『kintone』の効果的活用で行政DXを推進

文部科学省と厚生労働省の連携による「新・放課後子ども総合プラン」に対応した、豊橋市独自の取り組み「のびるんdeスクール」もその一つだ。教育委員会 教育部 生涯学習課の鈴木 麻奈未氏はこの取り組みについて、次のように説明する。

「教員の働き方改革の観点から、小学校の部活動が廃止されたことがそもそもの始まりでした。児童クラブとも連携した放課後の有効活用を考える中、注目したのは児童と地域の大人が交流する機会を積極的に作っていく、ということでした。幅広い年齢層間の交流は、児童の社会性を培ううえでも大きな意味を持つと考えたのがその理由です」

「のびるんdeスクール」が提供する体験学習内容は「スポーツ」「カルチャー」「アカデミー」の3ジャンルあり、例えばカルチャーでは地元楽器メーカーの社員が講師役を務める、というように地域の人たちと交流できるような仕掛けになっている。日替わりで提供されるメニューから児童が参加したい体験学習を自由に選んで申し込むというのが基本的な考え方で、日ごろ放課後児童クラブを利用している児童も申し込み可能だ。

2020年春、全52の小学校のうち、まず先行して二つの小学校で運用を開始する予定だったが、新型コロナウイルス感染拡大によって4、5月は休校を余儀なくされた。これにより6月からのスタートとなった「のびるんdeスクール」だが、実運用において真っ先に直面したのは、紙をベースにした申し込み手順の見直しだった。「児童や保護者は翌月の予定表から自由に体験活動のメニューを選んで参加するのが基本的な考え方です。そのために前もって予定表を配付するのですが、コロナ禍の休校中は学校で手渡しするわけにはいきませんでした。また、児童の保護者からの欠席連絡対応も課題の一つでした。当初は、私たちがまとめて全校分をメールで受け付け、各校にFAXで通知していましたが、これがとても大変でした。ちょうど自治体の行政手続きのオンライン化が国から周知され始めた時期だったこともあり、電子化を本格的に考えることになりました」（鈴木 麻奈未氏）

生涯学習課が当初採用したのは愛知県の電子申請・届け出システムだったが、その性格上、体験学習の申し込みや欠席連絡という用途にはうまくマッチしなかったという。例えば、予定表の確認と申し込みのために毎月新たなIDが発行されたり、スクリーンショットなどで申し込み内容を記録しておく必要があったりするなど、保護者の利便性という観点では課題が多かったという。

管理業務の簡素化と保護者の利便性向上という二つの課題解決に向けて庁内で支援したのは、行政DX推進を目的に2021年度に新設された同庁の行政デジタル推進室だった。総務部 行政デジタル推進室の植草 大輔氏は、当時をこう振り返る。

「庁内のさまざまな課題に対し、デジタル技術を活用した業務変革を推進していくことが私たちの立ち位置です。生涯学習課から相談を受けたとき、まず注目したのは多くのユーザーに広く開かれたシステムの選定という観点でした。庁内ではAccessやExcelマクロで構築された多様なサブシステムが使用されていましたが、多くは属人化され、新たな用途に活用するのは困難でした。現場のひらめきが簡単にシステムに反映できる新たな基盤を構築したいと考える中、今回の生涯学習課からの相談はまさに適したプロジェクトでした」

第一段階として行政デジタル推進室では、生涯学習課と共に業務システムの一元運用が行えるSaaSを利用して実証実験を実施。効果を検証したうえで、本番システムの選定をプロポーザルで行うことになった。

「実証実験を行った製品以外も検討したいと考え、公募型プロポーザルを実施した結果、大塚商会さんによる『kintone』の提案を採用することになりました。『kintone』というツールの使いやすさもありますが、選定委員会で特に高く評価されたのは大塚商会が提案したサポート体制でした。職員が自分でプログラミングを行えることまで視野に入れた今回のプロポーザルで、大塚商会さんの提案はとても説得力があるものでした」（植草氏）

総務部 行政デジタル推進室 主査の鈴木 久美子氏も、次のように評価する。「プロポーザルでは製品提供、開発支援、職員教育の3項目の総合力を評価していますが、採用後の今、大塚商会さんはメーカーさんとタッグを組んだ職員研修にも熱を持って取り組んでいただいています」

市内二つの小学校からスタートした「のびるんdeスクール」は、2021年度に12校に拡大。2022年度には市内52の全ての小学校へ展開を完了した。当初2022年9月から『kintone』運用開始を想定していた豊橋市は、1月に先行して2校で運用を開始し、2023年4月から全校へと展開するスケジュールの見直しを行っている。その理由を教育委員会 生涯学習課 主幹の住田 政大郎氏はこう説明する。

「のびるんdeスクール」に対応したシステム構築は、大塚商会さんのSEの方が私たちへのヒアリングに基づき行っていますが、我々のITリテラシーの問題もあり、具体的なたたき台が出るまでは有意なコミュニケーションが取れなかったというのが反省点です。形が見えてからは急ピッチで作業が進んでいますが、今後の行政DX推進においても職員のITリテラシー向上は重要な課題であると感じました」

今回のソリューションの最大のポイントの一つが、閲覧者ごとに個別URLを用意することで、保護者がオンラインでスムーズにそれぞれの申し込みや欠席連絡を行えるようになった点にある。

「保護者のメールアドレス（ID）でログインすれば、申し込み内容が即座に確認でき、キャンセルも行えます。また、兄弟姉妹がいる場合も一つのIDで管理できるため、使いやすさは大きく向上します。1月に先行して行った2校の例では、保護者の問い合わせはゼロで非常にスムーズな導入が実現できたと考えていますが、全校展開にあたり、問い合わせに確実に対応できる体制の構築に力を入れています」（鈴木 麻奈未氏）