Adobe Signで契約をはじめとする業務のDXを実現

年間2万件にも及ぶ企画参加申込書に電子サインを活用。契約締結スピードの大幅な向上とペーパーレス化を両立

株式会社学情 導入事例

サービス業101~1,000名文書管理・電子契約・ペーパーレスコスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化

新卒採用事業、第二新卒・中途採用事業などを幅広く展開する株式会社学情は、コロナ禍でテレワークを実施する取引先が急増する中、大塚商会からAdobe Signを導入。これまで2~3日かかっていた企画参加申込書等のやりとりが瞬時に完結するようになり、大幅なペーパーレス化を実現している。

  • 業務の効率向上
  • ペーパーレス化
  • テレワーク対策

2021年6月取材

株式会社学情

導入先の概要

業種
就職情報サービス業
事業内容
新卒・第二新卒・中途採用事業、人材紹介・派遣事業、一般広告メディア取り扱い・制作、各種SPツール制作
従業員数
300名(2021年6月現在)
ホームページ
https://company.gakujo.ne.jp/

導入の狙い

  • 紙の申込書のやりとりを迅速にしたい
  • 社内のペーパーレス化を図りたい
  • 信頼性の高い電子サインを導入したい

解決策

  • 電子サインサービスの導入と環境整備

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
電子サインサービスAdobe Sign エンタープライズ版お問い合わせ
 導入支援サービス-

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株式会社学情 導入事例(PDF:3,001KB)

導入事例詳細

新卒と20代若手社会人に特化した東証一部上場の就職・転職情報会社

株式会社学情(以下、学情)は、1977年の設立以来、人材採用のための多方面にわたる事業展開と広告事業を手掛け、就職・転職情報会社として発展。とりわけ新卒と20代若手社会人に特化したサービスを提供していることが大きな特長で、学生と企業とのミスマッチや早期離職者の多発など、企業発展の根幹である人材に関する課題解決に積極的に取り組んでいる。

具体的には、20 代専門の転職サイト「Re就活」をはじめ、新卒採用サイト「あさがくナビ」や合同企業セミナー「就職博」などを運営。2006年には 東京証券取引所市場第一部に上場し、リアルとWebの両面から就職・転職希望者と企業双方をきめ細かくサポートしている。「コロナ禍でも堅調だった新卒採用ビジネスに加え、現在はコロナ後を見据えた人材採用の動きが活発になり、中途採用ビジネスもニーズが拡大しています」と東京企画営業本部 新卒採用ディビジョン 企画営業第2部 マネージャーのM氏は語る。

テレワークが常態化する中で、業務フローの課題解決に着手

執行役員(企画部・Web事業推進部担当)I氏(左)
企画部 企画業務課 課長代理 K氏(右)

学情は、これまで合同企業セミナー・採用サイトの企画参加申込書等のやりとりを紙ベースで行っており、その数は年間2万件にも上っていた。ところが、コロナ禍でテレワークを実施する取引先が急増。テレワークでは先方担当者が出社したタイミングで書類に社印や担当者印を押印してもらうことになるため、以前にも増して手間と時間がかかっていた。

申込書等への押印作業は、テレワーク中のお客様の負担になってしまいます。また、当時は社内業務も一部紙ベースで行っていたため、このタイミングで電子サインを導入することで、ペーパーレス化の行き届いていなかった業務の改善を検討したのです」と執行役員(企画部・Web事業推進部担当)のI氏は語る。

得意先に負担のかからない、信頼性の高いAdobe Signを導入

そうした中、管理部 経理課 主任のY氏と企画部 企画業務課 課長代理のK氏が中心となって、電子サインの本格的な導入に着手。複数のITベンダーの製品を比較検討する中で、最終的にAdobe Sign エンタープライズ版を選定した。

Y氏は「Adobe Signは書類のリンクを発行し、ブラウザー上で押印ができます。多数のお客様とやりとりする当社にとって、先方の事前登録が不要な点は大きな利点でした。また電子サインの導入に当たり、管理会計業務のデジタル化も目的の一つだったため、監査レポートの内容が充実していることや、管理者がログを見て不正な送信がないかチェックできることも選定の大きなポイントでした」と語る。

「Adobe Signは、当社が求めていたものを全て兼ね備えていました。例えば、Adobe Signには『テキストタグ』という機能があり、企画申込書のPDFにタグとなる文字列をあらかじめ入れておけば、文書をアップロードした際、該当箇所がお客様の入力フォームとして自動的に変換されます。そのため、各営業担当者が署名依頼送信時に毎回入力フォームの設定を行う必要がありません。これは他社製品にはない優れた機能です。また、アドビはPDFの開発元なので、今後PDF文書の電子サイン化を進めていくうえでも安心感がありました」(K氏)

学情の運営する就職支援サイト「あさがくナビ」

学情の運営する就職支援サイト「Re就活」
新卒と20代の第二新卒に特化したサービスを展開するのが同社の特長だ

大塚商会の導入支援サービスで、Adobe Signの円滑な運用を実現

同社は、最初にAdobe Signの無料デベロッパー版を試験的に導入し、電子サインの環境整備に着手した。その際、通常業務を行いながら自社で細かな設定作業を行うよりも、専門スタッフに任せた方が得策だと判断。そこで、大塚商会が提供しているAdobe Signの導入支援サービスを活用し、設定漏れなどが生じないように十分な対策を講じた。

「主に初期設定の部分を大塚商会さんにサポートしていただきました。何か分からないことがあると、その場で聞きながら作業を進めることができたので、とても助かりました。おかげで最適な業務環境が整っています」(K氏)

その後、エンタープライズ版を本格導入するに当たり、企画営業部で1カ月間テスト運用を実施。その際、社内で独自のマニュアルを作成したほか、ビデオ会議ツールで実際の操作画面を共有しながらレクチャーを行った。

「まずは、営業担当者にAdobe Signの便利さをお客様の視点で実感してもらうために、実際にデモ画面で電子サインを体験してもらいました。大塚商会さんにきめ細かなサポートをしていただきながら、全社展開の準備期間をしっかり設けたことで、Adobe Signの円滑な運用を実現しています」(Y氏)

電子サインは得意先からも利便性が高まると好評

現在は、Adobe Signを主に企画営業部とエージェント事業部で活用。毎月1,000件以上のトランザクションがあるが、これまでにトラブルは一度もないという。「当初はお客様の協力を得られるか不安がありましたが、いざふたを開けてみたら、以前のように紙の書類を印刷して社印や担当者印を押印する手間が省けるので、お客様からとても喜ばれています。その結果、当社のイメージアップにも結びついています」(M氏)

数日かかっていた申込書のやりとりがわずか5分で完了

Adobe Signの導入効果は顕著に表れている。「数年前までは、営業担当者が手書きで作成した企画参加申込書をスキャンしてPDF化し、お客様にメールで送信していました。お客様側ではPDFの文書を印刷し、そこに社印などを押して送り返してもらっていたのです。そのため、申し込みのやりとりだけで2~3日かかることもありました。Adobe Sign導入後は、発行したリンクをメールで送り、電子サインをしてもらえれば自動で通知が届くので、大幅なリードタイム短縮を実現しています。中にはわずか5分で電子サイン済みの書類を返信してくれるお客様もいます」(M氏)

「合同企業セミナーなどのイベント運営業務も円滑に行えるようになりました。イベントの参加枠は販売管理システムで管理していますが、以前は参加申込書のやりとりに数日間を要していたため、お客様から先行して参加希望のご連絡を頂いた際、あとどのくらい枠が残っているのかを正確に把握することが困難でした。しかし、Adobe Sign により契約完了までのリードタイムが短縮したことで、販売管理システムへの反映スピードがアップ。イベント参加枠の管理がリアルタイムに行えるようになりました」(I氏)

またM氏は「Adobe Signを導入したことで各担当者から提出された申込書の承認作業がデジタル化し、紙の書類を紛失するリスクもなくなっています」と社内承認フローでの導入効果を語る。

さらにAdobe Signは、社内のペーパーレス化に大きく貢献しているという。「企画参加申込書の管理においても、PC上で全ての処理が完結するので、印刷する必要がなくなり、コスト削減にもつながっています」(東京企画営業本部 サポートチーム K氏)

「紙で保管していた企画参加申込書の控えは膨大な枚数になり、書庫に2メートルくらい積み上げられている状態でした。そのため、四半期に1回行う監査では、その整理をするためだけに数日間費やしていたほどです。しかしAdobe Signを導入したことで、各担当者の作業負担や経理面での業務がトータル6~7割は削減していると実感しています」(Y氏)

管理部 経理課 主任 Y氏

東京企画営業本部 サポートチーム K氏(左)
東京企画営業本部 新卒採用ディビジョン 企画営業第2部
マネージャー M氏(右)

Adobe Signはほかシステムとの連携も容易に実現

Adobe Signは、ほかのシステムとの連携が容易に行えることも大きな利点だ。例えば同社では、Microsoft 365と連携させることで、電子サインを付与した文書をSharePointに直接保管してシームレスに共有する取り組みを実践している。「PDF にお客様が入力されたデータはCSVで取得できるため、お客様情報の一元管理にも役立っています」(企画部 K氏)

今後は、Adobe Signを個別契約書や覚書などの単体の文書にも活用。ワークフローシステムやRPAツールとの連携を強化し、日常業務を自動化してより一層作業効率を高めていく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「テレワークに対応したDXをあらゆる側面からご支援します」

株式会社学情様は、Adobe Signを導入することで契約業務の大幅な時間短縮とペーパーレス化を実現されました。今後も、テレワークに対応したDXをあらゆる側面からサポートします。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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