契約業務のデジタル化を低コストで実現

讀賣テレビ放送株式会社は、1958年に大阪府で開局し、近畿広域圏を対象とした基幹放送事業を行っている。「コンテンツファースト」と「地元密着」が番組制作の軸であり、『ダウンタウンDX』『秘密のケンミンSHOW極』『名探偵コナン』など全国放送されている人気番組から、『情報ライブ ミヤネ屋』のような関西発の全国向け報道番組、『かんさい情報ネットten.』のような地域に根差した情報番組まで、バラエティーに富んだテレビ番組を数多く手掛けている。

2019年には、大阪城公園に面した地に本社を移転。大阪城公園、水上バス、ホテルニューオータニほか、近隣を巻き込んだ「城まち祭」を実施し、1階のロビーでテレビ番組の展示を行ったり、同社が開発するオリジナルのゲームを楽しめる場を提供するなど、番組の視聴者や地域住民との交流を深める取り組みを行っている。

「コロナ禍を経て、近年はICTの急速な発展もあり、スマートフォンで動画のコンテンツを視聴する人が急増しました。そうした時代の変化に対応するため、同時配信や見逃し配信など、地上波放送以外のコンテンツ配信サービスにも注力しています」と語るのはDX推進局 情報システムグループの松久保 雄哉氏だ。

DX推進局では、端末やネットワークの運用管理、社内の業務システムの構築などを担当している部署で、ICTを活用した社内業務の効率化を継続的に推し進めている。その一環として、これまで紙ベースでやりとりしていた契約書のデジタル化に着手し、顕著な効果をもたらしている。

今回導入した『Adobe Acrobat Sign』の運用上のポイントとして、既に活用を開始していた統合型グループウェア『eValue』のドキュメント管理機能を活用できることが挙げられる。

大塚商会とは、2016年からペーパーレス化を促進するための文書管理プロジェクトで協業し、コンサルタント業務や文書管理者教育での実績があった。その当時より、同社は統合型グループウェア『eValue』のドキュメント管理を有効活用していた。こうした環境下では『Adobe Acrobat Sign』との親和性が高く、電子契約書を効率的に管理できるメリットもあった。

DX推進局 情報システムグループの梅田 涼氏は、大塚商会の提案力とサポート力を高く評価している。「大塚商会さんは当社の文書管理の実情を深く理解されていたので、電子契約の構築作業を安心してお任せすることができました。特に営業担当者には細やかな対応をしていただけたので、当社の要件に最適なシステム構築ができました」

最初は『Adobe Acrobat Sign』をトライアル導入し、特に問題なく運用できることを確認して、2021年に本稼働させた。その際、事前に操作マニュアルを作成し、社内のポータルサイトにアップロードして社員がいつでも確認できる体制を整えた。さらに、契約業務に携わる社員向けの研修会を実施。折しもコロナ禍だったので、オフラインの集合研修に「Microsoft Teams」を利用して自宅や各拠点からオンラインで参加できるように配慮した。

以来、特に混乱が生じることもなく、スムーズな利用を実現している。

「当初、電子署名のトランザクション数は年間約300でした。しかしコロナ禍もあって利用頻度が跳ね上がり、最終的に年間で700トランザクションまで増加しました。今では契約業務に必要不可欠なツールとして定着しています」（梅田氏）

現在、『Adobe Acrobat Sign』は、契約業務に携わる全ての社員が活用している。以前と比較して、契約業務の飛躍的なスピードアップを実現できた。

「電子契約となったことで、印刷や郵送といった作業が不要となり、一契約につき二週間以上費やしていた業務期間を数日に短縮できました。特に国外にある法人との契約では国際郵便を利用していたので、非常に時間を要していました。それに対して、電子契約はメールでやりとりできるので、契約書を送信した当日にはご返信いただけるケースもあります。その結果、契約締結までの時間やコストが大幅に削減されました」（松久保氏）

『Adobe Acrobat Sign』はモバイルデバイスを使ってリモート環境でも承認作業を行えるので、高い利便性を感じている。

「操作は直感的でわかりやすいです。実際、契約業務を行っている社員からも評判は良いです」（梅田氏）