kintoneとRPAの組み合わせで手入力によるデータ処理の多くを自動化し、輸出向け中古車の検査業務を改善

「中古車等の輸出前検査業務をRPAとkintoneで改革。残業ゼロとデジタルトランスフォーメーションを実現しました!」

株式会社クオリティーインスペクションサービス 導入事例

サービス業1~100名RPAクラウド複合機・コピー機活用営業・業務プロセス効率化ITの運用・保守の負荷軽減業務データの活用

株式会社クオリティーインスペクションサービスは、日本から海外に輸出される中古自動車等の検査業務を担っている。受け入れ申し込みの段階から、車両情報や検査結果などのデータをその都度Excelに入力しており、入力作業の負荷が高いにもかかわらず担当者間ですぐ共有できないことが業務課題だった。その解消に向けて同社は、クラウド上に業務アプリを構築するPaaSを導入してデータを集約。同時にRPAを活用して入力業務を自動化することで事務担当者の業務負担を大幅に削減し、人手に頼ることなく業務品質を向上させる環境が整備された。

2020年1月取材

株式会社クオリティーインスペクションサービス

導入先の概要

業種
機械検査
事業内容
海外へ輸出する中古自動車やその部品、産業機械などの輸出前検査
従業員数
47名(2020年1月現在)
ホームページ
http://www.qisjp.com/

導入の狙い

  • データ入力の業務負担を軽減したい
  • 散在するExcelデータを一元管理したい
  • 担当者間でデータを共有したい

解決策

業務アプリの導入に加え、RPAを活用した業務改善を支援

導入したメリット

  • 手入力で行っていたデータ入力作業が自動化された
  • 各担当者が必要な情報に即時にアクセスできるようになった
  • 検査に関する膨大なデータを集約して一元管理できるようになった
  • 1日の就業時間を30分短縮しながらも検査品質が向上した
  • テクニカルマネージャー 伏木 正城氏

    「システム構築は複数のメーカーとベンダーによる一大プロジェクトとなりましたが、大塚商会さんが全体をマネジメントし、当社の業務生産性向上と自動化をサポートしてくれました」

  • 管理部 岩本 茉莉氏

    「Excelデータを基幹業務システムに逐一再入力する事務負荷が大幅に縮減し、業務負担が大きく軽減したことに満足しています」

  • 管理部 滝 郁歩氏

    「検査業務に関連する情報が集約され、全社員が必要なデータをリアルタイムに共有できるようになりました。今後もアプリ作成やRPAによる自動化でさらなる業務効率アップを追求していくつもりです」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
RPAソリューションWinActor-
業務アプリ構築PaaSkintoneお問い合わせ
ソリューション複合機お問い合わせ

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導入事例詳細

輸入国の政府機関に代わって輸出中古車等の検査を実施

神奈川県横浜市に本社を置く株式会社クオリティーインスペクションサービスは、日本から海外に輸出される中古自動車とその部品や、建設・産業機械等の検査・計量を、輸入国側の政府機関に代わって行う企業だ。事業の主体を成すのは中古車の検査で、相手国の車両検査基準に従って多様な項目を検査し、基準に準拠していればその証明書を発行する。日本国内の同種企業に先駆けて検査機関としての検査実施能力を保証する「ISO/IEC 17020」を取得しており、イギリス、アラブ首長国連邦、ケニアに支社を展開するほか、南アフリカ、タイ、シンガポールの検査センターとも契約を結んでいる。

「年間の中古車検査台数は約8万台で、輸出先として特に多いのはケニアとタンザニアです」と、検査業務全般を管理するテクニカルマネージャーの伏木 正城氏。

検査を実施する検査員は高度なスキルを有し、輸出される中古車が各国で安全に走行できることを証明している。

検査に関連する膨大なデータを一元管理したい

輸出される中古車の検査業務を進めるには、検査申込書類、車両情報、検査項目と検査結果、入金状況など、膨大なデータを管理する必要がある。それらのデータの多くは各国の支店や取引先の政府関係者も閲覧する情報ポータルのWebシステムに反映されるが、その元となる情報の大半は、事務担当者が逐一Excelに入力することでデータ化していた。

「情報が散在し、トレースバックも難しいことが、当社の業務効率を大きく阻害していました。当初はWebシステムそのものを刷新することを検討しましたが、海外の関係者も利用していることやコスト面から断念し、別の手段をリサーチし『kintone』を検討。複合機の利用で取引のある大塚商会さんから、RPAソリューション『WinActor』と組み合わせての活用を推奨されました」と、伏木氏は導入の経緯を振り返る。

kintone+RPAで情報基盤を革新

Excelデータを『kintone』に集約すれば担当者が情報を共有できるようになり、個々の車両の検査の進捗(しんちょく)状況も可視化される。『kintone』にはノンプログラミングで必要な業務アプリを作成する機能もあることから、業務効率が大幅に高まることが期待された。

「最終的に導入を決断したのは、単に『kintone』を業務システムのプラットフォームとするだけではなく、『WinActor』によってデータ入力作業の多くを自動化してはどうかというセット提案に魅力を感じたからです。ほかのソリューションも比較検討しましたが、『kintone』が最もユーザビリティーに優れ、クラウドで運用できるのもメリットでした」(伏木氏)

業務に特化したアプリ開発やテストに約半年をかけ、2019年6月より『kintone』と『WinActor』の全社での運用を開始。これに伴い、車両の検査場にはiPadが配布された。

「以前は検査結果を紙の書類に手書きし、事務担当者がその内容をWebシステムに入力していましたが、検査員がiPadで入力するようになってからは、そうした二度手間がなくなりました」と話すのは、管理部で事務を担当する岩本 茉莉氏。地方にある同社事務所から検査データ閲覧の要望があると、紙の書類をスキャンしたデータをメールで送付していたが、ネットワーク上でデータを共有できるようになってからは、そのような作業からも解放されたという。

業務アプリ構築PaaS『kintone』によって、検査申し込みから入金確認まで一連の業務を全て一元管理している

RPAの活用により、これまでデータベースに手作業で入力していたデータが『kintone』に自動で取り込まれるようになった

データ取り込み作業をRPAで自動化

以前は検査員が用紙に手書きしていた車両の検査結果は、iPadで『kintone』に入力されるようになり、検査入力作業の手間と時間が大幅に短縮した

『kintone』で作成されたアプリは20種ほどあり、検査申し込みアプリや車両検査アプリを活用することで検査業務が全体的に省力化。また、入金明細管理アプリなどを作成することで、経理業務の効率アップも図られた。

業務アプリの作成と共に同社が注力したのが、多様な情報を『kintone』に自動的に取り込む仕組みの構築だ。前述の検査員がiPadに入力したデータに加え、中古車を輸出しようとするお客様がオンラインでWebシステムに入力したオーダー情報の取り込みも自動化。また、お客様からのオーダー情報以外に必要な車両情報などを、以前は別途入手したデータからExcelに手作業で入力しなければならなかったが、現在はその業務をRPAが代行している。

「2019年10月には同社にとって月間ベースで過去最多件数となる約1万2,000台の車両を検査しながら、入力業務が大幅に縮減したために事務担当者の残業はゼロでした。RPAが業務の省力化にいかに貢献するかを実感しました」(伏木氏)

RPA構築のための専門知識は不要

『WinActor』の特長は、PCにインストールするだけで利用でき、プログラムに関する専門知識を持たない担当者でも操作できる点にある。

「RPAの初期構築こそ大塚商会に依頼しましたが、個々の業務におけるデータ取り込みのルーティンワークを自動化する具体的なシナリオに関しては、岩本と私が中心となって社内で作成しました。サポートを必要とするシーンもありますが、プログラム言語などを知らなくても実務に使えるRPAのシナリオを作成することができます」と、岩本氏と共に管理部で事務を担当する滝 郁歩氏は語る。

取り扱うデータ量の増大に対応できる環境を構築

『kintone』と『WinActor』を運用したことで、入力作業に携わっていた4人の仕事をRPAで自動化し、体感として業務処理に要する時間が以前の半分以下になったと伏木氏は話す。その結果、同社は1日の就業時間を30分短縮しながらも、より検査業務に時間を充てられるようになり、業務の効率向上と品質向上の両方を実現している。また、必要な情報に社内の誰もがスピーディーにアクセスできる環境が整ったことで、お客様からの問い合わせ等に即応できるようになったのも大きな収穫だ。

さらなる業務効率アップを模索する

「今後は新たな輸出相手国と契約する見込みで、それに伴って検査件数もさらに増えるものと思われますが、今回のソリューション導入によって、人の手に頼ることなく業務量の増大に対応できる経営基盤を固めることができました」と伏木氏。

輸出先の検査基準に準拠した車両には証明書のステッカーが貼付されるが、その内容は手書きで記載されているのが現状だ。「出力の手順が多いステッカーの発行は煩雑なので、今後はこちらも自動化できればと考えています」と伏木氏は語り、そのためのノウハウや、さらなる業務効率のアップに向けた多様なヒントを提供してほしいと、大塚商会への期待を口にした。

大塚商会担当者からのコメント

「業務の効率アップに必要な環境をワンストップでご支援します」

株式会社クオリティーインスペクションサービス様の課題解決に役立てたことをうれしく思います。マルチベンダーとして多様なソリューションをご提案し、お客様ごとに最適な情報基盤の構築をご支援していきます。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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