クラウド型介護保険対応システムを導入し、iPadを使った介護記録の入力で介護記録と請求業務の時間を大幅に短縮

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導入製品情報

きめ細かな介護サービスで超高齢社会を見据えた衣食住を総合支援

株式会社ワールドステイ（以下、ワールドステイ）は1996年の設立以来、「安心と温もりのある家庭に近い環境を！」を企業理念に掲げ、介護施設や高齢者向け住宅などの介護サービス事業を展開している。現在は本社のある栃木県を中心に、群馬、新潟、広島、石川県で35拠点を運営し拠点数を順次拡大。介護施設や高齢者住宅の増設に努める一方で、新たな介護サービス事業にも積極的に取り組んでいる。

食のトータルサポート事業では、高齢者向けの給食配食サービスや宅配弁当・食品販売、治療食配送サービスを提供。生活支援事業では、買い物代行・付き添い代行サービスも提供するなど、きめ細かなサービスで高齢者の衣食住を総合的に支援している。

「一般的に高齢者向け住宅は、身元保証人がいないと入居できないのが実情です。しかし、ワールドステイでは、当社の代表が身元保証人になることで、身寄りのない高齢者も受け入れるケースがあります。こうした利用者目線のサービスに徹していることが当社の大きな強みです」と執行役員 兼 経理総務部 部長の長谷川 伸高氏は語る。

2018年4月からは、介護保険法と障害者総合支援法の改正により、同一の事業所で介護保険と障がい福祉のサービスを一体で提供できる「共生型サービス」がスタートした。既に同社のデイサービスの施設では、障がい者の利用が少しずつ増えており、地域住民から非常に喜ばれているという。

事業規模の拡大に伴い、請求業務の負担が増えるなどの課題に直面

クラウド型の介護保険対応システムで業務改善を図る

ワールドステイは、従来の介護記録や請求、内部監査業務の課題を解消するために、新たなシステム構築に着手。幾つかの介護保険対応システムを比較し選定したのが、大塚商会が提案したクラウド型の介護保険対応システム『ほのぼのNEXT』とタブレット用の入力支援システム『Care Palette』だった。

「高齢者住宅の家賃や食事代など、介護保険以外のサービスも含めて一元的に請求業務が行え、介護記録をデジタルで管理できることが一番の選定理由です。そのうえ、『ほのぼの』シリーズは介護業界でのトップシェアで、多くの介護施設で利用されているので安心して導入することができました」（長谷川氏）

また同システムはクラウド上で利用できるので、インターネットに接続できる環境さえあれば、本部と事業所間にVPNなどのネットワークを新たに敷設する必要がない。そのため、今後事業所が増えたとしても迅速かつ柔軟に対応できることも重要な選定理由の一つだった。

月次の請求業務が31.5時間から15時間に短縮

新システムの導入によって、これまで別々に運用していた高齢者住宅サービスの請求業務や介護記録を一元的に管理できるようになり、月末の請求業務が大幅に短縮された。

「以前は、平均すると毎月3.5時間×3名×3日で合計31.5時間かかっていました。それが現在は5時間×3名×1日の15時間で済むようになり、16.5時間も短縮されています」（長谷川氏）

同時に、これまで手書きで作成していた介護記録がシステム上で管理できるようになったことで、各事業所の業務効率も格段にアップしている。

「以前のように、紙の介護記録と照らし合わせて請求業務を行う必要がなくなり、これまで1時間以上かかっていた集計作業が30分くらいで完了します。また、紙に記入していたシステムに再入力する無駄な手間や転記ミスがなくなり、定型文の活用によって入力ミスなどの間違いも減りました」（長谷氏）

「介護業務における事務作業の時間短縮を実現します」

株式会社ワールドステイ様は『ほのぼのNEXT』の導入で、介護現場の事務業務の時間を大幅に短縮されました。今後もお客様の業務改善に役立つ最適なソリューションをご提供していきます。