受発注業務の手入力・転記の手間を解消

北九州市の学校給食のメニューは2カ月前に決定するが、発注数が確定するのはわずか4日前になる。学校給食では教職員用の給食も合わせて用意する必要があり、授業に伴う担当教員の増減など、直前にならないと確定しない要素が多いことがその主な理由である。そのため、北九州市は各校の担当者が発注数を入力すると自動で集計されるシステムを整備している。

このシステムに対し、給食事業者側は各社共通の給食オーダーシステムを導入し長年利用してきた。しかし、そのシステムの開発ベンダーがソフトウェア事業から撤退することになり、システムサポートも終了することに。それを機に同社が決断したのは、『SMILE V』をベースにした新システムの導入だった。常務取締役の松岡 寛樹氏は経緯をこう説明する。

「長年利用していた給食オーダーシステムは、かなり古くから使われてきたものでデータのインポートもエクスポートもできませんでした。今回、システム移行の前提条件として考えたのは、手厚いサポートが期待できるシステムへの移行でした。撤退する開発ベンダーから紹介を受けた移行先候補の中で、最も柔軟性が高く、コスト面でもメリットが大きいシステム構築を提案してくれたのが大塚商会さんでした。また新システムへの移行に当たっては、中小企業庁のものづくり補助金を活用したいと考えていましたが、その申請手続きに関する力強いサポートを期待できた点も大きなポイントでした」

システム移行は、旧システム同様に市内の給食事業者の統一システムを前提として検討がスタートした。しかし、これを機に自社の業務も見直し、効率向上を図りたいと考えたクラウン製パンと他社が足並みをそろえることは困難も多かった。

こうした状況の中、松岡氏が声掛けを行ったのは、クラウン製パンと同じく長年にわたり市内で学校給食用パンを製造してきた株式会社ライオンズベーカリー（以下、ライオンズベーカリー）だった。同社常務の冨永 英希氏は振り返る。

「規模は違いますが、当社もクラウン製パンさんと全く同じ課題意識を持ち、移行システム選定を進めていました。松岡さんから相談を受け、共同で開発コストを折半する形で大塚商会さんのシステムへの移行を進めることにしました」

新システムは、『SMILE V』の機能をベースに、アプリケーション開発ツール『SMILE V Custom AP Builder』で学校給食パンの受注から製造指示、納品書や請求書発行など、用途に応じた形でデータ出力できる一連の仕組みを構築するという考え方で進められた。

その第一のポイントは、レイアウトされた帳票スタイルではなく、Excelによる加工を前提としたCSV形式でデータを出力する点にある。

「両社は会社の規模も違えば帳票の種類も異なるので、見やすい帳票に対する考え方も違ってきます。それを無理に擦り合わせするのではなく、必要なデータをCSVとして出力し、それぞれ自社の帳票スタイルに落とし込むことを前提にシステム開発を進めました。そのうえで、どうしても自社独自の様式で必要な帳票については、成形されたExcel形式で出力できるように調整しました」（冨永氏）