決裁業務や文書管理の効率化を実現

社会福祉法人 泉会（以下、泉会）は、1954年に美竹教会の牧師で青山学院 神学部 教授の浅野 順一氏が一念発起し、傷痍（しょうい）軍人を支援する援護施設として活動を開始した。以来、キリスト教の精神に基づき、ハンディキャップを持つ人々の人権が守られ、社会で自立できることを主眼に置いた福祉サービス事業を展開し、2024年に設立70周年を迎えた。現在は、東京・世田谷エリアの「泉の家」「岡本福祉作業ホーム」と、同じく東京の西多摩郡にある日の出町エリアの「日の出舎」の福祉施設を中心に事業を展開し、2018年に世田谷エリアに新設した「コイノニアかみきた」なども運営している。

理事長の齋藤 金義氏は、「泉会は、身体障がい者の入所事業や通所による就労支援事業、生活介護事業を積極的に行っていることが大きな特徴です。例えば日の出舎では、障がいを持つ方が木工作業を行い、看板などの製作も行っています。『コイノニアかみきた』では、パン工房で作ったでき立てのパンや、水耕（すいこう）栽培した葉物野菜などを販売し、地域住民の方から『安くておいしい』と好評を得ています」と語る。

就労支援事業では、各事業所の職員が積極的にアイデアを出し合って障がい者の就労を支援し、作業内容や作業時間に応じた一定の対価を支払っている。例えば、職員がせんべい屋を視察して、そのせんべいを食べてみて材料などを検討。施設で作れるものとして試作を行い、商品化するケースもあるという。こういった取り組みはせんべいにとどまらず、さまざまな商品に及ぶという。

さらに、地域住民との交流の場も活発に設けている。具体的には、地域住民を招いたパン作りの体験会や、近隣の学校の生徒を受け入れた実習活動などを通じて、コミュニケーションを深めている。

事務局 課長補佐の小川 史也氏は、従来の申請・承認業務の課題を次のように語る。

「稟議書以外にも、消耗品の購入申請、職員の手当などの申請、施設のイベントなどの起案書の申請など多くの申請書類があり、施設ごとには毎月50件くらいはあります。その都度、各事業所の職員が紙の申請書に手書きで記入し、課長や施設長に手渡して印鑑をしてもらっていたので、時間と手間がかかり、その効率化を図ることが課題の一つでした」

『eValue V Air』は、グループワークに必要なワークフローやドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションの機能を網羅した統合型グループウェアのクラウド版だ。事業所内でサーバーを運用管理する手間を省き、安全な環境で情報系業務の効率化を総合的に実現できることが大きなメリットだ。

泉会は、主にワークフローとドキュメント管理を活用し、2022年12月からテスト運用を開始。その際、紙の申請書の書式になるべく近いかたちにするためにカスタマイズを施している。同時に、社内の文書をクラウド上に保管するために、どういうフォルダーが必要になるのか明確にして、フォルダー作りから始めたという。

「全ての職員がアクセス可能な情報と、人事情報など特定の職員しか閲覧できないものがありますので、各事業所の総務担当職員と相談しながら、アクセス権限を設定する作業に若干苦労しました。しかし、それ以外は特に問題なくスムーズに導入できました」（小川氏）

『eValue V Air』は、2023年4月から全ての事業所で本格的な運用をスタートさせた。普段から申請書や稟議書の決裁を行っている管理職はすぐに操作を理解し、活用するようになったという。反面、各事業所には短時間しか勤務していない非常勤職員や、PC操作に不慣れな高齢の職員も少なくない。そのため、全ての職員が一斉に活用し始めたわけではなかったが、実際に申請作業などを行っていく中で『eValue V Air』のメリットを実感し、徐々に事業所内に浸透していったという。

『eValue V Air』の導入効果として即座に実感したことは、申請・承認業務がデジタル化されて迅速に処理できるようになったことだ。とりわけ、『eValue V Air』は、クラウドサービスなので、自宅や外出先のインターネット環境からアクセスして決裁できるようになった効果は大きいという。

「事業所に行けないときも、自宅のPCから稟議書の内容を確認して決裁できるので非常に便利になりました。以前のように承認までにかかる時間も短くなっていると思います」（齋藤氏）。一方、小川氏も、「申請・承認業務の中で一番時間がかかっていたのが、起案書の決裁です。現在は、職員が起案書を申請したタイミングで承認者の端末に自動的に通知されるので、従来と比べて起案書の決裁が格段にスピードアップしました」と、評価する。

同時に、『eValue V Air』のドキュメント管理機能も効果的に活用している。職員台帳や各種規定書、理事会などの会議資料や施設の利用計画書、事業報告書などのさまざまな文書をクラウド上で一元管理し、必要な情報を検索して即座に取り出せるようになった。

「理事会や評議委員会の会議資料は、全て時系列でドキュメント管理のフォルダーにまとめて保管されています。その中から必要な資料をダウンロードして独自の資料を作成する際に利用しています。事務局に依頼しなくても、自分で自由に検索して資料を参照できるので、とても重宝しています」（齋藤氏）