『SMILE 会計』と『eValue』を連携

神戸市に本社を置く株式会社クオリア（以下、クオリア）は、建設、福祉、人材派遣、不動産の四つの事業を展開する会社だ。2001年に創業した当初は建設会社としてスタートしたが、介護施設の建設を請け負ったことに加えてNPO法人とのつながりができたことをきっかけに、訪問看護ステーションや訪問介護サービス、医療福祉型マンションなどの運営を行う福祉事業に進出した。また、ベトナム人を中心とする外国人スタッフを登録し、製造業の現場などに派遣する人材派遣事業も展開。さらに、建物の修繕や改修を行う会社を新規に立ち上げたのをきっかけに、不動産事業も行うようになった。

「売上高の5～6割は建設事業ですが、他に三つの事業を展開し、収益源を分散することによって安定経営を目指しています」と語るのは、代表取締役社長の芋谷 貴之氏だ。

このほか、M&Aなどによってグループ化した子会社8社が、さまざまな事業を展開している。柱である建設事業の業績は、景気変動の影響を受けやすいが、もし単体で収益の悪化があっても、他の事業の収益で補うことができる。これが、クオリアの経営面における大きな強みだ。

社名のクオリアは、個々が意識的に感じるイメージ「Quality」を、現実の世界の中で可能な限り「Real」に実現していきたいという意味を込めたもの。「顧客の想いを形にできる企業」を目指して命名したという。

この理念が浸透している証しでもある、顧客からの高い信頼を得ていることは、ビジネスの強みにもなっている。「一度、建設関係のご注文をいただくと、その後もリピートオーダーしていただけるお客様が多いことは、弊社の誇りです」と芋谷氏。「誠意をもってことにあたり技術を通して社会に貢献する」という企業理念の下、顧客に愛され、社会に求められる事業に取り組んでいることが、同社の何よりのアドバンテージであると言えよう。

クオリアは、創業間もないころから、業務のシステム化やITの活用に積極的に取り組んできた。会計業務に関しては、当初はある会計ソフトを使用していたが、「協力会社への発注金額や建材・資材などの原価管理を行う機能が備わっておらず、建設事業の会計業務には適していないことが大きなネックでした」と明かすのは、総務部 課長の大橋 正則氏だ。

入金と支払い業務に二重三重の手間がかかっていたことが大きな課題となっていた同社は、サイバーセキュリティソリューションの導入をきっかけに取引が始まった大塚商会に相談。大塚商会からの提案を受け、2010年に基幹業務システム『SMILE V 会計』（プロジェクト原価管理業務オプション）を導入した。文字どおり、会計システムとしての標準機能に、原価管理のためのオプション機能がプラスされた製品である。

「よく足を運んでくれるようになった大塚商会のシステムエンジニアさんに相談したところ、こちらの希望にかなった最善の製品を提案してくれました。当時は、まだ創業して間もないころで入力するマスターの数もそれほど多くなかったので、導入は非常にスムーズでした」と大橋氏は振り返る。

クオリアは、会計業務の効率化に加え、社内申請業務の簡略化やペーパーレス化も推進したいと考えた。同社の売り上げの柱である建設事業では、工事を協力会社に発注する業務が欠かせない。

「現場担当者が協力会社に発注するまでには、外注稟議（りんぎ）書や注文書、請書、業者からの見積書などを用意し、上長や役員からの承認を受けなければなりません。これらの書類を全て紙で用意し、わざわざ現場から本社に来て提出する作業が、現場の業務効率を下げているのではないかと思いました」と語るのは、執行役員部長の奥野 弘詔氏である。

そこで、導入を検討したのがワークフローの仕組みである。これを使えば、そのためだけにわざわざ出社しなくても、電子化された書類を添付して申請を行えるうえ、上長や役員も、本社以外のどこにいても承認ができる。

芋谷氏も、「承認が半日遅れや、1日遅れになることもないので、工期を遅らせないためにもワークフローの仕組みはぜひ導入するべきだと考えました」と振り返る。

書類がデジタルになれば、紙の書類を作成・保管する手間を減らし、用紙の消費量を減らすことにもつながる。

これらのメリットを踏まえ、クオリアは2020年に大塚商会の統合型グループウェア『eValue V』（ドキュメント管理／ワークフロー）を導入した。数あるグループウェアの中から『eValue V』を選んだのは、当時導入済みだった『SMILE V 会計』とシームレスに連携できたからである。さらに2024年には、『eValue V 2nd Edition』にバージョンアップした。

『SMILE 会計』シリーズと『eValue』シリーズを連携させたワークフローの仕組みは、期待どおりの効果をもたらした。従来は、外注稟議書や注文書、請書などの書類は、Excelで作成したものを紙出力して提出していたが、『eValue』の導入後は、画面上の項目を入力するだけでPDFデータが作成され、そのまま自動申請されるようになった。

「入力項目に不備や漏れがあると申請できず、システムによって差し戻されるので、Excelを使っていたときよりも間違いがなくなりました」と評価するのは奥野氏だ。

また、作成した書類は、そのまま『eValue』のドキュメント管理に整理・保存されるので、以前作成した書類を探し出して参照するのも楽になった。

「かつては、棚に埋もれている書類を探し出すだけでもひと苦労でしたが、検索機能を使えばすぐに呼び出せるようになったのは大きな進歩です。おかげで、1件当たり数十分はかかっていた書類探しの時間は、ほとんどゼロになりました」と大橋氏は効果を語る。

このほか、クオリアでは改正電子帳簿保存法に対応した国税関係の帳簿保存にも『eValue』を活用しているという。

芋谷氏は今後の展開として、「協力会社との契約書のやりとりも、郵便ではなく、電子契約にできないかと考えています。すでに大塚商会さんに相談しており、遠からず実現するものと期待しています」と語る。

業務効率化やペーパーレス化を目指すクオリアのDXは、また一歩前進しそうだ。