全店舗に導入した複合機のスキャン機能を活用して現金払いの経費処理やシフト管理などを合理化し、業務負担軽減と店舗の管理強化を実現

「経費処理やシフト管理などに各店舗の複合機とクラウドサービスをフル活用し、多店舗運営の業務負担軽減に絶大な効果がありました」

株式会社丸千代山岡家 導入事例

卸売・小売業、飲食店101~1,000名複合機・コピー機活用クラウド多店舗・多拠点展開営業・業務プロセス効率化紙文書の管理・活用

全国で160店舗以上を展開するラーメンチェーン店の株式会社丸千代山岡家。セントラルキッチンは設けず、各店舗で素材から煮込んでスープを提供するなど、味へのこだわりで快進撃を続けている。全店舗にネットワーク接続する複合機を導入した同社は、クラウド経費精算サービスによって、各店舗が小口現金払いで受け取った領収書をスキャンするだけで整理・集計できる仕組みを構築し、店舗と本部の経費処理負担を大幅に軽減させた。また、全店舗のシフト表をスキャンしてクラウドで電子保管するなど、店舗運営の管理強化にも活用している。

2019年11月取材

株式会社丸千代山岡家

導入先の概要

業種
レストラン・フード
事業内容
『ラーメン山岡家』などの運営
従業員数
約2,660名(2019年11月現在)
ホームページ
https://maruchiyo.yamaokaya.com/

導入の狙い

  • 全店舗に導入した複合機をさらに活用したい
  • 各店舗の経費処理に掛かる、本部やスーパーバイザーの負担を軽減したい
  • 店舗ごとのシフト管理状況を正確に把握したい

解決策

複合機のスキャン機能を使って経費処理やシフト管理などを合理化

導入したメリット

  • 月末の経費処理負担が大幅に軽減
  • 全店舗のシフト状況が「見える化」
  • 管理本部 人事総務部 システム課 課長 田中 陽里氏

    「これからも業務改善に役立つシステムをどんどん作っていきたい。そのために、大塚商会のエンジニアの方々からも有益なアドバイスを頂ければと思います」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
リコー製複合機RICOH MP C305/306 145台お問い合わせ
電子化・文書管理システムRICOH Ridoc GlobalScanお問い合わせ
クラウドサービスたよれーる Office365
Business Premium
お問い合わせ
タブレットPCSurface Proお問い合わせ

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

整形ずみPDFを入手

株式会社丸千代山岡家 導入事例(PDF:2,948KB)

導入事例詳細

北海道・北関東で160店舗以上を展開

株式会社丸千代山岡家(以下、丸千代山岡家)は、北海道と北関東を中心に『ラーメン山岡家』などのブランドで161店舗(2019年7月末時点)を全国展開するラーメンチェーン店運営会社だ。1988年、茨城県牛久市に第1号店をオープンし、現在の営業スタイルの原型となる24時間・年中無休のサービス体制を確立。1992年には「ラーメン激戦区」として知られる札幌市に北海道1号店をオープンさせ、たちまち大人気となったことから、翌1993年、本社を札幌に移転した。現在展開する161店舗のうち、52店舗は北海道にあり、いかに道産子たちの舌と胃袋をつかんでいるのかが分かる。

「ラーメンでお客様に喜んでもらう」ことを基本理念として掲げ、基本要素である「麺・スープ・タレ」の研究を重ねてきたことが人気の秘密。一般的なラーメンチェーン店と違い、セントラルキッチンは設けず、味の決め手となるスープは各店舗が素材から炊いて作っている。そのため、広い厨房(ちゅうぼう)を確保できるロードサイド型店舗を中心に出店攻勢をかけてきた。2006年にジャスダック上場を果たし、年商100億円を達成した2016年には、新業態『極煮干し本舗』の1号店を茨城県土浦市にオープンした。

全店舗にリコー製のコンパクト複合機を導入

丸千代山岡家は、『ラーメン山岡家』が130店舗を超えた2012年に、大塚商会を通じて全店舗のプリンターをリコー製のコンパクト複合機『RICOH MP C305 / 306』に全面リプレースした。各店舗はそれまで、資料や帳票類、チラシなどを出力するために市販の家庭用インクジェットプリンターを使用していた。しかし、「出店するたびに一番安いプリンターをその都度購入していたので、どの店にどの機種が置かれているのかが把握できず、店舗から本部に故障の問い合わせがあっても即応できないのが大きな課題でした」と語るのは、管理本部 人事総務部 システム課 課長の田中 陽里氏である。

そこで同社は、管理効率を上げるため全店舗のプリンターを統一することを決定。「単機能のインクジェットプリンターに比べて用途が広く、狭い店舗に置いてもコンパクトで場所を取らない」(田中氏)との理由で、大塚商会が提案する『RICOH MP C305 / 306』を採用した。

『RICOH Ridoc GlobalScan』の活用で紙書類全てをデータで管理

『RICOH Ridoc GlobalScan』を活用し、ワンタッチで領収書をスキャンしクラウド経費精算サービスへ送る仕組みを構築

その導入効果は絶大であった。以前はプリンターに関する対応に、本部の担当者が月間30時間ほど時間を取られていたが、リプレース後はほとんどゼロになった。しかも、「トナーの補充や修理は全て大塚商会さんが対応してくれるので、店員は店舗業務に専念できるようになりました」と田中氏は語る。

さらに2016年4月には、チェーンの本部機能である同社関東事務所の複合機を店舗と同じリコー製にリプレースすることに伴い、リコー製複合機で使える電子化・文書管理システム『RICOH Ridoc GlobalScan』を大塚商会から導入。本部と全店舗で利用できるようにした。

それまで、各店舗から本部に送る報告書やアルバイト応募者の履歴書などの紙書類は、全てFAX送信していた。しかし、『RICOH Ridoc GlobalScan』を導入してからは、紙書類は複合機でスキャンし、タッチパネルを押すだけで電子化されたデータとして簡単に本部に送れるようになった。送られてきたデータはそのまま指定フォルダーに保存されるので、本部側の資料管理も容易になったという。

田中氏は、「紙書類を電子化し、店舗と本部が共有できるようになったことで、さまざまな業務変革が図れるのではないかと思いました。既に幾つかの試みを始めています」と語る。

スキャン機能と文書電子化で始まった業務変革

複合機のスキャン機能と電子化・文書管理システムで試みた業務変革の一つが、各店舗の小口現金払いなど経費処理の合理化だ。従来、丸千代山岡家の各店舗では、生鮮食品を中心とする食材の購入、従業員の交通費の立て替え払い、新聞代や町内会費といった小口の現金払いについては領収書をもらい、その内容を手書きで記帳していた。複数店舗を統括管理するスーパーバイザー(以下、SV)がその内容を領収書と照らし合わせてチェックした後、各店舗から月末までに本部に送られてくる記帳データと領収書を、経理部門がもう一度照合して仕訳するという二重チェックを行っていた。

しかし、「全店舗から大量のデータと領収書が送られてくるので、月末に経理業務がパンク状態になってしまうのが大きな悩みでした。またSVが経費のチェックに時間を取られ、肝心の店舗管理がおろそかになるのも避けたいと考えていました」と田中氏は振り返る。

領収書もスキャンして、そのままクラウド経費精算サービスへ

『SharePoint』上にオリジナルで作成した、各店舗の小口現金出納帳

そこで田中氏は、各店舗が領収書を電子化し、複合機のボタンを押せば、そのままクラウド経費精算サービス会社に送られる仕組みを構築。サービス会社は、送られてきた領収書の画像を基に店舗ごと、日付ごとの記帳データを入力して本部に送り、本部の経理担当者が承認を行うという流れを作った。一度仕訳された項目は、次回から自動的に仕訳される。また、各店舗の小口現金勘定にその仕訳データを反映し、使った現金と手持ちの現金がブラウザー上で確認できる電子出納帳も自作した。

各店舗のシフト表もPDF保存で一元管理

紙で管理されていた各店舗のシフト表は、スキャンPDFで電子化。提出していない店舗がすぐに分かる仕組みも『SharePoint』で作成している

さらに、各店舗が作成するアルバイトなどのシフト表も複合機でスキャンし、ボタンを押せばクラウドストレージにPDF保存される仕組みを作った。「それまで各店舗が紙で保管していたシフト表を本部で一元管理し、全店舗のシフト状況を『見える化』するためです」と田中氏は説明する。

このほか、SVが手書きで作成する臨店報告についても、複合機でスキャンPDF化したうえで、情報共有・文書管理ツール『SharePoint』で共有できるようにした。

店舗、SV、経理、それぞれの使い方で複合機を活用

これらの試みは、それぞれ大きな効果を発揮している。まず、店舗における小口現金払いなどの経費処理では、店舗責任者は受け取った領収書を手で記帳入力する必要がなくなり、複合機で領収書をスキャンし送信ボタンを押すだけで済むようになった。SVは領収書とその記帳データを各店舗が本部に送る前にチェックする作業から完全に解放され、本部の経理担当者は、あらかじめ店ごと、日付ごとに整理された記帳データを承認するだけなので、業務負担が大幅に軽減した。店舗、SV、本部経理の三者がそれぞれ省力化を実現するという絶大な効果が得られたのだ。

電子化+『SharePoint』の活用で、より確実な店舗管理を実現

一方、全店舗のシフト表を電子化して一元管理する仕組みについて田中氏は「従来は、SVが各店舗に行かなければ確認できなかったシフト状況がPCやタブレット端末で確認できるようになり、タイムリーで効率の良い店舗管理が実現しました」と評価する。全店舗のシフト表を集めるには、届いていない店舗がないかどうかを確認する仕組みも必要だ。そこで『SharePoint』を使って全店舗のシフト表の提出状況を一覧できるアプリも自作した。また、SVによる臨店報告の電子化については、「いつ、どの店舗を回ったのかというSVの行動が『SharePoint』上で確認できるようになり、管理がしやすくなりました」と語る。

「今後は経費処理などのバックオフィス業務だけでなく、調理やオペレーションの合理化など、店舗業務でもデジタル化の推進を考えています」と田中氏は抱負を語る。大塚商会には、「そのためにITサービス・製品の最新情報を積極的に提供していただきたいですね」と期待を込めて語った。

大塚商会担当者からのコメント

「店舗業務に役立つソリューションも積極的にご提案します」

株式会社丸千代山岡家の田中様からは、「バックオフィス業務だけでなく、店舗業務に役立つシステムも開発していきたい」とのご希望を頂いております。ご期待に添えるように、これからも幅広い分野の最新ソリューションをご提案します。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

整形ずみPDFを入手

株式会社丸千代山岡家 導入事例(PDF:2,948KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

大塚商会は、オフィスIT全般について、幅広く対応します

大塚商会は、お客様のビジネスチャンスの獲得やコスト削減・生産性向上・競争力強化といった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。
また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!

お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。

導入後も支持される安心のアフターフォローとは?

オフィスのIT全般の導入について、お気軽にご相談ください。

最適なソフトを教えてほしい」「費用はいくらくらい?」などのご相談も承っておりますので、気になることはお気軽にご相談ください。

*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。

ページID:00174454

ナビゲーションメニュー