売り上げと顧客管理を『SMILE 販売／QC』で効率化

埼玉県久喜市に本社を構える株式会社小島商事（以下、小島商事）は、浄化槽や貯水槽などの汚泥引き抜き・清掃・メンテナンスを主力事業とする企業だ。汚泥引き抜きとは、排水処理施設に堆積した汚物（し尿）や生活排水を処理する作業を指す。久喜市周辺には、バキューム車での定期的な汚泥引き抜きを要する下水道未整備地区があり、同社は県内6市町の一般家庭、大型商業施設、自治体の浄化槽を対象にサービスを提供している。

「創業者である先々代の社長は、1950年代に写真スタジオ兼カメラ店を開設・経営していましたが、人助けで肥だめ用のおけとリヤカーを買い取ったことをきっかけに、汚泥引き抜きの仕事を手掛けるようになりました。その後、バキューム車が登場する時代になると、それを購入して業務を続けていましたが、当時は利益がほとんど出ず、事業というよりは地域貢献的な活動として行っていたようです。しかし、次第に事業として成長していき、1975年に排水処理を中核事業とする弊社を設立しました」と説明するのは、同社で売り上げ管理や顧客管理に携わる鶴見氏だ。

現在は、浄化槽や貯水槽の新規設置工事とメンテナンス、高度膜処理浄化槽のメンテナンスおよび液中膜の点検・清掃・交換、一般廃棄物や、汚泥・廃油・廃酸・廃アルカリ・動植物性残渣（ざんさ）といった産業廃棄物の収集・運搬なども行うようになった。業務に必要な車両もそれぞれ保有しており、複数の業務を通して、地域の環境保全に大きく寄与している。

「汚泥引き抜きや排水処理施設の清掃・メンテナンスを行う競合企業はありますが、弊社はお取引先へお伺いして業務に当たる従業員の丁寧な仕事ぶりを高く評価していただき、多くのお客様から厚い信頼を得ています」と鶴見氏は語る。加えて、産業廃棄物の収集・運搬ニーズが年々増加している背景もあり、同社の業績は堅調に伸長しているという。

このように、『SMILE V2 販売』の利用によって売り上げ管理や請求書発行業務を大幅に円滑化したものの、顧客管理の面では、なお改善すべき課題があったという。

例えば、浄化槽は法律に基づき、定期的な検査が義務付けられているため、県の担当者から家庭用浄化槽の定期点検の実施状況を確認されることが頻繁にある。しかし、「点検日などのデータは依然として紙に記録しており、問い合わせのたびに台帳を繰って調べなければなりませんでした。その作業に多くの時間を取られるので、顧客データもデジタルで管理したいと考えるようになりました」と鶴見氏は振り返る。

顧客情報を効率的に管理するソリューションについて小島商事から相談された大塚商会の営業担当者が推奨したのが、顧客管理システムとして定評のある『SMILE V 2nd Edition CRM QuickCreator』（以下、『SMILE V2 QC』）だった。『SMILE V2 QC』は、プログラミングの専門知識を必要とせず、ドラッグ＆ドロップで画面レイアウトを作成するだけで、顧客や商品、物件などのデータベースを作れる業務アプリ作成ツールである。『SMILE V2 販売』に登録されているマスターデータなどを連携することも可能で、入力したデータをさまざまな条件でリスト表示したり、キーワードから必要な項目を抽出したりできる。また、テキスト出力や、Excelなどのフォーマットに落とし込むことも可能だ。

「どのような情報を一覧表示したいか簡単にお伝えしただけで、大塚商会さんはすぐに『SMILE V2 QC』で見本となる管理画面を作り、デモを見せてくれました。画面は見やすく、操作も簡単そうで、『これなら高い導入効果が期待できそうだ』と経営層も納得してくれました」（鶴見氏）

近年は企業の規模を問わず、システム内のデータを暗号化して、その復元と引き換えに金銭を要求するランサムウェア被害が拡大している。『SMILE』シリーズの導入を通じて大塚商会に全幅の信頼を寄せる小島商事は、そうした被害の発生や顧客データの流出防止に向け、大塚商会から総合的なセキュリティソリューションを導入した。また、さらなる業務効率化に向けて鶴見氏が構想しているのが、依頼された案件の情報を作業担当者にスムーズに共有できる環境の整備である。

「今は、電話やFAXで受けたお客様からの依頼内容を作業指示書にまとめてエリア担当者に渡していますが、おかげさまで多くの受注をいただいており、その業務に多くの時間を費やしています。例えば『SMILE V2 QC』に受注情報を入力すると、そのお客様の前回の作業内容の記録なども添えられた作業指示書が自動作成される仕組みができないものかと考えていますが、よい方法があれば、ぜひご提案していただきたいです」と鶴見氏は大塚商会への期待を語った。