販売管理システムと会計システムを連携

実機を確認し導入判断、サポートに対する安心感も評価

販売管理システムのサーバー入れ替え時期に合わせ、同社はシステムの刷新を決断。3社ほどのベンダーが提案するシステムを検討し、その中から『SMILE V ApaRevo』と『SMILE V 会計』を選定した。

「前のシステムはオンプレミスで利用していましたが、仮にサーバーがダウンすると出荷が止まってしまうというリスクを抱えていました。また、会計システムはクラウドのサービスがなかったので、システム連携ができないだけでなくクラウド化もできずにいました。大塚商会さんの提案は販売も会計も同じSMILEシリーズから選べたので連携の不安がなく、クラウドで利用できてBCP対策も実現できます。以前、大塚商会さんにはキーン・ジャパンでハードウェアの導入支援を依頼した経験があり、非常にしっかりしたサポートを受けましたので信頼感もありました」（ソーントン氏）

ソーントン氏は2020年2月に大塚商会が開催したフェアに実務担当者と訪れ、実際にシステムの操作感やインターフェイスを確認して、その使い勝手の良さを実感。そこから同社は、2020年6月に具体的な検討に入り、同年9月に導入スタート。半年余りのシステム構築・移行期間を経て、2021年4月に本稼働を開始した。

ベテランスタッフが辞めても、業務がスムーズに移行

本稼働に向け、半年ほどかけて、新たに販売管理と会計を担当する社員に業務フローやシステムの使い方に関する社内研修を実施。

「大塚商会さんには業務プロセスの洗い出しを通して、当社の販売管理や会計はどんな業務を行っているか深く理解していただき、実践的に指導してもらえました。自分たちが気が付かないところにも、『これはどうされているんですか？』と深堀りする質問をしていただけたことで、私たちも『そう言われてみると確かに困っていた』といった発見につながりました。よりよいフローを見いだしながら構築していけたと思っています。おかげで前任のベテランスタッフが辞めても、業務が滞ることなく、スムーズに移行することができました」（ソーントン氏）

請求書発行業務の電子化で、さらなる業務効率化を実現

同社は、『SMILE V ApaRevo』『SMILE V 会計』の導入と同時に、コクヨのクラウド請求書作成・発行システム『@Tovas』も導入。『SMILE V ApaRevo』の請求データを『@Tovas』に取り込むことで請求書を自動作成でき、ファイル送信やファクス送信など、さまざまな手段で取引先に自動で送信できる仕組みが作られた。これにより、請求書の作成、プリントアウト、郵送まで手作業で行っていた社員の業務負荷と人件費、郵送コストは大幅に削減。同社は今後も業務効率向上を推し進めたい考えだ。

システム内の情報の整合性が守られ、業務改善が進むにつれて、属人化を生まないためにも社員同士の情報共有意識が高まっていると志賀氏は言う。

「システム導入とともに、誰が何をしているのか周りの動きが見えるようになり、組織が健康的になったと感じます。今後は、売り上げが倍増しても業務が2倍にならないように、システム化を進めていきたいです。大塚商会さんには、今後もご支援を期待しています」と語った。