企業のデジタルドキュメントへの移行支援を強化

ソリューションプロバイダーの株式会社大塚商会（本社:東京都千代田区 代表取締役社長:大塚裕司）は、2020年9月よりデジタルドキュメントへの取り組みを強化します。

これまで20年以上に渡る自社の取り組みの中で育んできた技術やノウハウをお客様にも提供することで、企業のデジタルトランスフォーメーションを促進してきました。しかし、国内の中堅・中小企業においては、承認・契約フローを含む業務全般の多くがいまだに紙ベースで運用されております。

また、ニューノーマル時代において企業を取り巻く環境は大きく変化しており、ビジネスシーンにおけるデジタルシフトの重要性はより一層高まっています。

当社はドキュメントにまつわる課題解決のために、1998年の「ワークフローシステム(現eValue V)」導入をはじめとした社内稟議から発注書や契約書などといった300種類以上の社内外のドキュメントプロセスの変革をしてまいりました。社内の代表的な電子申請・稟議は、旅費精算、立替精算、購入申請、採用申請、住所届、慶弔届、休職申請、出張申請、機材貸与申請、紛失・事故報告などで、完全デジタル化を実現しています。

また日々の活動としては、お客様と電子カタログでの打ち合わせ、双方向でのドキュメント管理には電子書庫を使用し、日報は電子入力して、いただいた名刺情報をデータ化するなどペーパーレスとデジタル化を徹底しています。

お客様やお取引先様とは、保守検収、追加受注、請求書発行などで電子化やEDIを活用し、これらの利用を拡大しています。今後は、「eValue V＋Adobe Sign」の利用により、お客様との主な取引契約を電子化する予定です。これにより、お客様のテレワーク活用をさらに推進していきます。

当社は、このようなプロセスを導入していることで、コロナ禍においても従業員が在宅勤務・テレワークを実施し、申請・稟議や押印などの様々な作業をリモートで行い、生産性を高めております。

この度、大塚商会では、ドキュメントに関するお客様の課題解決に向け、社内ノウハウを活用した提案活動などの取り組みをさらに強化するため、2020年10月よりマーケティング本部内にデジタルドキュメントの推進を行う新組織を設立します。新組織は、電子帳簿保存法、電子署名法、今後のeシール、インボイス制度などの各分野・業界の法的知識を備え、会計士・税理士とのアライアンスを強化し、業界ごとの業務を深く理解した組織であります。

さらに社内ノウハウを踏まえたデジタルドキュメントのコンサルティング体制を強化します。また、中堅・中小企業向けには、市場に複数存在するデジタルドキュメント関連商品、サービスなどを横断的に把握し、お客様に最適な複合提案をこれまで以上に推進していきます。

大塚商会では、これらの取り組みにより、企業におけるデジタルドキュメントへの移行支援を強化し、お客様の企業発展にさらに貢献していきます。