Adobe Signで契約をはじめとする業務のDXを実現

導入先の概要

導入システム

新卒と20代若手社会人に特化した東証一部上場の就職・転職情報会社

株式会社学情（以下、学情）は、1977年の設立以来、人材採用のための多方面にわたる事業展開と広告事業を手掛け、就職・転職情報会社として発展。とりわけ新卒と20代若手社会人に特化したサービスを提供していることが大きな特長で、学生と企業とのミスマッチや早期離職者の多発など、企業発展の根幹である人材に関する課題解決に積極的に取り組んでいる。

具体的には、20 代専門の転職サイト「Ｒｅ就活」をはじめ、新卒採用サイト「あさがくナビ」や合同企業セミナー「就職博」などを運営。2006年には 東京証券取引所市場第一部に上場し、リアルとWebの両面から就職・転職希望者と企業双方をきめ細かくサポートしている。「コロナ禍でも堅調だった新卒採用ビジネスに加え、現在はコロナ後を見据えた人材採用の動きが活発になり、中途採用ビジネスもニーズが拡大しています」と東京企画営業本部 新卒採用ディビジョン 企画営業第2部 マネージャーのM氏は語る。

テレワークが常態化する中で、業務フローの課題解決に着手

大塚商会の導入支援サービスで、Adobe Signの円滑な運用を実現

同社は、最初にAdobe Signの無料デベロッパー版を試験的に導入し、電子サインの環境整備に着手した。その際、通常業務を行いながら自社で細かな設定作業を行うよりも、専門スタッフに任せた方が得策だと判断。そこで、大塚商会が提供しているAdobe Signの導入支援サービスを活用し、設定漏れなどが生じないように十分な対策を講じた。

「主に初期設定の部分を大塚商会さんにサポートしていただきました。何か分からないことがあると、その場で聞きながら作業を進めることができたので、とても助かりました。おかげで最適な業務環境が整っています」（K氏）

その後、エンタープライズ版を本格導入するに当たり、企画営業部で1カ月間テスト運用を実施。その際、社内で独自のマニュアルを作成したほか、ビデオ会議ツールで実際の操作画面を共有しながらレクチャーを行った。

「まずは、営業担当者にAdobe Signの便利さをお客様の視点で実感してもらうために、実際にデモ画面で電子サインを体験してもらいました。大塚商会さんにきめ細かなサポートをしていただきながら、全社展開の準備期間をしっかり設けたことで、Adobe Signの円滑な運用を実現しています」（Y氏）

数日かかっていた申込書のやりとりがわずか5分で完了

Adobe Signの導入効果は顕著に表れている。「数年前までは、営業担当者が手書きで作成した企画参加申込書をスキャンしてPDF化し、お客様にメールで送信していました。お客様側ではPDFの文書を印刷し、そこに社印などを押して送り返してもらっていたのです。そのため、申し込みのやりとりだけで2～3日かかることもありました。Adobe Sign導入後は、発行したリンクをメールで送り、電子サインをしてもらえれば自動で通知が届くので、大幅なリードタイム短縮を実現しています。中にはわずか5分で電子サイン済みの書類を返信してくれるお客様もいます」（M氏）

「合同企業セミナーなどのイベント運営業務も円滑に行えるようになりました。イベントの参加枠は販売管理システムで管理していますが、以前は参加申込書のやりとりに数日間を要していたため、お客様から先行して参加希望のご連絡を頂いた際、あとどのくらい枠が残っているのかを正確に把握することが困難でした。しかし、Adobe Sign により契約完了までのリードタイムが短縮したことで、販売管理システムへの反映スピードがアップ。イベント参加枠の管理がリアルタイムに行えるようになりました」（I氏）

またM氏は「Adobe Signを導入したことで各担当者から提出された申込書の承認作業がデジタル化し、紙の書類を紛失するリスクもなくなっています」と社内承認フローでの導入効果を語る。

さらにAdobe Signは、社内のペーパーレス化に大きく貢献しているという。「企画参加申込書の管理においても、PC上で全ての処理が完結するので、印刷する必要がなくなり、コスト削減にもつながっています」（東京企画営業本部 サポートチーム K氏）

「紙で保管していた企画参加申込書の控えは膨大な枚数になり、書庫に2メートルくらい積み上げられている状態でした。そのため、四半期に1回行う監査では、その整理をするためだけに数日間費やしていたほどです。しかしAdobe Signを導入したことで、各担当者の作業負担や経理面での業務がトータル6～7割は削減していると実感しています」（Y氏）

「テレワークに対応したDXをあらゆる側面からご支援します」

株式会社学情様は、Adobe Signを導入することで契約業務の大幅な時間短縮とペーパーレス化を実現されました。今後も、テレワークに対応したDXをあらゆる側面からサポートします。