販売管理システムで業務フローを適正化

インテリア内装資材卸向けテンプレートで手作業だった業務をシステムで一元管理し、受発注プロセスが飛躍的に効率アップ

永浜クロス株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

内装工事店などに資材を販売する永浜クロス株式会社は、手書き伝票による非効率な受発注業務を改善するべく、『SMILE 販売』をベースとしたシステムを導入。受発注はもちろん、在庫管理や売上データ管理など多くの業務の生産性を向上させ、常態化していた残業をなくすことにも成功している。

  • 業務の効率向上
  • 二重作業の解消
  • 長時間労働の是正

2020年9月取材

永浜クロス株式会社

導入先の概要

業種
卸売業
事業内容
室内装飾資材卸売 (クロス、カーペット、フロア、カーテン、襖紙、工具、接着剤等)、内装仕上工事
年商
76億9,000万円(2019年4月実績)
従業員数
157名(2020年9月現在)
ホームページ
https://www.nagahama-cloth.co.jp/

導入の狙い

  • 手書き伝票による受発注業務をデジタル化したい
  • 受注履歴を素早く検索し、お客様からの問い合わせに即答したい
  • 受注データの二重入力をなくしたい
  • 売上データを多角的に分析したい

解決策

  • インテリア内装業界に特化したシステムをベースに、生産性向上を目指した業務フローを確立する仕組みを構築

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE 販売お問い合わせ
インテリア内装資材卸向けテンプレート

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導入事例詳細

豊富な在庫と自社便配送で内装資材をスピーディーに供給

代表取締役 永浜 哲也氏

北海道札幌市に本社を置く永浜クロス株式会社は、1964年に設立された内装資材の総合商社だ。クロス(壁紙)、カーペット、カーテンをはじめとする商品を内装工事店等に納入しており、その取扱品目は数万点にも及ぶ。

「建築の最終工程に当たる内装仕上げは工期が厳しく問われます。ご注文いただいた資材を速やかに納品するため、当社は道内10カ所の販売拠点に豊富な商品をストック。必要なものを必要なときにご指定の場所へお届けすることを心掛けています」と話すのは、代表取締役の永浜 哲也氏。『ジャストインタイム』を実現するため、道内全域への配送を自社便でカバーしているという。内装仕上げやカーテンの縫製などを行うグループ会社も擁する同社は、2012年には東京に出店し、市場を首都圏にも拡大している。

手書き伝票や台帳に頼っていた受発注業務をデジタル化したい

本店 受注課 課長代理 池田 奈美氏

内装資材メーカーから調達した商品を多数の得意先に供給する同社にとって大きな課題となっていたのが、手書き伝票を用いたアナログな受発注体制であった。電話やFAXで注文を受けると、受注課の担当者がその内容を伝票に記載。その伝票は仕入課発注に回り、メーカーへの発注が完了すると電算課に渡されるという業務フローが長年踏襲されてきた。

「当社の受注件数は毎日500~1,000件あり、6枚複写の伝票を手書きする業務に多くの人員と時間が費やされていました」と語るのは、本店 受注課 課長代理の池田 奈美氏。同じく本店 受注課 係長の神谷 有香氏は、「お客様から電話で『この前頼んだのと同じ商品を』などとあいまいに注文されることが多いのですが、当時のオフコンではスピーディーに検索できないため、台帳をめくって確認していたのです」と話す。

かつて電算課に所属し、現在は業務部 システム管理課 課長代理の伊藤 靖哲氏は、「電算課では手書き伝票に記載された内容をオフコンに入力する作業に日々追われていました」と振り返る。そのオフコンは売上実績を閲覧する程度のことしかできず、また受注課が商品の在庫を確認したい場合は、各営業所に電話で問い合わせることを強いられていた。

定評のあるパッケージの販売管理システムに注目

業務部 システム管理課 課長代理 伊藤 靖哲氏

紙伝票や台帳を用いた受発注業務を見直し、売上履歴や実績、商品在庫等のデータに臨機応変にアクセスできるようにするために同社が検討したのが、長年使ってきたオフコンを最新のシステムにリプレースすることだった。

「そこで目を向けたのが、パッケージの販売管理システムとして定評のある『SMILE 販売』でした。この業界の業務に特化した『インテリア内装資材卸向けテンプレート』を併用することで、受発注や売上管理の業務負担が大幅に軽減することが期待できました」(伊藤氏)

同社の相談を受けた大塚商会は、受発注業務に関わる現場スタッフに入念なフィッティングコンサルティングを行い、課題解決に向けてシステム構築を進めていった。

業界向けテンプレートで自社業務にフィットしたシステムを構築

こうして導入された『SMILE 販売』は、手書き伝票を部署間でやりとりする必要をなくし、売上データの二重入力や、伝票に記載された数値の検算作業なども不要にした。業務が大きく改善されたことについて、各氏は次のように話す。

本店 受注課 係長 神谷 有香氏

「商品名や配送先などの履歴を瞬時に検索できるようになり、紙の台帳を参照していた頃とは比較にならないほど受注業務がスムーズになりました」(神谷氏)

「メーカーへの発注がEDIでもできるようになりました。以前は当社の複数の営業所から大手メーカーへ大量のFAX注文が重なり送信できないことなどもありましたが、EDIによる発注ではそのような支障は一切ありません」(池田氏)

「オフコンでは売上実績くらいしか把握できませんでしたが、『SMILE 販売』では売り上げごとの利益も明確になったことで、発注担当者は利益率をしっかり意識しながら仕入れ先との価格交渉をするようになりました」(伊藤氏)

かつては受注した商品をメーカーに発注する仕入課発注という部署が別にあったが、伝票作成の作業がなくなった受注担当者が発注業務まで兼務できるようになったことから、仕入課発注部門は廃止された。また、データ入力を行っていた電算課と伝票内容を検算する管理課も統合された。「受発注業務の効率を高めたことで、より生産性の高い業務へ人的リソースをシフトすることにもつながりました」と伊藤氏は語る。

大手仕入れ先メーカーのサンゲツとはEDIで発注連携し、全てのオーダーをEDI経由で発注している。全営業所から同時発注しても問題なく処理され効率も上がった

これまでは受注課→仕入課→電算課→管理課と四つの部署で受発注業務を分担していたが、現在は受注課のスタッフだけで注文受付~納品までを担当するようになった。数字が「見える化」したことで責任感が生まれ、自主的に仕入れ先への金額交渉までするようになった

自社ならではの業務を改善する独自プログラムも開発

大塚商会のエンジニアとともに、カーテン生地の自動算出プログラムを開発。仕上がりのサイズと仕様を入力するだけで必要な生地の長さが算出され、縫製を行うグループ会社とメーカーへの発注機能も備わっている

今回のシステム導入では、商品カテゴリーごとに細かく価格設定を行えるようにもなった。

「販売価格が規定値より低い場合、その旨を受注担当者に知らせる機能もあるので大変便利です」(伊藤氏)

また、在庫管理機能に関しても特別な機能を実装。クロスのように10cm単位で販売する商品は、在庫の長さが刻々と変動するが、その販売実績をタイムリーに反映し、常に在庫の正確な長さを把握できる仕組みを取り入れている。さらには、サイズや仕様等を入力すれば、カーテンを仕立てるための生地がどれだけ必要かを自動計算し、同時にメーカーへの発注機能も備えた独自のプログラムも開発した。その結果、カーテンの縫製を担うグループ会社の担当者が、必要な生地の長さを手作業で計算する必要がなくなった。

効率の良い業務フローの確立で煩雑な作業と残業をカット

紙の台帳による在庫管理を廃止しシステム化したことで、棚卸し業務が劇的に改善。各営業所の在庫も一目瞭然になり、ジャストインタイムによる即納体制がさらに強化された

これまで1~2時間/日の残業が常態化していた受注課は、新たに仕入業務まで兼務しながら、以前と同じ7名の人員で残業ゼロを実現。また以前の電算課では、処理する伝票が増える月末には2時間ほど残業するのが常だったが、業務を受け継いだシステム管理課でも一切残業が発生していない。

さらに、導入前の毎月の棚卸しには、数名の担当者が丸2日を費やしていたが、現在は実在庫の数量を『SMILE 販売』に入力すれば金額が自動計算されるため、わずか2名で、半日で棚卸しを完了できるようになった。受注担当者も各拠点の在庫を瞬時に確認できるようになり、各営業所に問い合わせる手間もなくなった。

「以前はどの商品がよく売れているのかを把握するのにも苦労しましたが、『SMILE 販売』では販売実績をさまざまな角度から簡単に分析できます。そのおかげで、営業所ごとにどの商品の在庫を増やすべきか、逆に減らすべきかといった判断も的確にできるようになりました」(伊藤氏)

IT基盤のさらなる拡充に注力する

伊藤氏は、今後もより良い業務フローの実現を目指している。現在は、紙文書を電子化して管理する仕組みや、得意先向けの注文アプリ開発を検討するなど、IT基盤の一層の拡充に向けて意欲的な姿勢を示す。

「私たちのお客様は、まだまだ電話やFAXによる注文が主流です。今後は紙書類を電子化する仕組みを活用すれば、多忙な営業所が受信した注文FAXを余力のある営業所に転送し、『SMILE 販売』に受注データとして入力するといった作業分担が可能になります。そのようにして業務を均等配分すれば、拠点間の繁閑差をなくせると思います」と伊藤氏。

同社は今後も大塚商会をパートナーとしながらIT活用を積極的に推進することで、自社の業務のさらなる効率アップにとどまらず、創業時から経営目標としてきた「内装関連業界全体の発展」に貢献していく構えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「お客様の業務内容にコミットする解決策をご提案します」

永浜クロス株式会社様は、『SMILE 販売』と『インテリア内装資材卸向けテンプレート』の活用で的確な業務フローを構築されました。『SMILE 販売』にはWeb受注データやFAX受信データのOCR取り込みなど、豊富なテンプレートをご用意しています。これからも、お客様の課題解決に貢献できるソリューションをご提案します。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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