営業力と業務効率アップを目指し『kintone』を導入。Excelでばらばらに管理していた業務データを案件ごとの業務フローに沿って一元化する

「仲介の進捗管理、契約書作成、入出金と、ばらばらに管理していた業務データを統合。多重入力の無駄が解消されました」

株式会社三和アイシス 導入事例

不動産業1~100名情報共有・会議システムERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

株式会社三和アイシスは、法人向けに社宅用賃貸不動産の仲介、社宅運営の代行サービスなどを提供する不動産会社だ。一般の賃貸に比べ成約の確度が高い社宅の仲介には、多くの競合企業が参入している。同社では最新のITを駆使して営業力と業務効率アップを目指すことになった。SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)など複数のシステムを比較検討した結果、導入コストの低さと、社宅仲介特有の複雑な契約業務に柔軟に対応できる点などを評価し、業務アプリ作成システム『kintone』を導入した。

2019年2月取材

株式会社三和アイシス

導入先の概要

業種
不動産
事業内容
不動産コンサルティング&ソリューション、不動産売買/仲介/建物およびそれに付帯する保守・管理/清掃/内装工事/損害保険
従業員数
65名(2019年2月時点)
ホームページ
https://www.sanwa-is.co.jp/

導入の狙い

  • 同一業務データの多重入力を解消したい
  • 営業担当者の相互支援体制を強化したい
  • 物件ごとに仲介の進捗から契約、入出金までを一元管理したい

解決策

Excelでばらばらに管理していた業務を『kintone』で一元化する

導入したメリット

  • 各種プラグインを活用することで、使いやすい管理システムを自社で構築できた
  • 6回以上もあった多重入力の手間がほぼ半減した
  • 住宅仲介業務部 契約グループ 熊本 慈氏

    「自分たちにとって使いやすい業務用アプリを、自分たちの手で自在に作成できるのが魅力です。作成中に問題が起こっても、大塚商会さんの『訪問開発サービス』を受けられるので心強かったですね」

導入製品情報

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導入事例詳細

法人向けに社宅用賃貸不動産を仲介

東京と大阪に本社、名古屋と横浜に支店を持つほか、全国の不動産仲介業者とのネットワークを通じて、北海道から九州まで、あらゆる地域の物件を紹介できる

株式会社三和アイシス(以下、三和アイシス)は、法人向けに社宅用賃貸不動産の仲介、社宅運営の代行サービスなどを提供する不動産会社だ。転勤者向けの社宅に特化し、一棟ものや区分所有マンションなどを保有する家主と、転勤者の住まいを探す法人の賃貸契約を仲介している。東京と大阪に本社、名古屋と横浜に支店を持つほか、全国の不動産仲介業者とのネットワークを通じて、北海道から九州・沖縄まで、あらゆる地域の物件を紹介できるのが強みだ。

「人材不足の深刻化が進むにつれ、福利厚生の一環として社宅の借り上げを積極的に行う企業も増加しています。社宅は一般の賃貸物件と比べて成約率が高いので、ここ10年間で競合もかなり増えていますね」と語るのは、住宅仲介業務部 契約グループの熊本 慈氏である。

中でも資金力のある大手の競合企業は、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)などのITを駆使して、効率よく営業機会を広げているという。

「AIがお客様のニーズと物件を自動的にマッチングしてくれるシステムなど、AIやIoTを活用した新サービスを提供する競合企業も増えています。今後は、テクノロジーを駆使して競争力を高める不動産会社と、旧態依然としたアナログの業務やサービスに甘んじる不動産会社との二極化が進むでしょう。業界は今、大きな転換期に差し掛かっています」と熊本氏は語る。

案件の進捗管理を一元化するため新システムを検討

業務フローを洗い出し、無駄なプロセスを抽出。さまざまな業務プロセスを一つのアプリで完結させる仕組みを設計図に落とし込み、構築していった

社宅専門の不動産会社としてはパイオニアである三和アイシスだが、代表取締役社長の松尾 永浩氏は、追い上げる競合他社を振り切って成長を持続するためには、積極的に最新テクノロジーを活用して営業力や業務効率の改善を図らなければならないと考えた。

きっかけは2018年春、不動産仲介業者の懇親会で、松尾氏が「ある業者が案件ごとに仲介や契約の進捗状況を把握できるシステムを導入し、業務改善効果を上げている」という話を耳にしたことであった。

松尾氏は早速、熊本氏に新システム導入の検討を命じた。営業部門、バックオフィス部門それぞれに業務上の課題を抱えていたが、システム導入によって営業担当者の相互支援体制の確立と、案件の進捗管理の一元化を図りたいと考えたためだ。同社の営業は案件ごとに担当者が割り当てられていて、その担当者でなければ仲介や契約、入出金などの業務がどこまで進んでいるのかが分からない状況であった。これらの情報を一元化し、全社で共有できる体制が整えば、担当者が不在のときは別のスタッフが顧客からの問い合わせや事務処理に対応できる。これを実現するために、SFAの導入は不可欠だ。また、既存顧客のニーズを掘り起こし、営業機会を広げるためにはCRMも欠かせない。

営業力強化と労働時間削減を目指す

案件の進捗状況に関するデータを一元化することは、バックオフィス部門の業務効率を改善するうえでも不可欠であった。「それまで、仲介の進捗や契約書作成、入出金管理、売上明細作成などの業務は、それぞれExcelによってばらばらに管理されていました。そのため経理担当者は、別々の管理シートに同じ物件名や入居者名、顧客法人名などを何度も入力しなければならなかったのです」と説明する。

熊本氏はこのような入力の二度手間、三度手間を減らし、経理担当者のマンパワーを案件の契約業務に集中させたいと考えた。「法人による社宅賃貸契約は、一般の賃貸契約に比べて手続きが煩雑です。営業担当者がこれに手間を取られると、本来注力すべき営業活動がおろそかになってしまいます。そこで経理が契約業務を支援できる体制を整えれば、結果的に営業力が高まり、労働時間削減などのメリットももたらされるはずだと考えたのです」

導入コストが低く、柔軟性も高い『kintone』を選定

三和アイシスが大塚商会を通じて導入したのは、サイボウズの業務アプリ作成システム『kintone』だ。大塚商会を選んだのは、「ネットワークインフラの導入などでお付き合いがあったことに加え、アプリ開発を支援する『訪問開発サービス』を利用できることが大きな魅力でした」と熊本氏は振り返る。

 

『kintone』は、業種や業務内容に応じてさまざまなアプリを作成できる。Excelなどに蓄積されたデータを読み込み、必要な項目を選んで並べれば思いどおりのアプリが作成できる。「これなら自分たちで思いどおりのアプリが作成できますし、何か問題があれば『訪問開発サービス』が解決してくれるので、最適な選択肢だと思ったのです」

 

当初、他社のSFAやCRMの導入も検討したが、ほかのシステムではそれぞれの目的に特化した機能は使えても、さまざまな業務に柔軟に対応したアプリを作成できるほどの広がりはない。そして「何より『kintone』の導入コストはSFAより1ケタ安く、費用対効果の面でも非常に魅力的でした」と熊本氏は語る。SFAの導入コストの高さには難色を示していた松尾氏も、「この価格で使い勝手も良いのなら」とゴーサインを出した。

プラグインの活用で使い勝手をさらに高める

三和アイシスが構築した『kintone』のポータル画面。営業担当者は出先からでも進捗状況を確認し、問題があればそのままお客様に連絡を取ることができる

実際のアプリ作成は熊本氏らが担当。案件の進捗状況を管理するアプリでは、まず業務フローを洗い出し、無駄なプロセスを抽出した。「一つの案件につき、同じ内容のデータ入力を少なくとも6回以上行っていることが判明し、これを1回にするだけでも大幅な効率アップになることが分かりました」

『訪問開発サービス』の担当者は、熊本氏が作成した業務フローを基に、仲介や契約書作成、入出金といったプロセスごとに別々のアプリで管理するのではなく、仲介から出入金に至る全てのプロセスを案件ごとに管理し、一つのアプリで完結させる仕組みを提案した。「Excelでばらばらに管理していた業務データを一元管理し、全社共有と業務効率化を実現したいというのが大きな狙いでしたが、その要望をきちんとくみ取っていただきました」

また、使い勝手をさらに向上させるため、幾つかのプラグインも導入している。「Excelを使い慣れた社員のために、同じ操作性を再現できる『KrewSheet』、作成した帳票をExcelで出力できる『RepotoneU』、『kintone』のカスタマイズがプログラミングなしで簡単にできる『gusuku Customine』などを利用しています。これらを組み込んでも、SFAよりはるかに低い導入コストを実現できたのはありがたいですね」

入力作業時の業務負荷が半減

熊本氏は、導入によってバックオフィス部門の業務効率が大きく改善されたことに手応えを感じている。「1案件につき6回以上に及んだ入力作業が1回になったことで、入力の業務負荷は劇的に低減しました」

また、『kintone』で作成した進捗状況データには、関連する顧客の電話番号やメールアドレスなどを貼り付けられる機能もある。「出先からでもスマートフォンやタブレット端末で進捗状況を確認し、問題があればそのままお客様に連絡を取ることができます。これによって営業の業務効率も著しく改善されました」

さまざまな業務用アプリを作成したい

導入の目的の一つであったSFAの作成と活用はまだこれからだが、「営業担当者は社宅の物件がある遠方に出掛けることが多く、不在のときに別の担当者がフォローする相互支援は不可欠なので、なるべく早期に実現したいと考えています」

また、取材時点では導入直後だったため、東京本社と横浜支店のみで利用されていたが、今後は大阪本社と名古屋支店にも展開する予定だという。熊本氏は「『kintone』ではさまざまなアプリを作成できるので、今後、社員研修用のアプリなども作ってみたいです。今後も大塚商会さんのアドバイスを期待しています」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「アプリ作りの問題やお困りごとがあれば、迅速に対応します」

株式会社三和アイシス様からは、今後もさまざまな業務用アプリを作成したいというご要望を頂いています。既に自社でアプリ作りを完結できる体制を整えておられますが、これからも問題やお困りごとがあった際には、いつでも迅速に対応させていただきます。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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