FAXの紙文書をデジタル化してデータで管理

代表取締役社長の原田 宗亮氏は、「当社の強みは、お客様のご要望をもとに国内で唯一提案型の左官事業を実践していることです。例えば、コーヒーショップの漆喰（しっくい）の壁の中にコーヒー豆を砕いたものをちりばめるなど、お客様のこだわりや特徴を感じられるような提案を行い、高度な左官技術を用いてお客様のイメージを表現しています」と語る。

近年、左官職人数は減少傾向にあり高齢化も進んでいるが、その反面で左官の貴重な技術が見直されているという。そのため原田氏は、付加価値の高い提案型左官事業の需要は確実に増えていくと期待を寄せ、社内講習を積極的に実施するなど、左官職人の育成に力を入れているそうだ。

また、数年前からは従業員にノートPCやスマートフォンを支給したり、在宅勤務制度を導入したりするなど働き方改革を推進。以前は工事管理部の担当者が作業指示書を手書きで作成して現場の職人に直接手渡しするなど、対面でなければ情報共有ができないような環境だったが、スマートフォンで利用できるコミュニケーションツールを導入し、非対面でもやりとりできる環境を整備するなどして、業務効率を向上させている。さらに現場の監督との打ち合わせや新入社員向けの入社説明会をWeb会議で行うなど、同業他社に比べてICTの活用レベルは非常に高い環境だ。

そこで同社では、社内の複合機を入れ替えるタイミングで紙ベースによる文書管理の課題解決に着手。PCの導入などで長年取引していた大塚商会に相談し、既存のベンダーからの提案と比較検討したうえで、最終的に大塚商会から提案された「複合機を活用した紙文書のデジタル化ソリューション」を採用するに至った。

大塚商会が提案したのは、コストパフォーマンスに優れたリコー製のカラー複合機『RICOH IM C3510F』と、ファクス受信文書の電子化ができるアプリケーション『Easyファクス V2』、紙文書を電子化できるアプリケーション『Quickスキャン V6』を組み合わせた活用だった。経理総務担当の金澤 勝美氏は、「大塚商会さんからは業務改善につながる最適な提案をしていただき、サポート体制も充実しているので安心して導入することができました」と語る。

複合機をベースにしたアプリケーションの活用は、2020年3月に本稼働した。主に活用しているのは業務部と工事管理部の担当者で、導入から約4年が経過している今は、業界特有の事務作業に必要不可欠なソリューションとして活用されているそうだ。

『Easyファクス V2』は、FAX文書をデータで管理できるようになったことで、FAXでのやりとりが多い同社に顕著な効果をもたらしている。

「会社にいないときでも、自宅や外出先からFAXを保存している共有フォルダーにアクセスすればすぐに確認できるので大変便利です。以前は受信したFAXを担当者に振り分ける手間があり、また担当者も手元で紙のFAX文書を確認するしかありませんでしたが、今は紙のFAX文書を振り分けたり、探し出したりする手間なく、どこにいてもスピーディーにデータで確認できる環境が整っています」（原田氏）

『Quickスキャン V6』の活用頻度も非常に高い。例えば建設業界では施工時に作業員名簿の提出が必要で、その際に職人の健康保険証や保有資格の証明書の提示が求められることが多い。以前は会社に保管してある大量のファイルから必要な情報を探すなど、提出までに労力を要していたが、現在は共有フォルダーに職人の情報を全て保存しているので、その手間がなくなった。

紙の書類を探す無駄な作業がなくなれば自然とミスが減って業務が効率的になるほか、工期の短縮やコスト削減につながるので、導入効果は極めて大きいという。

「以前は紙の書類を1枚探すのに5分ほどはかかっていましたが、現在、紙文書は基本的に全てデータ化して保存しているので、PC上で共有フォルダーから必要な文書を検索してすぐに確認できるようになりました。もちろん文書によっては紙の原本を保管することもありますが、データ管理を基本としているため紙文書の保管数は確実に減っており、『Easyファクス V2』と『Quickスキャン V6』は当社のペーパーレス化に貢献していると感じています」（金澤氏）