請求業務は別途Excelを使って行っていた。

「各事業所で利用者ごとの請求書を作成し、それを本部で集計して月末に一括して請求処理を行っています。ところが、以前は介護保険と高齢者住宅の請求業務を別々に行っていたので、事業所数が増えるにつれて業務負担は増える一方でした。そのため、介護施設と高齢者住宅の請求業務を一元的に行える環境を整備することが大きな課題の一つでした」(長谷川氏)

また各事業所では、介護請求のベースとなる介護記録を全て手書きで作成していたため、その介護記録を毎回確認しながら利用者ごとの請求金額を算出しなければならなかった。

「毎回、介護記録のサービス内容とシステムの請求金額が間違っていないか照合するのが非常に大変で、転記漏れも少なからずありました。その度にシステムのデータを修正しなければならないので、余分に手間がかかっていました」とデイサービスセンター春日和 管理者 兼 生活相談員の長谷 裕喜恵氏は語る。

ワールドステイでは、各事業所が行政の実地指導要綱に基づいて介護サービスが適切に実施されているかをチェックするために、各事業所の内部監査を実施している。しかし、介護記録が全て紙ベースで行われていたので、現地の事業所まで行かないと介護サービスの実情を把握できないという問題が生じていた。

「各事業所の介護記録を本部でも確認できるようになれば、内部監査に費やす時間や経費を抑えられるので、それまで紙で管理していた介護記録をシステム管理することも重要な課題の一つでした」と執行役員 兼 施設運営管理部 部長の鈴木 真理子氏は語る。

クラウド型の介護保険対応システムで業務改善を図る

ワールドステイは、従来の介護記録や請求、内部監査業務の課題を解消するために、新たなシステム構築に着手。幾つかの介護保険対応システムを比較し選定したのが、大塚商会が提案したクラウド型の介護保険対応システム『ほのぼのNEXT』とタブレット用の入力支援システム『Care Palette』だった。

「高齢者住宅の家賃や食事代など、介護保険以外のサービスも含めて一元的に請求業務が行え、介護記録をデジタルで管理できることが一番の選定理由です。そのうえ、『ほのぼの』シリーズは介護業界でのトップシェアで、多くの介護施設で利用されているので安心して導入することができました」(長谷川氏)

また同システムはクラウド上で利用できるので、インターネットに接続できる環境さえあれば、本部と事業所間にVPNなどのネットワークを新たに敷設する必要がない。そのため、今後事業所が増えたとしても迅速かつ柔軟に対応できることも重要な選定理由の一つだった。

介護記録の定型文を作成することで入力作業の負担を軽減

定型文による介護記録の入力は、手書きで作成していたときよりも明らかに早く作業が終わり、以前よりも便利になったという意見が大半を占めている

新システムの導入に伴い、全ての事業所にWi-Fi環境を整備し、PCとiPadを1台ずつ配備。各事業所の従業員は利用者に介護サービスを提供後、その場でiPadから介護記録を入力する。本部ではその情報を基に、請求業務や内部監査業務を効率よく行える業務基盤を構築することした。

ところが、各事業所にはPCやiPadの操作に不慣れな年配の従業員が多いため、導入当初は少なからず抵抗があったという。そこで、従業員の負担を極力軽減するために、あらかじめ介護記録用の定型文を作成し、それを選択することで誰でも比較的簡単に介護記録を入力できるように工夫を施した。その結果、「私でもできた」という従業員が増え、新システムが徐々に定着していった。

「何度かやってみて操作に慣れてしまえば、介護記録を手書きで作成していたときよりも明らかに早く作業が終わるので、以前よりも便利になったという意見が大半を占めるようになりました」とワールドステイ 東新町 管理者の猿山 忍氏は語る。

月次の請求業務が31.5時間から15時間に短縮

新システムの導入によって、これまで別々に運用していた高齢者住宅サービスの請求業務や介護記録を一元的に管理できるようになり、月末の請求業務が大幅に短縮された。

「以前は、平均すると毎月3.5時間×3名×3日で合計31.5時間かかっていました。それが現在は5時間×3名×1日の15時間で済むようになり、16.5時間も短縮されています」(長谷川氏)

同時に、これまで手書きで作成していた介護記録がシステム上で管理できるようになったことで、各事業所の業務効率も格段にアップしている。

「以前のように、紙の介護記録と照らし合わせて請求業務を行う必要がなくなり、これまで1時間以上かかっていた集計作業が30分くらいで完了します。また、紙に記入していたシステムに再入力する無駄な手間や転記ミスがなくなり、定型文の活用によって入力ミスなどの間違いも減りました」(長谷氏)

介護記録のシステム化で内部監査業務の効率アップも実現

勤怠管理システムの導入など、従業員にとって働きやすい職場環境の整備に力を入れている

今回のシステム導入によって、内部監査業務のコスト削減や効率アップも実現している。

「従来のように現地の事業所に出向かなくても、システム上で介護記録や介護計画書などをチェックできるようなりました。その中で、文章の表現があいまいで分かりづらいものは、各事業所のスタッフに連絡して修正してもらいますが、定型文を活用すれば指摘する箇所も減るので、以前と比べると内部監査業務が格段にやりやすくなりました」(鈴木氏)

介護記録は5年間の保管義務があり、以前は紙の介護記録書類で事業所の倉庫がすぐにいっぱいになっていたという。しかし、介護記録がペーパーレスになったことで紙の書類の保管スペースが必要なくなり、紙代などのコスト削減にも結びついている。

『ほのぼのNEXT』による現場業務の改善を実現したワールドステイは現在、ICカードを利用した勤怠管理システムの導入も進めている。また、音声入力支援アプリなどの活用も視野に入れながら、働き方改革につながる取り組みを継続的に推進していく。

大塚商会担当者からのコメント

「介護業務における事務作業の時間短縮を実現します」

株式会社ワールドステイ様は『ほのぼのNEXT』の導入で、介護現場の事務業務の時間を大幅に短縮されました。今後もお客様の業務改善に役立つ最適なソリューションをご提供していきます。

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