決裁業務や文書管理の効率化を実現

クラウド版の統合型グループウェアで申請・承認業務がスピードアップし、印刷コストの削減に大きく貢献

社会福祉法人 泉会 導入事例

サービス業101~1,000名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

社会福祉法人 泉会は、障がい者の自立支援を行う福祉施設を運営する中で業務のDXを推進。クラウド版の統合型グループウェア『eValue V Air』を導入し、紙ベースで行っていたワークフローやドキュメント管理の効率化を実現。申請・承認業務が格段にスピードアップし、コスト削減やペーパーレスに大きく貢献している。

  • 業務効率の向上
  • コスト削減
  • ペーパーレス

社会福祉法人 泉会

導入先の概要

業種
福祉サービス業
事業内容
障がい者向け福祉施設の運営
職員数
170名(2024年4月現在)
ホームページ
https://www.izumikai.jp/

導入の狙い

  • 申請・承認業務をデジタル化したい
  • ドキュメント管理を効率的に行いたい

解決策

  • クラウド版の統合型グループウェアによる業務改善

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
統合型グループウェアeValue V Air(総合モジュール)お問い合わせ

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導入事例詳細

福祉施設でパン作りなどを行い、障がい者の就労を積極的に支援

泉会の礎を築いた浅野 順一氏の肖像。浅野氏の掲げた社会的弱者に対する慈しみの理念は、現在も同法人に受け継がれている

社会福祉法人 泉会(以下、泉会)は、1954年に美竹教会の牧師で青山学院 神学部 教授の浅野 順一氏が一念発起し、傷痍(しょうい)軍人を支援する援護施設として活動を開始した。以来、キリスト教の精神に基づき、ハンディキャップを持つ人々の人権が守られ、社会で自立できることを主眼に置いた福祉サービス事業を展開し、2024年に設立70周年を迎えた。現在は、東京・世田谷エリアの「泉の家」「岡本福祉作業ホーム」と、同じく東京の西多摩郡にある日の出町エリアの「日の出舎」の福祉施設を中心に事業を展開し、2018年に世田谷エリアに新設した「コイノニアかみきた」なども運営している。

理事長 齋藤 金義氏

理事長の齋藤 金義氏は、「泉会は、身体障がい者の入所事業や通所による就労支援事業、生活介護事業を積極的に行っていることが大きな特徴です。例えば日の出舎では、障がいを持つ方が木工作業を行い、看板などの製作も行っています。『コイノニアかみきた』では、パン工房で作ったでき立てのパンや、水耕(すいこう)栽培した葉物野菜などを販売し、地域住民の方から『安くておいしい』と好評を得ています」と語る。

就労支援事業では、各事業所の職員が積極的にアイデアを出し合って障がい者の就労を支援し、作業内容や作業時間に応じた一定の対価を支払っている。例えば、職員がせんべい屋を視察して、そのせんべいを食べてみて材料などを検討。施設で作れるものとして試作を行い、商品化するケースもあるという。こういった取り組みはせんべいにとどまらず、さまざまな商品に及ぶという。

さらに、地域住民との交流の場も活発に設けている。具体的には、地域住民を招いたパン作りの体験会や、近隣の学校の生徒を受け入れた実習活動などを通じて、コミュニケーションを深めている。

これまで紙ベースで行っていた申請・承認業務のデジタル化に着手

泉会は、三カ年計画(2023年4月~2026年3月)の中で、デジタル技術を用いて業務プロセスを改善するDX(デジタルトランスフォーメーション)を積極的に推進している。その一環として、紙ベースで行っていた申請・承認業務やドキュメント管理のデジタル化に着手した。

「申請・承認業務の中で、最終的に理事長が決裁する稟議書だけで年間で300件くらいあります。理事長職は教会の関係者が歴任しておりますが基本的には非常勤で、日々の施設運営は事務局長や施設長が担っています。そのため、理事長職は本部に来たときに、申請書類に目を通し、承認業務を行っていました」(齋藤氏)

事務局 課長補佐 小川 史也氏

事務局 課長補佐の小川 史也氏は、従来の申請・承認業務の課題を次のように語る。

「稟議書以外にも、消耗品の購入申請、職員の手当などの申請、施設のイベントなどの起案書の申請など多くの申請書類があり、施設ごとには毎月50件くらいはあります。その都度、各事業所の職員が紙の申請書に手書きで記入し、課長や施設長に手渡して印鑑をしてもらっていたので、時間と手間がかかり、その効率化を図ることが課題の一つでした」

『eValue』導入でドキュメント管理の課題も解消

申請書などの紙の書類が増え続ける一方で、その管理も煩雑化していた。特に会議資料は膨大な量になるという。

「一年間で、会議資料だけでも紙のファイルが何冊も必要でした。その中から必要な資料を探して閲覧するのも時間がかかりますし、過去の不要になった資料を廃棄するのも大変でした」(小川氏)

そうした申請・承認業務やドキュメント管理の課題を解消するために、以前から複合機の導入などで取引があった大塚商会を含めたIベンダー数社に提案を依頼。理事長や事務局長などで厳密な検討を重ねた結果、大塚商会が提案したクラウドSaaS型グループウェア『eValue V Air』(総合モジュール)を選定するに至った。

「従来の紙の申請・承認業務と違和感のないフローで効率的に運用できることが一番の決め手となりました。会議資料などを紙に印刷することなく、クラウド上で安全に保管できるので、SDGsに貢献できることも大きな魅力でした」(齋藤氏)

クラウド版統合型グループウェアでサーバー運用管理の手間を削減

『eValue V Air』の利用風景。申請・承認までのスピードアップを実現し、ドキュメント管理によって書類を探す手間などが削減されるなど多くの効果をもたらしている

『eValue V Air』は、グループワークに必要なワークフローやドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションの機能を網羅した統合型グループウェアのクラウド版だ。事業所内でサーバーを運用管理する手間を省き、安全な環境で情報系業務の効率化を総合的に実現できることが大きなメリットだ。

泉会は、主にワークフローとドキュメント管理を活用し、2022年12月からテスト運用を開始。その際、紙の申請書の書式になるべく近いかたちにするためにカスタマイズを施している。同時に、社内の文書をクラウド上に保管するために、どういうフォルダーが必要になるのか明確にして、フォルダー作りから始めたという。

「全ての職員がアクセス可能な情報と、人事情報など特定の職員しか閲覧できないものがありますので、各事業所の総務担当職員と相談しながら、アクセス権限を設定する作業に若干苦労しました。しかし、それ以外は特に問題なくスムーズに導入できました」(小川氏)

『eValue V Air』は、2023年4月から全ての事業所で本格的な運用をスタートさせた。普段から申請書や稟議書の決裁を行っている管理職はすぐに操作を理解し、活用するようになったという。反面、各事業所には短時間しか勤務していない非常勤職員や、PC操作に不慣れな高齢の職員も少なくない。そのため、全ての職員が一斉に活用し始めたわけではなかったが、実際に申請作業などを行っていく中で『eValue V Air』のメリットを実感し、徐々に事業所内に浸透していったという。

稟議書などの決裁がスピードアップ、必要な情報を検索して即座に参照

泉会で作っている犬用クッキー。「泉の家」では施設に併設している喫茶店を運営しながら、他にもせんべいなどを製造・販売している

eValue V Airの導入効果として即座に実感したことは、申請・承認業務がデジタル化されて迅速に処理できるようになったことだ。とりわけ、『eValue V Air』は、クラウドサービスなので、自宅や外出先のインターネット環境からアクセスして決裁できるようになった効果は大きいという。

事業所に行けないときも、自宅のPCから稟議書の内容を確認して決裁できるので非常に便利になりました以前のように承認までにかかる時間も短くなっていると思います」(齋藤氏)。一方、小川氏も、「申請・承認業務の中で一番時間がかかっていたのが、起案書の決裁です。現在は、職員が起案書を申請したタイミングで承認者の端末に自動的に通知されるので、従来と比べて起案書の決裁が格段にスピードアップしました」と、評価する。

同時に、『eValue V Air』のドキュメント管理機能も効果的に活用している。職員台帳や各種規定書、理事会などの会議資料や施設の利用計画書、事業報告書などのさまざまな文書をクラウド上で一元管理し、必要な情報を検索して即座に取り出せるようになった。

「理事会や評議委員会の会議資料は、全て時系列でドキュメント管理のフォルダーにまとめて保管されています。その中から必要な資料をダウンロードして独自の資料を作成する際に利用しています。事務局に依頼しなくても、自分で自由に検索して資料を参照できるので、とても重宝しています」(齋藤氏)

印刷コストの削減やペーパーレス化に貢献

「以前は、決算時に事業報告書などを紙に印刷して役員や各事業所に配布していました。その印刷と製本を外注していたので、年間で26万円くらいかかっていました。現在は、そのデータがドキュメント管理のフォルダーに全て保管されているので、それをダウンロードして閲覧できるようになっています。そのため、外注費がゼロになり、印刷コストの削減とペーパーレス化に大きく寄与しています」(小川氏)

『eValue V Air』のコミュニケーション機能も有効活用。外部とのやりとりは従来どおりOutlookを利用し、職員間では『eValue V Air』の「社内メッセージ」を利用することで、機密性の高い情報が外部に漏れることを防いでいる。

「以前は、事務局からの連絡事項をOutlookで全職員に周示板機能も利用しています。そこにアップロードしておけば、過去の情報も確認できるので、職員が見落とす心配がないので便利です」(小川氏)

今後は、勤怠管理システムなどの導入も計画しているという泉会は、さらなるDX化を推進するため『eValue V Air』の活用範囲も広げていく方針だ。

大塚商会担当者からのコメント

「安全な環境で申請・承認業務や文書管理の効率化を実現します」

泉会様はクラウド版『eValue V Air』を活用し、安全な環境で申請・承認業務のスピードアップやドキュメント管理の効率化を容易に実現しました。今後もDX化を促進するための提案を積極的に行っていきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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