公益法人に必要な内部統制を『eValue』で整備

ゴルフトーナメントの開催といった多くの事業を展開するPGAでは、スポンサー企業や運営を支援する企業などと、さまざまな取引を行っている。

「契約内容や支払金額によっては、理事などの役員の承認を受けなければなりません。しかし、従来は紙で稟議（りんぎ）書や伺い書、支払い依頼書などをやりとりしていたので手間がかかっていました」（鹿肝氏）

年間に処理される稟議書の数は約200件、伺い書は約150件、支払い依頼書に至っては数千件と膨大だ。しかも、「非常勤の理事が全国各地におり、1件ずつ郵送でやりとりしなければならず、時間を要していました」と鹿肝氏は振り返る。そのうえ、紙によるやりとりでは、承認を依頼すべき役員を人為ミスからスキップしたり、多くの書類に埋もれて紛失したりするリスクもある。そこでPGAは、申請・承認プロセスの時間短縮と、内部統制強化を目的として、PCやスマートフォンで申請・承認が可能な『ワークフロー』に着目したのである。

もくろみどおり、『ワークフロー』の導入によって承認までのスピードは格段に速まった。「従来は最長で4週間もかかったケースが、今では1週間ほどまで短縮されています。平均で3分の1程度に短くなったのではないでしょうか」と鹿肝氏は満足そうに話す。建部氏も、「『稟議書とは決裁に4週間くらいかかるものだ』と思い込んでいるところがありましたが、すっかり覆されました」と『ワークフロー』の迅速性を語る。

さらに重要なのは、あらかじめ申請する内容に応じて設定されたルートに沿って、承認者の抜け漏れなく確実に承認が得られる体制が構築できた点だ。紙と異なり、『ワークフロー』では正しいルートをたどらなければ申請が進まないので、必要な承認者が欠ける事態は起こらない。もちろん、紙のように紛失してしまう恐れは皆無だ。また、役員改選や事務局内での人事異動に伴って承認者の変更が生じた場合でも、『ワークフロー』では申請ルートを簡単に変更できるうえ、指定日時に申請ルートを切り替える設定が可能なので、新たな組織に応じた承認フローが確実に構築できる。

「公益法人は、公益目的事業の実施を目的とするだけでなく、厳格な公益認定基準に適合しなければなりません。『ワークフロー』による確実な承認フローは、内部統制の強化に大きく貢献できるものです」（鹿肝氏）

実際、PGAを公益社団法人として認定している行政庁である内閣府へ『ワークフロー』を運用した内部統制強化策を報告したところ、「電子化された承認フローによる透明性確保と記録の保全」が実現された環境を高く評価されたそうだ。