病院事務の生産性と職員の働きやすさが向上

白山リハビリテーション病院に大きな変化が訪れたのは、2009年にさかのぼる。2006年の診療報酬改定で、脳卒中発症後の医療保険が適用されるリハビリ期間が180日までに制限され、リハビリを受けたくても受けられない患者様が増加。同法人は、行き場を失った患者様の受け入れを視野に、白山通所リハビリテーション病院の体制整備に着手し始めた。続く2008年の診療報酬改定で、1日2時間までと定められていたリハビリ提供時間数が3時間までに延長されたことを受け、理学療法士、作業療法士、看護師などを中心とした職員を大幅に増員。それまで同院の職員数は100名前後で推移していたが、職員数は200名近くに倍増することになり、事務部門では給与計算などの業務負荷が増大していった。

「当法人は働き方改革という言葉が叫ばれる以前から、時間外勤務などを最小限に抑える取り組みをしてきました。その実現のために、試行錯誤しながら多様な働き方を積極的に受け入れてきた側面があります。これが200人に上る専門職やサポートスタッフの確保に有効な下地になっていたと言えます。一方で、多種多様な勤務形態は、タイムカードに打刻されたデータを事務担当者がExcelに手入力して給与計算する作業において非常に煩雑で、負担になっていました」と、自身が育児休業からの復帰直後で時短勤務をしていたという総務事務室長の関口 明美氏は、当時の様子を回想する。

こうして運用を開始した勤怠管理システムは、期待どおりに給与計算業務の効率を飛躍的に高めたが、それ以外にも大きな導入成果が認められるたと鈴木氏は説明する。

「当院は開設時より、職員の残業を極力少なくするよう努めてきましたが、『勤次郎』によって、それまで完全には把握できていなかった時間外労働の実態が明確に見えるようになりました。例えば、あるとき残業が多くなった職員がいたため、所属部門長に伝えたところ、その職員は新人職員で、担当する患者さんのリハビリをなかなか計画どおりに進められないことに不安や責任を感じ、もっとできることはないかと思い悩んで勤務時間が長くなっていたことが分かりました。今では、チーム全体でフォローし、現場の課題も時間外労働の問題も解決していく風土ができています」

職員の身体的・精神的な負担となり、離職を誘発する原因ともなる時間外労働は早期に発見して対策することが肝要で、『勤次郎』はそのセンサーの役を果たしていると鈴木氏。

「深刻な医療人材難にあって同法人が時間外労働の極めて少ない職場環境を保（たも）てているのは、勤怠管理をシステム化して勤務データを可視化し、職員の潜在的な悩みに早期に介入できるようしたことが大きく影響してると感じています」と関口氏も高い満足を感じている。

同院は現在、ペーパーレスを目的に、『勤次郎』の申請承認オプションを利用して申請・承認業務の電子化にも着手している。

「これも『できる人から取り組んでください』というスタンスで、徐々に移行しています」と関口氏。誰もが快適に働ける職場づくりには、ICTに不慣れな職員への配慮が欠かせないと言う。

それでも同院の業務効率化は着実に進展している。コロナ禍となった2020年には、感染者拡大によって給与支給業務に支障を来さないよう、総務部門の職員の一部を在宅勤務とし、『勤次郎』を遠隔で操作できる機能を追加。リモートでも円滑に業務できる環境を整備した。