行政の働き方改革。強固なインフラでテレワークを実現

「押印が不要になれば、手続きのデジタル化がしやすくなります。わざわざ県庁や出先事務所に足を運んでいただかなくても、手続きができる環境をさらに整えていきたいと考えています」と語るのは、経営管理部 行政改革ICT推進課 課長の廣川 貴之氏である。

一方で庁内では、子育てや親の介護等の理由で出勤が困難になりがちな職員のため、4年ほど前から「働き方改革プロジェクト」を進めてきた。その中で行政改革ICT推進課は、庁内業務のデジタル化によって、業務効率向上や職員の働き方改革を推進する役割も担っているのだ。

栃木県は2021年度の「働き方改革プロジェクト2021」で、「県民サービスの向上」と「職員のワーク・ライフ・バランス」の両立を目標に、（1）BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の視点による業務の見直し・改善、（2）ICT利活用による業務の省力化・効率化、（3）テレワークやフレックスタイム制などによる柔軟で効率的な働き方の推進、の三つに取り組んでいる。

中でも、コロナ禍によって多くの職員が在宅勤務せざるを得ない状況に追い込まれたことから、テレワークを円滑に行える制度や環境の整備が急務となった。

情報セキュリティの観点から、栃木県は職員に対し庁内に保管されている個人情報などの重要データを、PCやUSBメモリーに保存して持ち出すことや、外部からデータにアクセスすることを固く禁じてきた。

また、職員が業務に利用するグループウェアも、保安上の理由などからクラウドサービスではなく、庁内に独自のサーバーを設けてオンプレミス運用しており、外部のPCからはアクセスできない状態になっていた。

そこで行政改革ICT推進課は、データセキュリティが十分に担保された環境の下、職員が自宅や外出先からでもグループウェアや庁内データにアクセスできる仕組みの構築を考えたのだ。

行政改革ICT推進課はこの課題について、庁内で使用しているグループウェアやファイルサーバーなどの保守運用業務を依頼している大塚商会に相談。これに対し大塚商会が提案したのは、職員が外部から庁内ネットワークに接続するための専用PCを配布し、専用のVPNで接続させ、普段自席で使用しているPCを遠隔でリモート操作するというソリューションであった。

クローズドな専用回線を用いれば、途中で情報が盗まれたりする危険はない。さらに、庁内の自席にあるPCを遠隔操作するため手元で操作する専用PCに重要なデータが残る心配もない。「グループウェアでメールを確認したり、庁内サーバーに保管されたデータを開いて作業したり、まるで自席にいるかのように仕事ができる一方で、セキュリティも確保されており利便性とセキュリティを両立した素晴らしい仕組みだと思いました」と語るのは、行政改革ICT推進課 情報基盤担当 主事の飯田 健太郎氏である。