FAXの紙文書をデジタル化してデータで管理

複合機をベースにしたソリューションでFAXなど紙の文書をデジタル化し、紙文化が残る業界で効果的に活用

有限会社原田左官工業所 導入事例

建設業1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

有限会社原田左官工業所は、商業施設を中心に提案型の左官工事業を幅広く手掛けている。紙ベースでの情報管理に課題感があり、複合機をベースにした紙文書のデジタル化ソリューションを導入したところ、FAXなど紙文書のデジタル化に成功。文書を効率的に管理する仕組みを整えて、業務改善を実現している。

  • 業務効率の向上
  • 生産性向上対策
  • ペーパーレス

有限会社原田左官工業所

導入先の概要

業種
建設業
事業内容
左官工事、タイル貼り工事、防水工事、れんが・ブロック工事業
従業員数
50名(2024年3月現在)
ホームページ
https://www.haradasakan.co.jp/

導入の狙い

  • FAXでのやりとりでトラブルが発生したときに迅速に対応したい
  • 紙の文書をデジタル化して、会社にいなくても共有・確認できるようにしたい

解決策

  • 複合機をベースにした紙文書のデジタル化ソリューションを導入

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
複合機RICOH IM C3510F-
ファクス受信文書の電子化Easyファクス V2お問い合わせ
紙文書の電子化アプリケーションQuickスキャン V6お問い合わせ
クラウドストレージサービスDropbox Business Standardお問い合わせ

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有限会社原田左官工業所 導入事例(PDF:3,143KB)

導入事例詳細

提案型左官事業で付加価値を提供し、ICTによる働き方改革を推進

東京都文京区に本社を構える有限会社原田左官工業所(以下、原田左官工業所)は、1949年に創業した左官工事業者だ。創業当初は主に大規模な建物の内部装飾工事などを行っていたが、その後時代の変化とともに事業領域を拡大。近年は商業施設を中心に、店舗や住宅の左官工事をはじめ、それに付随するタイル貼り工事や防水工事、れんが・ブロック工事など幅広く事業を展開している。

代表取締役社長 原田 宗亮氏

代表取締役社長の原田 宗亮氏は、「当社の強みは、お客様のご要望をもとに国内で唯一提案型の左官事業を実践していることです。例えば、コーヒーショップの漆喰(しっくい)の壁の中にコーヒー豆を砕いたものをちりばめるなど、お客様のこだわりや特徴を感じられるような提案を行い、高度な左官技術を用いてお客様のイメージを表現しています」と語る。

近年、左官職人数は減少傾向にあり高齢化も進んでいるが、その反面で左官の貴重な技術が見直されているという。そのため原田氏は、付加価値の高い提案型左官事業の需要は確実に増えていくと期待を寄せ、社内講習を積極的に実施するなど、左官職人の育成に力を入れているそうだ。

原田左官工業所のショールームにある左官素材とサンプル。ショールームにはサンプル作成室も設けているため、お客様と直接相談しながらサンプルを作成できる

また、数年前からは従業員にノートPCやスマートフォンを支給したり、在宅勤務制度を導入したりするなど働き方改革を推進。以前は工事管理部の担当者が作業指示書を手書きで作成して現場の職人に直接手渡しするなど、対面でなければ情報共有ができないような環境だったが、スマートフォンで利用できるコミュニケーションツールを導入し、非対面でもやりとりできる環境を整備するなどして、業務効率を向上させている。さらに現場の監督との打ち合わせや新入社員向けの入社説明会をWeb会議で行うなど、同業他社に比べてICTの活用レベルは非常に高い環境だ。

複合機を入れ替えるタイミングで紙の文書管理の課題解決に着手

ICTを積極的に活用している同社だが、左官業界全体を見てみると、いまだにFAX文化が根強く浸透しているのが現状だ。そのため、取引先を含めた外部とは、FAXを通して紙ベースでやりとりすることが非常に多く、業務上のトラブルが発生する要因の一つになっていた。例えば、見積書をFAXで送信したにもかかわらず相手側のFAXの用紙切れで届いていなかったり、逆に、FAXで受信した見積もり依頼書が他のFAX文書と混在してすぐに確認できず、回答が遅れてしまったりしていたのだ。

さらに、紙文書のデジタル化を促進することも課題だった。これまで、過去の施工情報や社員の免許証、採用関係の書類など、多くの情報を紙文書でファイリングして保管していたので、必要な情報を探し出す際に時間と手間がかかっており、保管場所も増える一方だった。

「作業指示書の控えや工事台帳は全て紙で保管していたので、数カ月もたつと相当な紙の量になります。過去の工事現場で使った材料を確認する際に、当時の最新の施工情報を記録してある資料がなかなか見つからず、資料を探すのに丸1日かかったこともありました」(原田氏)

ワークスペースに設置されている『RICOH IM C3510F』。トナー残量が少なくなると自動的に補充の手配がされるなど、管理の手間が削減された

そこで同社では、社内の複合機を入れ替えるタイミングで紙ベースによる文書管理の課題解決に着手。PCの導入などで長年取引していた大塚商会に相談し、既存のベンダーからの提案と比較検討したうえで、最終的に大塚商会から提案された「複合機を活用した紙文書のデジタル化ソリューション」を採用するに至った。

経理総務 金澤 勝美氏

大塚商会が提案したのは、コストパフォーマンスに優れたリコー製のカラー複合機『RICOH IM C3510F』と、ファクス受信文書の電子化ができるアプリケーション『Easyファクス V2』、紙文書を電子化できるアプリケーション『Quickスキャン V6』を組み合わせた活用だった。経理総務担当の金澤 勝美氏は、「大塚商会さんからは業務改善につながる最適な提案をしていただき、サポート体制も充実しているので安心して導入することができました」と語る。

FAXなどの紙文書をデータで管理、簡単に指定のデータ形式に

複合機『RICOH IM C3510F』をベースに『Easyファクス V2』、『Quickスキャン V6』を運用するに当たって、社内の共有フォルダーとしてクラウドストレージ『Dropbox Business Standard』を導入。データ化した文書を社内外問わずに確認・共有できる環境を整えつつ、一連の設定作業は大塚商会に依頼して、スムーズに運用をスタートした。

『Easyファクス V2』を活用することで、複合機で送受信したFAX文書を自動的にクラウド上の共有フォルダーにPDFで保存して管理できる環境を整えた。これにより、社外からの問い合わせ対応のスピードアップが実現したという。

「取引先や外部企業から問い合わせがあった場合も、FAXを受信した日時を指定して検索すればFAXのデータをすぐに確認できます。FAXのやりとりでトラブルが発生したり問い合わせがあったりしても、迅速に対応できるようになりました」(原田氏)

FAX以外の文書もデータで管理

同時に、スキャンした紙文書を複合機から直接共有フォルダーに保存できる複合機アプリケーション『Quickスキャン V6』を活用して、複合機のパネル上で保存先のフォルダーを指定し、紙文書をスキャンしてデータ化文書をデータ管理できる仕組みを整えた保存先のフォルダーは、担当者別や部門別、工事関係や採用関係といった用途別など約17項目に細かく分類することで、データの管理や検索がしやすいように工夫している。

また、スキャンしたファイルを指定したデータ形式に変換して保存できるようになった。

「例えば、従業員の健康保険証や免許証を何も設定せずにそのままスキャンすると、A4など実物よりも大きいサイズで保存されてしまいますが、複合機の操作パネル上での簡単な操作で、原本と同じサイズ、かつ画像データで保存ができるようになり、大変便利です」(金澤氏)

紙の書類を探す無駄な作業が減り、業務効率の向上を実現

複合機の操作パネルから『Quickスキャン V6』を選択。アプリケーションの活用によって、紙文書管理の煩雑さが飛躍的に改善された

複合機をベースにしたアプリケーションの活用は、2020年3月に本稼働した。主に活用しているのは業務部と工事管理部の担当者で、導入から約4年が経過している今は、業界特有の事務作業に必要不可欠なソリューションとして活用されているそうだ。

『Easyファクス V2』では、フォルダーの振り分けも簡単に設定可能だ ※イメージ画像です

『Easyファクス V2』は、FAX文書をデータで管理できるようになったことで、FAXでのやりとりが多い同社に顕著な効果をもたらしている。

会社にいないときでも、自宅や外出先からFAXを保存している共有フォルダーにアクセスすればすぐに確認できるので大変便利です。以前は受信したFAXを担当者に振り分ける手間があり、また担当者も手元で紙のFAX文書を確認するしかありませんでしたが、今は紙のFAX文書を振り分けたり、探し出したりする手間なく、どこにいてもスピーディーにデータで確認できる環境が整っています」(原田氏)

『Quickスキャン V6』の活用頻度も非常に高い。例えば建設業界では施工時に作業員名簿の提出が必要で、その際に職人の健康保険証や保有資格の証明書の提示が求められることが多い。以前は会社に保管してある大量のファイルから必要な情報を探すなど、提出までに労力を要していたが、現在は共有フォルダーに職人の情報を全て保存しているので、その手間がなくなった。

紙の書類を探す無駄な作業がなくなれば自然とミスが減って業務が効率的になるほか、工期の短縮やコスト削減につながるので、導入効果は極めて大きいという。

以前は紙の書類を1枚探すのに5分ほどはかかっていましたが、現在、紙文書は基本的に全てデータ化して保存しているので、PC上で共有フォルダーから必要な文書を検索してすぐに確認できるようになりました。もちろん文書によっては紙の原本を保管することもありますが、データ管理を基本としているため紙文書の保管数は確実に減っており、Easyファクス V2Quickスキャン V6は当社のペーパーレス化に貢献していると感じています」(金澤氏)

連合会の情報発信でも効果的に活用

原田氏は日本左官業組合連合会で青年部の部長を務めており、会員向けに情報発信をする機会が多くあるという。その際にも『Quickスキャン V6』を効果的に活用しているそうだ。

「連合会の会員向けに、毎日左官に関する情報を発信しているのですが、建築雑誌など紙媒体に掲載してある情報であっても『Quickスキャン V6』を活用すれば簡単にデータ化して共有できるので、非常に重宝しています」(原田氏)

今後は、共有フォルダーのクラウドストレージを『Googleドライブ』に移行することで利便性を高めるなどソリューションをうまく活用して、さらなる業務効率の向上を図る考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「FAXや紙の書類のデジタル化で業務効率がアップします」

有限会社原田左官工業所様は、複合機とアプリケーションを組み合わせることでFAX文書や紙の書類を簡単にデジタル化して管理できる環境を整えられました。今後も、さらなる業務効率向上に向けたソリューションをご提案します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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