『SMILE』と『eValue』で見積り・請求業務を効率化

株式会社 ハピネスプラネット（以下、ハピネスプラネット）は、「データとテクノロジーで、世界の幸せの総量を増やす」をミッションに掲げ、生成AIを活用したエンゲージメント向上ツールや、ウェルビーイングリーダー研修など、人と組織が持つ潜在能力を引き出す革新的なサービスを提供する会社だ。2020年に株式会社日立製作所（以下、日立製作所）からスピンオフして創業した。

創業者で代表取締役 CEOの矢野 和男氏は、もともと日立製作所の半導体研究者だった。その後、同社が2003年に半導体事業から撤退したことを機に、ウェアラブルセンサーなどを用いて実組織のデータを大量に収集・解析する研究にシフト。データから、幸福で生産的な人や組織の姿を明らかにしてきた。その知見やノウハウを基に、独自の生成AIを活用して人と組織が持つ潜在能力を引き出すサービスの開発や提供を目指して設立したのがハピネスプラネットである。

「膨大な計測データを、幸福や健康な生き方などを科学的に研究する『ポジティブ心理学』と掛け合わせ、エンゲージメントの向上によって組織のつながりを強くするサービスへと発展させました。これが、ユーザーが「投稿」と「応援」を継続的に繰り返すことでフラットにつながる組織を作り出せるアプリ『Connect』です」と説明するのは、執行役員 CMO フロントGr 副グループ長の松村 健一氏だ。ほかにも、従業員がサーベイに回答するとAIによるコーチングが受けられる「Energize」、矢野氏による講義などで構成されるリーダー育成プログラム「Juku」、創業者や社長の哲学・考え方などを生成AIで言語モデル化し、従業員に浸透させる「社長 Bunshin」を展開する。

「人は、自分が余裕を感じられるコンフォートゾーンにいると居心地は良いですが、それはウェルビーイングが高い状態にあるとはいえません。新たなチャレンジを始め、コンフォートゾーンから出ることを心地良く感じるスキルをもって、成長を実感できることこそがウェルビーイングの神髄です。ウェルビーイングが浸透した従業員が多い組織は、高い利益を生み出している事実が分かっています。弊社のサービスは、従業員の方々がウェルビーイングの”旅”に出ることを支援しているのです」（松村氏）

創業からまだ5年ほどではあるが、現在では四つのサービスの提供先、300社近い顧客を抱えている。

「顧客企業1社の中でも、人事、営業などの部門ごとにご契約いただくケースも多いため、実際のユーザー数は300件を大きく上回っています。サービスの拡充とユーザー数の増加に伴って、受注管理や見積書の作成、請求書発行などの業務量も増大しました」と説明するのは、営業を担当するフロントGr シニアセールスアーキテクトの原田 学氏だ。

ハピネスプラネットでは、見込み客の管理や受注管理などを創業以来Excelで行ってきた。従来はユーザー数がさほど多くなかったので、Excelで十分管理できていたのだ。しかし、契約社数が300以上にも及ぶと支障を来すようになってきた。

カスタマーサクセスを担当するフロントGr リードコークリエイトアーキテクトの関 真理絵氏は、「Excelで作成する見積書や請求書の数が大幅に増え、管理が難しくなりました。例えば、以前は社内のサーバーに共有フォルダーを作って見積書を管理していましたが、フォルダーへの保存を忘れてしまう担当者もいて、抜け漏れが生じていました」と振り返る。また、何度か修正があった場合、全ての見積書をフォルダーに保存する担当者もおり、どれが最終版なのか判断できない問題も発生していた。

ハピネスプラネットの『SMILE V Air 販売』は、2024年4月に本稼働を開始した。見積書の作成はExcelから『SMILE V Air 販売』へと移行。受注すると、見積書の情報がそのまま受注登録へ引き継がれ、請求書の発行までが一度の入力で一貫して行えるようになった。

特に大きな導入効果を実感しているのは、請求書の発行がスピーディーになった点である。以前は1名の請求書担当者が、各営業担当者からの要請を受け、全てのユーザー企業分の請求書を発行していた。その業務フローを、5～6名の営業担当者が自分たちで請求書を発行する方法に変更したのだ。

「システム導入前は、請求書担当者に頼まないと発行できなかったので、急ぎのお客様を待たせてしまったり、担当者一人に負担がかかったりしていました。それが今では、『SMILE V Air 販売』を使って自分たちで発行できるようになり、最大で1日程度の時間短縮を実現できました」と原田氏は効果を語る。

「営業担当者が自分たちで請求書を発行するようになった結果、入金確認や回収まで責任を持つ自覚が見られるようになったことも、貴重な効果だと思います」と語るのは八木氏だ。

時間短縮の観点では、『eValue V Air』導入によって見積書の承認までのスピードが速まったことも大きい。

「以前は、メールに見積書を添付してやりとりをしていましたが、承認者がメールを見落としたり、確認するまでに時間がかかったりして承認が遅れ、お客様にすぐ回答できず、焦ることもありました」と原田氏は振り返る。その点、『eValue V Air ワークフロー』を使えば、承認者がいつ、どこにいてもスマートフォンで申請を確認できるので、スピーディーに承認可能だ。松村氏は、「承認者側としても、非常に便利でありがたい機能です」と高く評価する。

さらに、承認を受けて営業担当者が発行した見積書や請求書は、自動的に『eValue V Air ドキュメント管理』に保存される、電帳法に対応する体制も整った。

八木氏は、「今後、『eValue V Air ワークフロー』で承認できる事項を増やすなど、さらなる活用を進めたい」と展望を述べた。同社の業務変革はますます進みそうだ。