販売管理システムで業務フローを適正化

導入先の概要

導入システム

豊富な在庫と自社便配送で内装資材をスピーディーに供給

手書き伝票や台帳に頼っていた受発注業務をデジタル化したい

「当社の受注件数は毎日500～1,000件あり、6枚複写の伝票を手書きする業務に多くの人員と時間が費やされていました」と語るのは、本店 受注課 課長代理の池田 奈美氏。同じく本店 受注課 係長の神谷 有香氏は、「お客様から電話で『この前頼んだのと同じ商品を』などとあいまいに注文されることが多いのですが、当時のオフコンではスピーディーに検索できないため、台帳をめくって確認していたのです」と話す。

かつて電算課に所属し、現在は業務部 システム管理課 課長代理の伊藤 靖哲氏は、「電算課では手書き伝票に記載された内容をオフコンに入力する作業に日々追われていました」と振り返る。そのオフコンは売上実績を閲覧する程度のことしかできず、また受注課が商品の在庫を確認したい場合は、各営業所に電話で問い合わせることを強いられていた。

業界向けテンプレートで自社業務にフィットしたシステムを構築

こうして導入された『SMILE 販売』は、手書き伝票を部署間でやりとりする必要をなくし、売上データの二重入力や、伝票に記載された数値の検算作業なども不要にした。業務が大きく改善されたことについて、各氏は次のように話す。

「オフコンでは売上実績くらいしか把握できませんでしたが、『SMILE 販売』では売り上げごとの利益も明確になったことで、発注担当者は利益率をしっかり意識しながら仕入れ先との価格交渉をするようになりました」（伊藤氏）

かつては受注した商品をメーカーに発注する仕入課発注という部署が別にあったが、伝票作成の作業がなくなった受注担当者が発注業務まで兼務できるようになったことから、仕入課発注部門は廃止された。また、データ入力を行っていた電算課と伝票内容を検算する管理課も統合された。「受発注業務の効率を高めたことで、より生産性の高い業務へ人的リソースをシフトすることにもつながりました」と伊藤氏は語る。

効率の良い業務フローの確立で煩雑な作業と残業をカット

「以前はどの商品がよく売れているのかを把握するのにも苦労しましたが、『SMILE 販売』では販売実績をさまざまな角度から簡単に分析できます。そのおかげで、営業所ごとにどの商品の在庫を増やすべきか、逆に減らすべきかといった判断も的確にできるようになりました」（伊藤氏）

「お客様の業務内容にコミットする解決策をご提案します」

永浜クロス株式会社様は、『SMILE 販売』と『インテリア内装資材卸向けテンプレート』の活用で的確な業務フローを構築されました。『SMILE 販売』にはWeb受注データやFAX受信データのOCR取り込みなど、豊富なテンプレートをご用意しています。これからも、お客様の課題解決に貢献できるソリューションをご提案します。