- 業種
- 介護・福祉事業
- 事業内容
- 地域密着型通所介護事業所・就労継続支援B型事業所の運営
- 従業員数
- 268名（2025年3月現在）
- ホームページ
- https://danrannoie.com/
AIによる書き起こしと要約で業務を省力化
日本介護事業株式会社 導入事例
サービス業101～1,000名AI・IoT情報共有・会議システムデータ分析・活用営業・業務プロセス効率化業務データの活用
日本介護事業株式会社は、デイサービスを提供する「だんらんの家」を多くの事業所でフランチャイズ運営している企業だ。同社では、本部スーパーバイザーが担当事業所を訪問後の業務として多くの時間を費やしていた「臨店報告書」などの報告書作成を、自動文字起こしサービスの導入で大幅に省力化している。
- 業務効率の向上
- 顧客対応の改善
- 生産性向上
- 社内の情報共有
2025年8月取材
日本介護事業株式会社
導入先の概要
導入の狙い
- 臨店報告書作成にかかる負担を軽減し、残業を削減したい
- 会議の議事録作成にかかっていた時間を削減したい
- 日本語以外の言語を話す外国人経営者とのコミュニケーションを改善したい
解決策
- 自動文字起こしサービス『Notta』を導入して臨店報告書や議事録の作成を省力化し、残業を削減する
- 『Notta』の2言語同時翻訳機能を利用して、外国人経営者との間でリアルタイムな会話を行う
導入したメリット
導入システム
日本介護事業株式会社 導入事例（PDF：2,928KB）
導入事例詳細
民家を改装した小規模なデイサービスを地域に提供
日本介護事業株式会社（以下、日本介護事業）は、「だんらんの家」のブランド名で地域密着型通所介護事業所（以下、事業所）を展開し、高齢者の方に向けたデイサービスを提供している。同社の事業所の特徴は、一般の民家を借り上げ、1日の利用定員が10名の小規模なデイサービスを運営する点だ。FC 経営推進本部 部長の大土井 酉氏は、その意図を次のように説明する。
FC 経営推進本部 部長 大土井 酉氏
「原点は、老人ホームに入所した親族を訪ねた弊社代表の体験にあります。その施設は建物こそ立派でしたが、個室で一人、窓の外を眺めていた親族の方の姿に胸を締め付けられたそうです。その際、代表はご利用者やスタッフが家族のように過ごせる場の大切さにあらためて気付き、人が暮らしてきた温かみを感じられる民家で、1日当たりの定員が10名という小規模なデイサービスを提供することを目指しました」
「だんらんの家」の事業所は、これまでに全国で200カ所以上の開設実績がある（2025年8月現在）。そのうち直営は40カ所、それ以外はフランチャイズ（以下、FC）の事業所である。物件選びのアドバイスやリフォーム工事の手配、人材採用や各種申請手続きのサポートを中心に、継続的な経営指導、管理者・スタッフを対象とした人材育成研修など、FC事業所への手厚い支援も「だんらんの家」の特長の一つだ。
戸建て民家を借り上げることで初期投資を抑えたビジネスモデルの強みもあり、FCへの参入者は、理想の介護を追求したいと独立した介護従事者、転身起業した元サラリーマン、新規事業として参画した異業種企業など多岐にわたる。スタッフの目が行き届きやすい小規模なデイサービスを望む利用者や家族からの需要は堅調で、現在は平均毎月1カ所のペースで事業所が新設されているという。
スーパーバイザーの負担軽減に、自動文字起こしサービスを採用
介護や経営の未経験者を含むFC事業所を支援する役割を担うのが、大土井氏をはじめとする約10名のスーパーバイザー（以下、SV）だ。新規参入するFC事業所が増え続ける中、SVによるサポートの品質維持・向上は同社において重要さを増している。そのSVの業務の一つに、毎月1回約2時間、担当のFC事業所を訪問して運営指導などのコンサルティングを行う「臨店」がある。指導内容は「臨店報告書」として文書化され、相互の信頼関係構築と情報共有に役立てられる。また、数年に1回、各FC事業所が適切な介護保険サービスを提供しているかを自治体が調査する際にも臨店報告書の内容が重視されるため、その作成は非常に重要といえる。
SVの臨店業務は、午前・午後にそれぞれ1事業所ずつ訪問する場合が多いが、スケジュール次第では1日3事業所へ臨店することもあるという。こうした中、臨店報告書の作成は大きな負担になっていたと大土井氏は振り返る。
「1日に複数回の臨店が入ると、当日中に臨店報告書を完成させるのは難しく、現実的には月末にまとめて作業せざるを得ない状況でした。また、臨店報告書はFC支援と呼ばれる営業事務スタッフが誤字・脱字をチェックしてからFC事業所の担当者へお送りしており、SVの報告書作成の遅れはFC支援の業務時間、ひいては残業にも直結してしまいます。人手不足が深刻さを増す中、マンパワーに頼る業務を続けてはいられないと危機感を募らせていました」
現状を打破しようと新たな手段を模索する中、2025年2月に開催された「大塚商会 実践ソリューションフェア」を訪れた日本介護事業の幹部が出合ったのが、自動文字起こしサービス『Notta』だった。『Notta』は、会議やインタビュー、商談、セミナーなど、あらゆる場面での音声を文字起こししてデータ化し、さらに重要なポイントを生成AIが抽出して要約までしてくれるサービスである。同社は大塚商会の協力を得て、同年4月に臨店報告書や社内会議の議事録作成を前提としたトライアルを実施。業務効率の改善に資する大きな成果を認め、6月に本格導入した。
30分以上かかっていた臨店報告書作成を5分に短縮
『Notta』導入後の臨店報告書作成の流れを、大土井氏は以下のように説明する。
Zoomを利用したオンラインミーティングでは、『Notta』のボットを参加させることでタイムリーかつ精度の高い文字起こしができる
「『Notta』の操作は本当に簡単です。FC事業所を訪問して面談を開始する前にノートPCを準備し、『Notta』にログインします。あとは、スタートボタンを押すだけで、録音と自動文字起こしが始まります。専用アプリをインストールしたスマートフォンでも同じことができます。訪問が難しい場合はオンラインで面談を実施することもありますが、その場合も『Notta』のボットをZoomなどのオンラインミーティングに参加させる形で自動文字起こしが可能です。オンラインでは録音条件が良いので文字起こしの精度はさらに高くなりますし、複数名が参加した会議でも、発言者を正しく判断していました」
大土井氏は、文字起こしの正確さに加え、要約を行う生成AIのレベルにも驚かされたという。
「要約の完成度が高いため、音声起こしのテキストではなく要約されたテキストの一部を手直しする程度で、臨店報告書の文章として採用できています。これまで1件当たり30分はかかっていた作業が最短5分にまで短縮でき、この作業を臨店翌日以降に持ち越すことは、ほぼなくなりました」（大土井氏）
準備の手間もなく、リアルタイムのテキスト化はもちろん、高精度の要約も作成できる『Notta』によって、臨店における報告内容を自然な文章で作成できており、効果は絶大だ。
臨店報告書作成業務では、『Notta』にせんだって大塚商会から導入した業務システム構築クラウドサービス『kintone』の活用もポイントだ。従来、同社はExcelで臨店報告書を作成してきたが、データ蓄積が進むとともにその利活用の困難さに直面していた。そこで、臨店報告書のフォーマットを『kintone』アプリに移行。稼働率、営業件数、成約率など臨店報告書の情報を経営分析に生かせるようになっただけでなく、臨店報告書の送信がアプリ上で完結できるようになり、FC支援の業務省力化にも大きく貢献している。
社内で広がりを見せる『Notta』の活用
経営企画部 主任 古川 文菜氏
日本介護事業では、『Notta』を20ライセンス導入。臨店報告書だけでなく、会議の議事録作成など多くの業務に活用中だ。その効果を経営企画部 主任の古川 文菜氏が説明する。
「対面会議やオンラインミーティングの開催時、以前は議事録作成の担当者を必ず置いて参加者の発言をPCで手入力し、会議終了後に数時間かけて議事録を取りまとめていました。『Notta』導入後は、作業の大半が自動化されました」
そのほか、同社広報誌のインタビュー記事の原稿作成に要約機能を利用したり、人事担当者が面接記録を作成したりするなど、社内での『Notta』の活用が広がっている。
対面会議では、PCを立ち上げて『Notta』のWebサイトにログインし、スタートボタンを押すだけでリアルタイムな文字起こしが可能だ
「介護業界では、記録に残しておくべきことが多くあります。『Notta』を起動しておけば簡単に記録ができるので、わざわざ議事録を作る程度ではないやりとりでも要約したり、あるいは必要に応じて文字起こしをさかのぼって深掘りしたりと、トラブルを避けるためにも非常に役立っています」と、古川氏は同社における効果的な活用の高まりを語る。
多言語に対応している点にも注目している。『Notta』は58言語の翻訳機能を搭載。そのうち16言語では2言語同時翻訳機能があり、2カ国語同時の文字起こし・翻訳ができる。
「最近、中国籍の方から新規参入の問い合わせが増えているのですが、日本でビジネス経験があり日本語が流暢（りゅうちょう）な方を除けば通訳を介して商談を行うため、お互いの言葉が正しく訳されているのか不安に思うことも少なくありませんでした。リアルタイムな『Notta』の2言語同時翻訳機能はこうした悩みを解消してくれ、日本人従業員でも会話の内容を把握して補足説明ができるようになりました」（古川氏）
効率化によって生まれた時間を、新たな生産的業務に投じる
『Notta』の導入は業務の省力化を実現しただけでなく、以前からの懸案に取り組む時間の確保にもつながっている。
「その一つが広報業務の強化です。これから弊社は、FC事業所、ご利用者双方へ『だんらんの家』というブランドの訴求を強化していきたいと考えていますが、臨店報告書の作成時間の激減により、外部メディアを活用したPR活動へ本格的に取り組む時間が確保できたことは、『Notta』がもたらしてくれた最大の効果といえます」（大土井氏）
また、SVをはじめとする専門性の高い職種のティーチングへの『Notta』活用も期待されている。
「臨店時の指導内容はケースバイケースでマニュアル化が難しいため、介護保険法などの法的知識が豊富な大土井が講師を務めるSV向けの会議を開催し、情報共有を図っています。しかし、『Notta』の記録を通して大土井の臨店時のやりとりを追えば、各SVがケースごとの対応のリアルなヒントを得られるはずです。そうなれば会議を単なる『情報共有』で終わらせず、『情報は共有済み』の前提で今後の戦略などを議論する場に昇華させられると期待しています」（古川氏）
DXへの出遅れがしばしば指摘されている介護業界の中で、日本介護事業は『Notta』導入によって大きな一歩を踏み出した。大土井氏は、「弊社のような情報システム部門を持たない中小企業にとって、豊富な最新商材を提案してくれる大塚商会さんはとても心強い存在です」と話す。今後も同社では、さまざまなソリューションの導入を検討し、DXを加速していく構えだ。
大塚商会担当者からのコメント
「業務省力化以外にも効果を発揮する自動文字起こしサービスの活用をご紹介していきます」
会議内容をテキストデータで管理することは、ガバナンス強化や従業員教育においても大きな役割を果たします。『Notta』の活用が日本介護事業株式会社様に事業伸長の可能性をもたらすよう、さらなる活用を提案していきます。
- 印刷して上司への説明に
- 印刷して稟議書に添付して
- 印刷して会議資料に
日本介護事業株式会社 導入事例（PDF：2,928KB）
- ＊ 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
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