行政DX推進のために『kintone』を活用

その一つとして2021年度に導入したのが、業務アプリ構築クラウドサービス『kintone』である。「そもそもの導入目的は、紙による各種申請をWebに置き換えたいというものでした。他の自治体による成功事例があったので、当市でも採り入れ、ぜひ活用したいと考えたのです」と語るのは、京都市行財政局 人事部 人事課の木村 俊吾氏だ。

サイボウズが提供する『kintone』は、プログラミングの知識がなくても、業務を効率化するためのアプリケーション（以下、アプリ）を簡単に開発できる画期的なサービスである。京都市が導入の目的とした各種申請用のWebフォームや、情報の可視化・共有、ワークフローなど、さまざまなアプリを作ることができる。

京都市は、自治体や企業への導入支援で実績があることを踏まえ、公募により選定した大塚商会から『kintone』を導入。実際に使ってみると実に多様なアプリを開発できることが分かり、部局や職員の要望に応じて活用が広がっていった。

実は林氏自身、かなりの『kintone』の“使い手”である。林氏が所属する建設局 建設企画部 監理検査課（以下、監理検査課）は、2023年3月に大塚商会の支援を受けながら、土木工事関係書類を作成するためのアプリを『kintone』で開発したという。作成するに至った背景について、林氏は以下のように説明する。

「これは、工事名や内容、発注者、受注者などの情報を基に、さまざまな関係書類を作成するためのアプリです。一つの工事に関わる書類はいくつもあります。従来はWordやExcelで作っていましたが、同じ内容を別の書類に何度も入力する必要があって非常に手間が多く、作業効率も悪いと感じていました。入力ミスがあり、書類ごとに内容の整合性が取れていないことが分かると、見直しや訂正に時間がかかることも課題でした」

この課題を解決すべく、大塚商会にアプリの開発を依頼。わずか2カ月で、12種類の書類が作成できる土木工事関係書類作成アプリができ上がった。

二つのアプリの導入によって、書類作成の作業時間は飛躍的に短縮された。

「従来は、一つの書類を作成するのに6時間ほどかかっていましたが、今では3時間程度で処理できます。おかげで職員は、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました」と村田氏。また、竹内氏も「アプリの利便性を実感したことで、職員のデジタルや業務改善に関する意識が高まったことも大きな効果ではないでしょうか」と語る。