『kintone』でゴルフ大会の受付システムを構築

2020年、新型コロナウイルスが流行し社会に大きな影響を与え、PGAも大幅な体制の変化を求められることになった。鹿肝氏は当時の状況を「2020年に緊急事態宣言が発令されたことに伴い、事務所にスタッフが出勤することが困難になることが予想されました。しかし、そんな中でも大会の開催に向けて準備を進めなくてはいけませんでした」と振り返る。

また、この時期から国からの要請で大会の参加者には2週間の健康観察が新たに義務付けられた。

「当初は紙ベースで選手に検温や行動履歴の記録を提出してもらうことを考えました。しかし、プロゴルファーは移動が多いため出先からでも大会の申し込みができなくてはいけません。また、大会初日までに情報の不備を指摘してトラブルを未然に防げるよう、入力内容をリアルタイムで把握できる管理体制が必要でした」（鹿肝氏）

コロナ禍以前より大会の申請には無料のアンケートフォームを利用していたが、エントリー情報を一括で管理できないという難点があった。また、大会案内はBCCでメール送付していたため、実際に開封されたかどうかは送信側から確認できず、返信がない場合は別途確認のメールを送る必要があった。大きな大会であれば200人程度に再送することもあり、スタッフの大きな負担になっていたという。当時は国のコロナ対応も刻一刻と変わる状況であり、従来のようにマンパワーに頼った連絡方法では大会までに処理が間に合わないことが危惧された。

これらの問題を解決するため、PGAは新たなシステムの導入が必要だと判断し、2020年4月に大塚商会へ相談を持ちかけた。「大塚商会さんは、PGAの基幹システムである『SMILE』シリーズの導入などでお世話になっていました。既にPGAの業務を詳細に把握してくれている大塚商会さんであれば、短期間での導入もお願いできると考えました」と、今回のシステム開発を担当したPGA事業本部 PGAツアー競技部 係長の嘉納 さや香氏は語る。

またシステム選定に当たっては、「通常の運営に必要な業務に加え、コロナ禍で今後さらに提出項目が増えた場合でも柔軟に修正できるカスタマイズ性を持ったシステムであることを重視しました」と嘉納氏。その後、導入を提案されたのが『kintone』である。当初は慣れないシステムの導入によって運営業務が混乱することが懸念されたものの、大会申し込みから当日の受付までを『kintone』で管理できれば抱えている課題の解決や業務量の削減が見込めると判断し、今回の導入に踏み切ったという。

『kintone』の導入による最も大きな効果は、大会調整にかかわるスタッフの労働時間が大幅に減少したことである。鹿肝氏によると、スタッフの残業時間は前年度に比べ半分に削減されたという。これは開発したシステムによる一部業務の自動化、そして電話での問い合わせやFAXの対応をする頻度がほとんどなくなったためだ。さらに、これまで申し込みの手続きなどで使われていた紙代や郵送費などを3割ほどカットできたほか、大会業務のほとんどはリモートで対応できる体制を整えられた。

また、『kintone』を導入する前は「シニア選手にWebからの申請方法を覚えてもらうことは現実的ではない」と懸念する声が協会内で上がっていたが、実際は予想と異なり回数を重ねるごとに慣れていく選手が多く、最終的にはほとんどの選手がWebから申請できるようになった。中には「こうすればもっと使いやすくなるのではないか」とアプリケーションの使い方について運営側に提案を持ちかけてくる選手がいたほどだという。この結果について嘉納氏は「シニア選手が想定していたよりもスムーズに新しい申請方法を受け入れてくださったのは、申し込みフォームを分かりやすく作成できた結果であると受け止めています。今回の導入に成功したことで協会内のスタッフや選手たちのITに対する意識が前向きに変わり、以前よりIT活用を望む声が大きくなりました。今後は『kintone』だけでなく、他のシステムも積極的に導入して業務体制を改善していくスタイルが協会内で定着していくと思います」と語る。