病院事務の生産性と職員の働きやすさが向上

給与計算の省力化、時間外労働の抑制、看護帳票作成の自動化など、勤怠管理システムを軸にDXを推進

医療法人白山会白山リハビリテーション病院　導入事例

医師、理学・作業療法士など140人を超える専門職を擁する白山リハビリテーション病院は、勤怠管理システムの導入で給与計算の業務負担を大幅に軽減させ、勤務状況の可視化により時間外労働の低減も進んだ。各種日誌が自動作成される仕組みも構築され、DXで職員に生じたゆとりを医療の質の向上に⽣かしている。

業務効率の向上
長時間労働の是正
多様な働き方
テレワーク対策

医療法人白山会白山リハビリテーション病院

導入先の概要

業種: 医療
事業内容: 脳血管疾患などリハビリテーション施設・運動器リハビリテーション施設の運営
従業員数: 178名（2022年6月現在）
ホームページ: https://shirayamakai.org/hospital/

導入の狙い

Excelで行っていた給与計算の業務負担を軽減したい
病棟日誌等、各種日誌を手書き作成する煩わしさと業務負荷を解消したい
スタッフの時間外労働の根本要因を抽出し、適切な介入をしたい

解決策

勤怠管理システムで給与計算業務を省力化
勤怠管理システムと電子カルテの連携で病棟日誌等、各種日誌が自動作成される仕組みを構築
勤務時間の変化から、早い段階で業務課題の抽出を可能にする

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー	製品名・型番	お問い合わせ
勤怠管理システム	勤次郎Enterprise	お問い合わせ
勤怠管理システム	『勤次郎Enterprise』申請承認オプション	-
シフト管理システム	快決！シフト君	お問い合わせ

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医療法人白山会白山リハビリテーション病院導入事例（PDF：2,199KB）

導入事例詳細

患者様本位の医療を提供する、リハビリテーションの専門病院

副院長看護部長　板倉喜子氏

愛知県春日井市の医療法人白山会白山リハビリテーション病院は、脳血管疾患や脊椎・大腿骨頸部骨折等の患者様を主な対象とする回復期リハビリテーションの専門病院だ。運営母体の医療法人白山会が同市に白山外科クリニックを開設したのは1985年。「地域から寝たきりをなくしたい」との思いから、2002年にリハビリテーション（以下、リハビリ）を専門とする白山リハビリテーション病院を開設した。同法人はその後、「白山通所リハビリテーション」と「白山訪問看護ステーションこころ」も開設し、密に連携しながら高齢化が進む地域の医療・福祉に貢献している。

「当院では医師、看護師、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士、ソーシャルワーカー、介護福祉士、栄養管理士らが一体となってチーム医療を実践。『職員＝患者さんを支えるサポーター』との考えに基づき、ナースステーションを『サポートステーション』と呼んでいます」と話すのは、白山リハビリテーション病院副院長兼看護部長の板倉喜子氏だ。

また、事務局長の鈴木邦夫氏は、「病院で介護福祉士は人員配置基準に含まれていませんが、『介護は資格を有した介護のプロが行うべき』という方針から、当院では開設時より介護福祉士を配置しています。看護師53名に対して24名の介護福祉士が勤務しており、診療方針を決めるカンファレンスにも加わるなど、チーム医療の実践に重要な役割を担っています」と同院の特徴を説明する。

職員が倍増したことを受けて、勤怠管理システムを導入

リハビリ室の様子。事故やけがで突然入院を余儀なくされた患者様の回復期のリハビリと心のケアには、介護福祉士を含めた専門職がチームで医療と介護を提供している

白山リハビリテーション病院に大きな変化が訪れたのは、2009年にさかのぼる。2006年の診療報酬改定で、脳卒中発症後の医療保険が適用されるリハビリ期間が180日までに制限され、リハビリを受けたくても受けられない患者様が増加。同法人は、行き場を失った患者様の受け入れを視野に、白山通所リハビリテーション病院の体制整備に着手し始めた。続く2008年の診療報酬改定で、1日2時間までと定められていたリハビリ提供時間数が3時間までに延長されたことを受け、理学療法士、作業療法士、看護師などを中心とした職員を大幅に増員。それまで同院の職員数は100名前後で推移していたが、職員数は200名近くに倍増することになり、事務部門では給与計算などの業務負荷が増大していった。

「当法人は働き方改革という言葉が叫ばれる以前から、時間外勤務などを最小限に抑える取り組みをしてきました。その実現のために、試行錯誤しながら多様な働き方を積極的に受け入れてきた側面があります。これが200人に上る専門職やサポートスタッフの確保に有効な下地になっていたと言えます。一方で、多種多様な勤務形態は、タイムカードに打刻されたデータを事務担当者がExcelに手入力して給与計算する作業において非常に煩雑で、負担になっていました」と、自身が育児休業からの復帰直後で時短勤務をしていたという総務事務室長の関口明美氏は、当時の様子を回想する。

十分な猶予期間を設けて、勤怠管理システムへ移行

課題解消に向けて、同法人は「たのめーる」の利用で取引のあった大塚商会に相談。勤怠管理システム『勤次郎Enterprise』（以下、『勤次郎』）の活用を提案され、業務合理化への効果を非常に期待できると即座に導入を決めた。

「それまで事務部門は少人数で行ってきましたが、医療現場に十分に力を発揮してもらうためにも間接部門の拡充が不可欠だと考えていました。そこで勤怠管理システムの導入を機に、総務部門を立ち上げることにしました」（鈴木氏）

こうして2012年に設置された総務部は、『勤次郎』で勤怠管理をスタート。シフト管理システム『快決！シフト君』も導入して、多種多様な勤怠形態の管理の手間をシステム化し、シフト作成業務も省力化した。

ICTに苦手意識を持つ職員が少なくないことから、出退勤時刻を打刻する紙のタイムカードからICカードへの移行は段階的に行うことにした。まずは事務部門、次にリハビリテーション部門の順に行い、勤務時間が多様で夜勤などもあるため一斉の周知に時間がかかる看護部は最後に導入していった。

総務部は、ICカードを専用端末に読み取らせて打刻する様子を動画にし、看護部の職員が使う休憩室のモニターで流すことで操作法の理解を促進。

「多忙な職員の勤務状況を踏まえ、性急な移行を強要はしませんでした。また、200名近い職員の多種多様な勤務形態をできる限りそのままに移行を進めましたので、総務部でも従来の紙のタイムカードと『勤次郎』の情報が正しく記録されているか、慎重に確認をしていきました。そのため、併用期間を十分に確保し、徐々に慣れてもらうようにした結果、導入から1年後に紙のタイムカードを廃止して完全移行をすることができました」と関口氏は話す。

個々の職員の勤務状況を把握し、時間外労働を効果的に防止

事務局長　鈴木邦夫氏

こうして運用を開始した勤怠管理システムは、期待どおりに給与計算業務の効率を飛躍的に高めたが、それ以外にも大きな導入成果が認められるたと鈴木氏は説明する。

「当院は開設時より、職員の残業を極力少なくするよう努めてきましたが、『勤次郎』によって、それまで完全には把握できていなかった時間外労働の実態が明確に見えるようになりました。例えば、あるとき残業が多くなった職員がいたため、所属部門長に伝えたところ、その職員は新人職員で、担当する患者さんのリハビリをなかなか計画どおりに進められないことに不安や責任を感じ、もっとできることはないかと思い悩んで勤務時間が長くなっていたことが分かりました。今では、チーム全体でフォローし、現場の課題も時間外労働の問題も解決していく風土ができています」

職員の身体的・精神的な負担となり、離職を誘発する原因ともなる時間外労働は早期に発見して対策することが肝要で、『勤次郎』はそのセンサーの役を果たしていると鈴木氏。

「深刻な医療人材難にあって同法人が時間外労働の極めて少ない職場環境を保（たも）てているのは、勤怠管理をシステム化して勤務データを可視化し、職員の潜在的な悩みに早期に介入できるようしたことが大きく影響してると感じています」と関口氏も高い満足を感じている。

電子カルテとの連携で帳票も自動作成

院内5カ所に設置された『勤次郎Enterprise』。職員がICカードをスキャンしやすい更衣室の近くや、操作に困ったときにすぐに質問できる総務部の近くなどに設置した

勤怠管理システムの運用を軌道に乗せた同院は、2017年に電子カルテを導入した。その際、大塚商会に依頼し『勤次郎』と『快決！シフト君』に記録された職員の出退勤データを電子カルテに取り込めるように連携させることで、病棟日誌等、各種日誌の作成をオートメーション化できる仕組みを構築。あわせて、看護帳票と、病院が入院基本料を算出するための勤務実績表である「様式9」も『快決！シフト君』との連携で自動作成されるようになった。

「以前は紙のカルテから情報を拾って病棟管理日誌を作成しており、かなりの業務負荷となっていました。今はその時間を、チーム全体のディスカッションなどに使えるようになり、結果として看護の質を高めることにつながっています」（板倉氏）

「様式9」は、勤怠管理システムのデータを取り込んで作成される。病棟管理日誌を手書きで作成していたときは、看護管理者が常に「記載内容に誤りがないだろうか」という不安を抱いていたが、そうしたストレスからも完全に解放されたと板倉氏はその効果を説明する。

医療人材の不足という課題をICTの有効活用で乗り越える

総務事務室長　関口明美氏

同院は現在、ペーパーレスを目的に、『勤次郎』の申請承認オプションを利用して申請・承認業務の電子化にも着手している。

「これも『できる人から取り組んでください』というスタンスで、徐々に移行しています」と関口氏。誰もが快適に働ける職場づくりには、ICTに不慣れな職員への配慮が欠かせないと言う。

それでも同院の業務効率化は着実に進展している。コロナ禍となった2020年には、感染者拡大によって給与支給業務に支障を来さないよう、総務部門の職員の一部を在宅勤務とし、『勤次郎』を遠隔で操作できる機能を追加。リモートでも円滑に業務できる環境を整備した。

医師の働き方改革と業務生産性の向上のためDXを推進

コロナ禍でもリモートアクセスツール『リモートビュー』の活用で、事務部門が止まることはなかったそうだ。「2024年に『医師の働き方改革』が開始予定ですが、当院は自院に合った打刻法や多様な勤務形態を正確に管理するシステムが整備されています。そして、医師、看護師、各種療法士など特定の職種に負荷をかけないチーム医療も大切にしてきました。患者さんがより過ごしやすく、職員がより働きやすい病院を維持するために、これからも手厚いサポートをお願いします」と、板倉氏、鈴木氏、関口氏は大塚商会への期待を伝えた。

大塚商会担当者からのコメント

「DXの推進を全力でご支援します」

医療法人白山会白山リハビリテーション病院様は、職員の皆様の業務負担軽減によって、看護の質の向上を実現されました。導入いただいたシステムがさらなる業務改善につながるよう、引き続き提案していきます。